Durch die wachsende Menge an Daten rückt dessen Management immer mehr in den Vordergrund. Doch mit welchem Filemanagement sollte man in BPM-Anwendungen arbeiten?
Mitgeliefertes Content Management System
Das IBM Business Process Management, kurz BPM, bietet schon von Haus aus ein Filemanagement. Damit ist es
möglich, Dateien in Prozesse hochzuladen oder auszulesen, sowie nachträglich auf die Dateien zuzugreifen.
Eine Implementierung des ECM (Enterprise-Content-Management) in Prozessen geschieht meist über das Content-Management-Toolkit und die darin enthaltene Dokumentliste. Der Dokumentenviewer macht es dabei möglich, txt, pdf und jpg-Dateien direkt anzuzeigen. Das Content Management Toolkit ist intuitiv gehalten und leicht administrierbar, eignet sich aber eher weniger zur Ablage komplexer Dateien. Die Suche nach einer bestimmten Datei kann sonst schnell zu einem langfristigen Unterfangen werden.
Filenet und dessen Vorteile
Um den Arbeitsalltag in BPM-Umgebungen zu vereinfachen, bietet es sich an, auf IBM Filenet zurückzugreifen. Filenet ist ein eigenständiges Content Management System, welches uns helfen kann, Daten besser zu strukturieren.
Auf Filenet „Desktops“ einrichten. Quelle: X-Integrate
Bei Filenet haben wir die Möglichkeit, sogenannte „Desktops“ einzurichten und diese per Dashboard-View im Prozess-Portal einzubinden. Die Desktops sind einfach zu konfigurieren und ermöglichen es, klassische Ordnerstrukturen anzulegen in denen wir unsere Dokumente leichter wiederfinden. Alternativ führt auch eine Dokumentensuche zum Ziel. Man kann diese Ansicht für jeden einzelnen Desktop frei konfigurieren. Damit ist es zum Beispiel möglich, auch nur das Suchfeld anzeigen zu lassen, wenn nicht gewollt ist, dass frei auf die Ordnerstruktur zugegriffen wird.
Durch Dienste wie Twitter gehört es mittlerweile zum Standard, Daten, Dateien und sonstige Einträge mit Stichwörtern zu versehen, sodass auch nach Themengebieten gesucht werden kann.
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Die Dateien werden zwar vom jeweiligen Prozess referenziert, sind aber nicht eng mit dem BPM verwoben. Diese etwas losere Kopplung der Dateien zum BPM System kann ein Vorteil sein, wenn man diese beispielsweise auslagern möchte.
Fazit
Die integrierte Dateiverwaltung in IBM BPM reicht in vielen Fällen aus. Allerdings bieten externe Anbindungen, wie zum Beispiel Filenet, oftmals komfortablere Möglichkeiten im Sinne des Zugriffs und der Speicherung von Daten und Dateien. Sie bieten sich also besonders dann an, wenn eine größere Anzahl von Dokumenten abgelegt werden soll. Wir unterstützen Sie gerne dabei herauszufinden, ob eine externe Dateiverwaltung in ihrem Anwendungsfall Sinn macht oder die Integrierte vollkommen ausreicht.Sprechen Sie uns einfach an.
Die Vorlage zu diesem Artikel stammt von Patrick Forche, Software Engineer von X-Integrate und wird präsentiert von der cloudmagazin.com-Redaktion bestehend aus einem Team an vernetzten Journalisten und Experten aus dem ITK-Business-Umfeld.
Bild: Pixabay