Grundlegende Tipps, wie am schnellsten und besten anfallende Aufgaben im Daily Business abgehakt werden können, überschwemmen uns täglich. Wir stellen die sechs wichtigsten Vorschläge vor.

Ob per Newsletter oder Mail vom Kollegen, ob online oder im Printmagazin für Manager und Geschäftsführer – an Tipps, wie wir unseren Büroalltag organisatorisch meistern sollen, mangelt es wahrlich nicht. Die Ratschläge, die in fast allen Fällen gut und hilfreich gemeint sind, scheinen aber oft nervend und störend. Auf dem Weg vom Büro nach Hause fragen wir uns jedoch tatsächlich sehr oft, was wurde heute alles geschafft, was kann ich von meiner gedanklichen To-do-Liste streichen? Die ständigen Aufforderungen, uns mit einem effizienterem Aufgabenmanagement zu befassen, bringen also doch was.

Wichtiges wichtig behandeln

Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen, aber im Beliebheits-Ranking eher auf den untersten Plätzen sind, werden häufig in der Priorität nach hinten verschoben. Andere Dinge müssen ebenfalls erledigt werden, denn diese sind ja auch wichtig. Am Ende des Tages steht unterm Strich aber nicht viel – das kratzt am Ego. Prioritäten sind da, um gesetzt zu werden und die anfallenden Aufgaben danach abzuarbeiten. Zum Festlegen gehört auch manchmal „nein“ oder „nicht jetzt“ zu sagen, falls noch wichtigere Aufgaben vorliegen. Und: Zu allem „ja, wird erledigt“ zu sagen, kann sich in der Zukunft häufig negativ auf das Bild des jeweiligen Mitarbeiters auswirken. Hier die sinnvollsten Tipps in der Übersicht:

1. To-do-Liste schreiben. Eine To-do-Liste hilft Ihnen dabei, Gedanken und Pläne zu strukturieren. Schreiben Sie diese Liste jedoch nicht morgens bei Arbeitsbeginn. Der ideale Zeitpunkt ist kurz vor Feierabend. So vergessen Sie am nächsten Morgen nichts.
2. Fristen setzen. Für jede Aufgabe auf der To-do-Liste sollten Sie sich eine Frist setzen. So arbeiten Sie konzentrierter und verzetteln sich nicht in Kleinigkeiten.
3. ABC-Regel anwenden. Unterteilen Sie alle Aufgaben in drei Kategorien: A, B und C. Aufgaben der Kategorie A sind sehr wichtig und müssen von Ihnen übernommen werden. B-Aufgaben sind wichtig, können aber gegebenenfalls delegiert werden. Kategorie C bezeichnet die Routine-Aufgaben. Planen Sie pro Tag: 1-2 A-Aufgaben und 2-3 B-Aufgaben ein. Mit C-Aufgaben füllen Sie die restliche Zeit.
4. Unbeliebtes zuerst. Starten Sie mit der unbeliebtesten Aufgabe zuerst. Egal wie unangenehm oder aufwändig sie ist. So denken Sie nicht den Rest des Tages daran und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.
5. Leistungskurve beachten. Nutzen Sie bei der Tagesplanung Ihre persönliche Leistungskurve. Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben während Ihrer produktivsten Phase. Das Leistungstief nach dem Mittag eignet sich am besten für Routine-Aufgaben.
6. Mail schließen. Die meisten E-Mails erfordern keine sofortige Rückmeldung. Planen Sie fixe Zeiten für die Beantwortung Ihrer E-Mail ein, beispielsweise nach einer Kaffeepause. Beantworten Sie gerade keine E-Mails, schließen Sie am besten Ihren Mail-Client. So werden Sie nicht von neuen Mails abgelenkt.

Bei Mittelständlern und Start-Ups beliebt

Maßnahmen für ein besseres Aufgabenmanagement, das gleichzeitig auch ein verbessertes Zeitmanagement bedeutet, ist besonders bei Mittelständlern und Start-Ups hoch im Kurs. Oft wird hier auf digitale Lösungen zurückgegriffen, die neben dem Taskmanagement, Platz und Möglichkeiten für weitere Prozessoptimierungen bietet. Um nochmals auf die Flut an Möglichkeiten zurückzukommen, sie bietet dem Verbraucher doch einen tollen Vorteil: Entscheidungsfreiheit über das eigene, individualisierte Aufgabenmanagement!

Dieser Artikel stammt von der cloudmagazin.com-Redaktion, bestehend aus einem Team an vernetzten Journalisten und Experten aus dem ITK-Business-Umfeld. Das Schweizer Unternehmen EASYSYS  hat zu diesem Beitrag alle relevanten Inhalte geliefert. Zu ihrem Beratungsklientel gehören vor allem Kleinunternehmen, Start-Ups und Selbstständige.

Quelle des Titelbilds: Pixabay.