An der Personaleinsatzplanung sparen, heißt in den meisten Fällen, dass am falschen Ende gespart wird. Hier geht nicht nur ein Großteil der Produktivität verloren, sondern im schlimmsten Fall verliert man durch schlechte Personalplanung womöglich noch einen Kunden und damit Geld.

Eine Situation, die oft in Firmen auftritt, die aber eigentlich nicht auftreten sollte: Ein Kollege flucht und kann sich vor Arbeit kaum noch retten, und ein anderer sitzt entspannt beim Mittagsespresso und liest ausgiebig die letzten Tagesnews auf seinem Tablet. Zwar könnte man jetzt sagen, dass Letzterer einfach mehr richtig macht, wenn es darum geht, zur richtigen Zeit auch mal abschalten zu können, doch in den meisten Fällen, steckt ein ganz anderer Grund dahinter: Fehlplanungen im Personaleinsatz. Um solche Situationen rechtzeitig zu erkennen und Personaleinsatzplanung richtig und sinnvoll zu gestalten, braucht es ein gesundes Maß an Planung und Struktur.

Quantität vor Qualität – oder doch andersrum

Keines der Beiden ist die bessere Möglichkeit, denn es gibt generell keinen Unternehmens-, Branchen- oder Abteilungsübergreifenden Plan, der immer funktioniert. Im Bezug auf die optimale Strukturierung des Personaleinsatzes gilt immer, dass es weder zu einer Über- noch zu einer Unterdeckung kommt. Wirtschaftliche Interessen des Unternehmens im Bezug auf Bedarf und Kosten müssen ebenfalls berücksichtigt werden sowie Arbeitskräfte entsprechend ihrer Eignung verteilt werden. Ein Gleichgewicht muss her – und zwar zwischen Auftragsvolumen und geplanter Arbeitszeit. Das ist natürlich noch lange nicht alles, denn dann hätten wir Dinge wie Leerlaufzeiten und Überlastung nicht. Mit diesen vier Tipps etablieren bzw. optimieren Sie die Personaleinsatzplanung als Teil des Personalmanagements in Ihrem Unternehmen:

1. Vor jeder Personaleinsatzplaung steht die Bedarfsanalyse

Wie in jedem produzierenden oder dienstleistenden Unternehmen ist ein Ressourcencheck mit allen Variablen nötig – also, in einem konkreten Arbeitsfall, muss die benötigte Anzahl an Mitarbeitern festgestellt werden. Zudem gehören zu einer solchen Analyse genauso auch Art und Qualifikation der Arbeitskräfte und ein Überschlag der Arbeitsstunden. Die daraus entstehenden Anforderungsprofile helfen dabei, Übersicht und Klarheit über die anstehende Aufgabe zu behalten. Besonders wertvoll ist hier, dass Mitarbeiter gezielt hinzugenommen werden können.

2. Die Bestandsanalyse als Ausgangspunkt

Oft wird in Geschäftsprozessen die richtige Vorarbeit geleistet, aber dann nicht umgesetzt. Auf gut deutsch: sinnlose Verschwendung von Zeit. Die Ergebnisse der Analysen über die ganze Zeit der Aufgabe zur Hand haben, bietet immer einen klaren Blick über die Human Ressources. Vergleiche zwischen Angestellten können herangezogen werden, da manchmal der perfekte Mitarbeiter für die Besetzung der Aufgabe unentdeckt im Unternehmen schlummert. Ein weiterer wichtiger Aspekt, sind die Arbeitszeitmodelle. Nicht vernachlässigen, sondern unbedingt berücksichtigen, da die Zeit, die ein Mitarbeiter in die Arbeit steckt, ein wesentlicher Bestandteil der Leistungsbeurteilung im Unternehmen ist.

3. Struktur und Information in der Personaleinsatzplanung

Absprachen, Regelungen und Vorgaben zu Urlaubs- und Arbeitszeiten können in vielen Situationen den Unterschied machen – wir erinnern uns daran, Unterdeckung zu vermeiden. Daher, vor allem in kleinen Unternehmen, Urlaube einteilen und „Häppchenweise“ auf die Mitarbeiter in einer Abteilung verteilen, so dass Aufgaben aus ähnlichen Bereichen immer betreut und im Notfall daran weitergearbeitet werden kann. Hier bietet sich zuerst ein klärendes Gespräch zwischen den beteiligten Mitarbeitern untereinander an, wer wann in den Urlaub fährt. Das Ergebnis ist mehr Transparenz und einfachere Informationswege, bevor der Urlaub abgesegnet werden kann.

4. Flexibilität – das A und O der Personaleinsatzplanung

Kurzfristige Personaleinsätze lassen sich komfortabel durch einen Plan, wie etwa durch einen Schichtplan in produzierenden Unternehmen, realisieren. Auf lange Sicht wird diese Planung jedoch in vielen Unternehmen zu einer großen Herausforderung. Saisonale oder marktbedingte Unregelmäßigkeiten sind ein Beispiel für Hauptursachen solcher Herausforderungen. Wie lässt sich nun diese Problematik angehen? Richtig, wie in vielen Dingen im Leben muss man flexibel sein. Denn am Ende des Tages zählt nur eins: Verluste durch Über- oder Unterbesetzungen, Geschäftsflauten und Organisationschaos können mit den richtigen strukturellen Schritten und ein bisschen Flexibilität verhindert werden.

Dieser Artikel stammt von der cloudmagazin.com-Redaktion, bestehend aus einem Team an vernetzten Journalisten und Experten aus dem ITK-Business-Umfeld. Die relevanten Inhalte lieferte ein Beitrag des Unternehmens Softgarden aus Berlin.

Quelle des Titelbilds: Pixabay.