Fachkräftemangel, demografischer Wandel, Budgetkürzungen und eine digitalisierte Arbeitswelt stellen heute die Personalabteilungen vieler Unternehmen unter großen Druck. Wie Geschäftsführer Ihr komplettes Personalmanagement mit der passenden HR-Software automatisieren, erfahren Sie vom 18.10. – 20.10. auf der Messe Zukunft Personal 2016 in Köln – Freikarten gibt es hier!
Auch Ihr Personalwesen kennt diese Themen wahrscheinlich: Gleitzeit, Home Office, Förderung der Mitarbeiter – nur um ein paar Stichworte zu nennen.
Gerade HR-Abteilungen stehen hier vor der Herausforderung, auf die Bedürfnisse von bestehenden und potentiellen neuen Mitarbeitern einzugehen. Digitale Personalakten helfen hierbei, Prozesse im Personalwesen zu optimieren, zu vereinfachen und effizienter zu gestalten – vom Onboarding bis zur Weiterbildung.
Der vielleicht größte Vorteil: Sie gewinnen mehr Ressourcen für die Service-Qualität der Personalabteilung. Welche weiteren Vorteile die elektronische Verwaltung von Personalakten gegenüber der traditionellen Papier-Personalakte hat, zeigt der Software-Experte forcont mit seiner modernen HR-Lösung forpeople. Die Redaktion des cloudmagazin fasst die wichtigsten Vorteile für Personalverantwortliche zusammen und bietet gleich noch eine kostenlose und unverbindliche Testversion.
Dieser Artikel richtet sich an:
- Personalverantwortliche im gehobenen Mittelstand
- Geschäftsführer von mittelständischen Unternehmen
- HR-Manager mit Innovationsabsichten
HR-Mitarbeiter sowie –Verantwortliche sollen sich auf das konzentrieren, was sie am besten können: die Arbeit mit Menschen. Deshalb gilt es, den administrativen Aufwand durch intelligente digitale Prozesse in Personalabteilungen möglichst gering zu halten. Diese drei Aspekte können durch den Einsatz elektronischer Personalakten optimiert werden:
1. Das Papier-Archiv der traditionellen Personalakten hat ausgedient
Ein traditionelles Papier-Archiv, bei dem sämtliche Personalakten aufwendig in einem zentralen Dokumenten-Ablagesystem archiviert werden müssen, ist mit einer elektronischen Personalakte in Zukunft nicht mehr nötig. Mit digitalisierten Dokumenten können etwa Personalverantwortliche auf diese ganz einfach über das Netzwerk oder die Cloud zugreifen – besonders interessant für standortübergreifende Unternehmen. Somit lassen sich sämtliche Prozesse digital gestalten, steuern, nachverfolgen und optimieren. Auch ist es so möglich, auf benötigte Dokumente in Zukunft ganz flexibel und standortunabhängig mittels mobiler Datenendgeräte zuzugreifen.
2. Senkung der Kosten
Ineffizientes Personalmanagement bedeutet nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch unnötigen Arbeitsaufwand, der in administrative Aufgaben investiert werden muss. Digitale Personalakten ermöglichen Prozessoptimierungen, welche mit signifikanten Kostensenkungen einhergehen. Durch systematische Digitalisierung werden die Prozesse für HR-Manager transparent – und somit leichter nachvollziehbar, kontrollierbar und optimierbar. Auch fallen in Zukunft keine Ausgaben mehr für die Lagerung der Akten an, genauso wenig für Papier und Druck. Die Ausgaben für den logistischen Aufwand sinken dadurch erheblich.
3. Zeitgewinn durch Steigerung der Effizienz
Eine Digitalisierung von Personalakten bedeutet für HR-Abteilungen auch einen enormen Zeitgewinn und damit einhergehend immense Effizienzsteigerungen. Die Pflege von Personaldaten geschieht dank elektronischer Personalakte signifikant schneller; auch das Wiederauffinden der benötigten Dokumente ist mittels Verschlagwortung und Suchfunktion erheblich schneller möglich. Die gesamten Kommunikationsprozesse mit dem Mitarbeiter lassen sich mit einer digitalen Personalakte systematisch gestalten, von der Online-Fortbildung bis zur Einladung zu Veranstaltungen. Personalabteilungen können sich somit dank dieses Zeitgewinns auf ihre wichtigen Aufgaben konzentrieren – den Mitarbeiter.
Die Vorteile einer elektronischen Personalakte kompakt zusammengefasst:
- Kein unübersichtliches Papier-Archiv mit traditionellen Personalakten
- Zeitgewinn durch Effizienzsteigerungen in Personalprozessen
- Senkung der Kosten und Steigerung der Qualität
forpeople bündelt alle Vorteile in einer einzigen Software
Wie Matthias Kunisch, Geschäftsführer bei der forcont business technology gmbh, betont, wird der Effizienzgewinn im HR Management durch die aktive Verwaltung von Dokumenten immer wichtiger. „Wir glauben, dass ein Dokumentenmanagement-System heutzutage Dokumente und Akten nicht nur nachvollziehbar speichern sollte, sondern aktiv Raum für Gestaltungsmöglichkeiten mitbringen muss.“
Die Redaktion von cloudmagazin.com hat sich forpeople, die elektronische Lösung von forcont für die digitale Personalakte, näher angeschaut, und fasst die wichtigsten Vorteile der Lösung für digitales HR-Dokumentenmanagement zusammen:
Die Vorteile der forpeople-Software
Zentraler Zugriff: Alle Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter sind zentral in einer einzigen Akte gespeichert und verwaltet. Die personenbezogenen Daten sind online direkt und vollständig zugänglich.
Frei definierbare Rechtefreigabe: Unterschiedliche Benutzergruppen können Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumente erhalten, auch zeitlich begrenzbar
Einfache Handhabe: Vorschaubilder und virtuelles Durchblättern der Dokumente bieten schnelle Orientierung und eine gewohnte Arbeitsweise wie mit Papierakten
Benachrichtigungen: forpeople überwacht Termine und erinnert automatisch an Fristen aller Dokumente
Protokollierung: Alle Arbeitsschritte und Änderungen werden automatisch mitprotokolliert; Bearbeitung von Dokumenten ist stets nachvollziehbar.
Hohe Flexibilität bei geringen Kosten: forpeople steht Ihnen ganz einfach in Ihrem Browser zur Verfügung, unabhängig von Ort und Zeit. forcont stellt Ihnen forpeople über das Internet zur Miete bereit. Die Software befindet sich dadurch jederzeit auf dem aktuellsten Stand.
forcont ist auch dieses Jahr wieder auf der wichtigsten deutschen Branchenmesse Zukunft Personal 2016 in Köln anzutreffen. Nutzen Sie die Gelegenheit, forpeople live kennenzulernen und sich persönlich von den Software Experten beraten zu lassen! Hier können Sie Ihre Freikarte sichern!
Fazit
Mit der modernen und einfachen HR-Lösung forpeople können Personalabteilungen ihre Verwaltung effizienter, kostengünstiger und Compliance-gerecht gestalten. Die digitale Personalakte von forcont bietet gerade für Personalverantwortliche in kleineren und mittleren Unternehmen großes Potential, da es durch die Browser-Lösung schnell und günstig in die bestehende Infrastruktur eingebunden werden kann. Unser cloudmagazin-Redaktionstipp lautet deshalb: Einfach mal unverbindlich die kostenlose Testversion ausprobieren!
TREFFEN SIE UNS AUF DER ZUKUNFT PERSONAL 2016 IN KÖLN!
Bildquelle Titelbild: Evernine