25. April 2016

Nie mehr Laptop schleppen: 5 Tipps zum mobilen Arbeitsplatz

Für die Migration zu Office 365 und anderen Cloudangeboten stellen wir mittelständischen Geschäftsführern 5 Schritte vor, mit denen sie den digitalen und mobilen Workplace erfolgreich einführen. Auch bei der Wahl des Transformationspartners gibt es einiges zu beachten.

Meetings, Meetings, Meetings – Manager und Spezialisten verbringen bis zur Hälfte ihrer Arbeitszeit im gemeinsamen Gespräch. Mit Notebooks sind die Mitarbeiter heute flexibel im Firmengebäude unterwegs.

Der zweite Schritt in Sachen Digitalisierung wäre, bei spontanem Flurfunk auf das Smartphone zurückzugreifen, um etwa mit Office 365 direkt die benötigten Dateien aufzurufen, zu bearbeiten und mit den Kollegen zu teilen. Schließlich lässt sich Office 365 für jeden Mitarbeiter auf 5 Geräten nutzen.

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Digitales Arbeiten mit Office 365 von jedem Endgerät und auch von unterwegs möglich. Bild: Microsoft.

Der Digitale Workplace, wie ihn heute spezialisierte IT-Dienstleister mit großer Expertise bereitstellen, kann heute allerdings noch mehr: Mitarbeiter können bei Bedarf komplett auf das eigene Endgerät verzichten. Eine Internetverbindung genügt, und sie greifen mit wenigen Klicks auf ihren gesamten persönlichen Desktop inklusiver aller Anwendungen zu. Vorbei sind die Zeiten der IT-Sorge, Information für das Gespräch oder die Präsentation auf dem PC zu vergessen. Vorbei ist auch das Problem mit inkompatibler Software auf unterschiedlichen Geräten. Heute wird von jedem Device auf den Arbeitsplatz zugegriffen, sogar von der Smartwatch aus ist das mittlerweile möglich.

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Doch die Implementierung eines kompletten digitalen Workplace muss nicht auf einen Schlag passieren. Unternehmen können heute etwa damit beginnen, die Bürosoftware mit Microsofts Office 365 in die Cloud zu bringen. Die Cloudmagazin-Redaktion hat dafür 5 Schritte zusammengetragen, mit denen Sie erfolgreich ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft machen.

Nach Fahrplan digitalisieren

Homeoffice, produktives Arbeiten auch auf Reisen oder flexibel an unterschiedlichen Unternehmensstandorten – ohne Cloud lassen sich solche mobilen Konzepte nicht durchführen. Wer meint, dabei ginge es um Wohlfühlangebote für die Mitarbeiter liegt falsch. Firmen zahlen mit „toter“ unproduktiver Zeit durch unflexible Technologie einen großen Preis.

Microsoft Office Pakete.

Office 365 direkt von login2work beziehen. Bild: Microsoft.

Wer den digitalen Wandel nicht angeht, bleibt langfristig auf steigenden Kosten für die IT sitzen – spätestens dann, wenn sie skalieren und die Anforderungen steigen, reichen eigentliche neue Kapazitäten schon nach kurzer Zeit nicht mehr aus.

Eine Endlosschleife neuer Hardware entsteht. Erschwerend hinzu kommen Kosten durch Überlizensierung, eine inhomogene Softwarelandschaft und ein aufwändiges Lizenzmanagement.

Cloudskeptiker führen spätestens an dieser Stelle das Argument „Sicherheit & Datenschutz“ an. Doch bedeutet weder der Server im eigenen Keller eine größere Sicherheit, noch ist der Verzicht auf die Cloud, eine langfristige Option. In Zukunft werden zahlreiche Anwendungen nur noch als „Public Cloud“-Modell erhältlich sein. Statt sich spät und dann mit Torschlusspanik übereilt in die Cloud zu stürzen, können Unternehmen mit einer entsprechenden Strategie und einem Partner jetzt sicher umstellen.

IT-Transformation heißt “Augen auf bei der Partnerwahl”

Für die Sicherheit und Compliance-konformes Arbeiten sollten Unternehmen den Schritt in die Public Cloud gezielt gehen und den Status des IT-Dienstleisters der Wahl hinterfragen. Einige wenige Service Provider, wie etwa login2work, bieten als Tier1-Partner von Microsoft für den Bezug von Office 365 besondere Möglichkeiten:

Betrieb von Office 365 im deutschen Rechenzentrum mit höchster Sicherheit

Deutscher Anwendersupport für alle Belange

Zusätzlich die Option, mit dem “Virtual Workplace” weitere Anwendungen und Prozesse in die sichere Rechenzentrumscloud zu verlagern – Stück für Stück, angefangen etwa bei Office 365 oder auf einen Schlag die gesamte IT.

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5 Schritte: So gelingt der Umstieg zum Digital Workplace

Office365 in den digitalen Arbeitsplatz inklusive aller Anwendungen zu integrieren muss nicht kompliziert sein und Jahre dauern. Mit einer standardisierten Arbeitsumgebung, wie dem virtuell Workplace von login2work, nutzen Firmen nach der Migration alles wie gewohnt. So läuft die Migration ab:

1. Analyse:

Migration in die Cloud ist immer ein individueller Vorgang. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Applikationen, Schnittstellen und Datenablagebedarf in Verwendung und spezielle Anforderungen, die deshalb zunächst erfasst werden.

2. Testumgebung:

In einer Cloud-Testumgebung wird die komplette Arbeitsumgebung nachgebaut.

Bild: Pixabay

Die Mitarbeiter müssen sich bei der Umstellung auf virtuelles Arbeiten noch nicht einmal umgewöhnen. Bild: Pixabay

3. Rollout:

Jeder Mitarbeiter bekommt den digitalen Arbeitsplatz mit den entsprechenden Applikationen zur Verfügung gestellt. Damit entfällt für den Kunden das Lizenzmanagement und er erhält nachweislich immer voll lizensierte und aktuelle Office-Versionen.

4. Skalierbarkeit via Adminportal:

Die Nutzer können neue User schnell anlegen und hinzubuchen (innerhalb kürzester Zeit). Die Abrechnung erfolgt transparent und anhand der tatsächlich genutzten Zugänge.

5. Nachhaltig sicher arbeiten:

Kleine und mittelständische Unternehmen testen Office 365 innerhalb des Virtual Workplace und ziehen weitere Anwendungen nach. Mit dem Virtual Workplace aus dem ISO27001-zertifizierten deutschen Rechenzentrum sind Sie zukunftssicher aufgestellt – auch an mehreren Standorten.

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Dieser Artikel stammt von der cloudmagazin.com-Redaktion, bestehend aus einem Team an vernetzten Journalisten und Experten aus dem ITK-Business-Umfeld.

Titelbild: iStock