Die Digitalisierung der Geschäftswelt ist in vollem Gange. Unternehmen rüsten sich für eine digitale Zukunft und Innovationen werden immer ausgefallener. Vor allem Mobilität und ein zukunftsorientierter Arbeitsplatz spielen eine wichtige Rolle. Doch was denkt der Mittelstand wirklich über die Digitalisierung und mobiles Dokumenten-Management?
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Es ist klar, dass sich die Geschäftskommunikation im Wandel befindet: Mobiles und Cloud-basiertes Arbeiten ist für viele Organisationen ein absolutes Muss. Für die Zukunft gewappnet und mit den neuesten Technologien ausgestattet zu sein wird von modernen Unternehmen erwartet.
Keine Digitalisierung ohne Mobilität?
Das Wort Digitalisierung kommt also nur noch selten ohne den Begriff der Mobilität vor. Um herauszufinden, was der Mittelstand bezüglich der Digitalen Transformation von Geschäftsprozessen tatsächlich denkt und was er bereits dafür tut, hat das Softwarehaus forcont Teilnehmern der forconference 2017 zu diesem Thema befragt.
Die dabei aufgezeichneten Aussagen zeigen, warum man Digitalisierung und Mobilität im selben Atemzug nennen muss. Oft sind es nämlich genau dieser mobile Zugriff und die flexiblen Prozesse, die für Mittelständler im Zentrum der Digitalisierung stehen. Deutlich wird aber auch: Digitalisierung ist kein Selbstläufer. Ein pragmatischer Ansatz, der das Machbare im Auge behält und Anwender durch Quick Wins überzeugt – etwa in Gestalt digitaler Akten statt abgehefteter Papierbogen – hat es oft leichter, der Digitalisierung im Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.
Ein aussichtsreicher, aber oft noch unterschätzter Ausgangspunkt für eine Digitalisierungsstrategie im Unternehmen besteht in einem modernen, Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie dem von forcont. Damit lassen sich alle relevanten Unternehmensunterlagen – von Verträgen über Personalakten bis hin zu Projektdokumenten – digital und somit auch mobil verwalten.
Cloud-basiertes Arbeiten ist bereits in vielen Unternehmen angekommen. (Bild: forcont)
Mobilität dank Digital Workplace
Größere Mobilität und Flexibilität stellen in vielen Unternehmen heute wesentliche Gründe dafür dar, warum sich Stakeholder von Digitalisierungsschritten überzeugen lassen – seien es die Management-Ebene, Mitarbeiter oder Kunden. Ebenso wie Kunden heute oft nach einer Digital User Experience verlangen, die mobil, einfach und sicher ist, legen auch immer mehr Mitarbeiter Wert auf einen Digital Workplace, an dem ihnen digitale Prozesse flexibel und in Echtzeit zur Verfügung stehen.
Darum sind Cloud-Dienste und -Plattformen ein zentraler Baustein moderner ECM-Strategien. Madlen Paul, Projektleiterin und Key Account Managerin bei der Apleona GmbH (früher Bilfinger Real Estate GmbH), formuliert dies beispielsweise so: „Ich persönlich habe einen Mehrwert daraus, weil ich wesentlich flexibler in meiner Arbeit bin. (…) iPad oder Laptop in die Tasche gepackt und los geht’s, auf Dienstreise oder wo auch immer hin.“
Digitalisierung – ein langwieriger Prozess
Die Teilnehmerstimmen vermitteln aber auch, dass Digitalisierung nicht immer von heute auf morgen Früchte trägt. Keynote-Speaker Dr. Carlo Velten, Senior Analyst und CEO der Crisp Research AG, sagt dazu: „Das Management sollte nicht erwarten, dass man innerhalb von drei Monaten das ganze Unternehmen umgebaut hat, dass man doppelt so viel Umsatz macht.“ Vielmehr sei es wichtig, sich realistische Ziele zu stecken, „vielleicht auch bestimmte einfache und sehr pragmatische Dinge anzugehen.“
„Und deswegen ist das Thema Dokumentenmanagement natürlich ein ganz wichtiges: Überall dort, wo ich mit vertretbarem Aufwand Papier umwandeln kann in digitale Formate und digitale Akten, ist das, wie man so schön sagt, eine low-hanging fruit.“ Und wenn man es dann noch schaffe, diese Dinge auch in die Geschäftsprozesse mobil einzubinden, sodass sie vor Ort immer auf den gängigen mobilen Endgeräten, ob Laptop oder Tablet, zur Verfügung stehen, dann, so Dr. Velten, sei auch die Akzeptanz bei den Usern meist sehr hoch.
