Die durch die Pandemie beschleunigte Digitalisierung bringt neben einer vereinfachten Arbeitsweise auch Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Eine computergestützte Schreibtischorganisation sowie der richtige Umgang mit Daten sind hier essenziell.
Die Digitalisierung ist auf der einen Seite eine riesige Erleichterung für die Arbeitsweise von Unternehmen. Andererseits bringen die neuen Systeme auch Herausforderungen mit sich. Die Corona-Pandemie und der Trend zum Home Office haben die Entwicklung noch einmal verstärkt. Wer erfolgreich sein möchte, muss seine Mitarbeiter zunehmend vernetzen und die Arbeit auch ortsunabhängig möglich machen. Um hier den Durchblick zu behalten, ist eine am besten computergestützte Schreibtischorganisation notwendig.
Schreibtischorganisation Digital – so funktioniert es
Anders als beim physischen Schreibtisch liegen auf dem Desktop natürlich keine Akten und Notizblätter herum. Dafür lassen sich mittlerweile aber gute Programme finden, welche die Sortierung vornehmen, Suchfunktionen bieten und die Nutzer mit anderen Personen – in der Regel den Mitarbeitern – vernetzen. Wichtig ist, dass man auf die folgenden Punkte achtet:
• Alles muss griffbereit sein, was bedeutet, dass es gute Suchfunktionen geben muss
• Eine logische Sortierung macht die Arbeit schneller und effizienter
• Es sollte einen schnellen Zugang zu Kunden und Mitarbeitern über Chats und interne Mailsysteme geben
• Schreib- und Rechenprogramme sollten auf dem neuesten Stand sein
• Nutzen Sie professionelle Antivirensysteme und Firewalls
• Richten Sie eine Cloud ein, mit der Sie wichtige Daten stets online verfügbar haben
Organisation im Home Office – viele praktische Lösungen
Neben der reinen digitalen Organisation ist es auch wichtig, den Schreibtisch selbst unter Kontrolle zu haben. So sollte regelmäßig aufgeräumt und desinfiziert werden – selbst im Home Office. Suchen Sie sich einen speziellen Bereich, an dem Sie Ihr Büro einrichten möchten, machen Sie ausreichend Platz und stellen Sie bspw. Schalen für Akten und den Posteigang auf. Kaiser + Kraft liefert dafür die passenden Systeme und bringt Logik sowie Ordnung in Ihr Home Office.
So bewahren Unternehmer ihre Daten richtig auf
Um was Unternehmer heutzutage gar nicht mehr herumkommen, sind die Cloud Services. Sie speichern damit wichtige Daten auf einem externen Server ab. Sollte der Computer einmal abstürzen, ist alles sicher an einem anderen Ort aufbewahrt. Zudem ist ein solches Verfahren praktisch für Home und Remote Office.
Mit dem richtigen Passwort kann man nämlich von überall auf der Welt auf die Dokumente zugreifen. Somit lassen sich auch Arbeits-Spaces mit Zugriff auf die Clouds kreieren. So vernetzt entsteht ein riesiges Großraumbüro, das jedoch ganz einfach virtuell funktioniert.
Wie sieht die Zukunft der digitalen Arbeit aus?
Gerade IT-affine Firmen werden immer stärker von der Idee der physischen Büros weggehen. Damit lässt sich viel Geld für die Miete von Immobilien einsparen. Bald schon wird es vor allem Repräsentanzen geben. Die Mitarbeiter im Hintergrund sitzen dagegen im Café oder Home Office und erledigen die ihnen über ein Work-Space-Programm zugewiesenen Aufgaben einfach online.
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Quelle Titelbild: pexels / Life of Pix