Die Immobilieninvestment-Abteilung von Banken und Finanzdienstleistern ist beim An- und Verkauf sowie bei der Verwaltung von Gewerbeimmobilien oftmals auf Partner*Innen angewiesen. Damit gehen besondere Sicherheitsanforderungen und Optimierungen einher, die eine zentrale und branchenspezifische Content Cloud wie Box erfordern.
Eine sichere und reibungslose Zusammenarbeit ist auch bei Banken von enormer Bedeutung (Quelle: AdobeStock /goodluz).
Anna S. arbeitet im Vertriebs-Team der Immobilieninvestment-Abteilung einer großen europäischen Bank.
Um ein Bürohaus in zentraler Lage zu verkaufen ist eine reibungslose Zusammenarbeit mit vielen internen und externen Stellen essentiell.
Die Kommunikation via Telefon oder E-Mail erweist sich oft als stockend und zu unsicher, um auf die stetig wachsenden Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes und der Compliance ausreichend eingehen zu können. Schließlich umfasst die Gebäudeverwaltung auch den Umgang mit sensiblen Daten von Mietparteien und Vorbesitzern. Dadurch haben sich bereits eine Reihe von attraktiven Verkaufsabschlüssen verzögert.
Eine plattformübergreifende Lösung
Aus diesen Gründen haben Anna S. und ihr Kollege Stefan H. von der Abteilung für Compliance und regulatorische Angelegenheiten auf ein sicheres Content Management System gedrängt, in dem alle Informationen, in der Cloud zusammenfließen. Die Immobilieninvestment-Spezialisten*Innen ihres Geldinstituts haben sich schließlich für einen Anbieter entschieden, der eine vielseitige, plattformübergreifende Lösung zur Bearbeitung, Verwaltung und zum Teilen von Unterlagen jeglichen Formats in der Cloud bereithält.
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Dokumente zentral zusammengeführt
Beim An- und Verkauf sowie bei der Verwaltung, Wartung und Pflege großer Immobilien fallen sehr große Datenmengen an, um alle Vorgänge gesetzeskonform zu dokumentiere. Dies betrifft auch den Datenaustausch mit internen und externen Partnern*Innen, etwa mit Unternehmen der Gebäudesicherung und des Facility Managements.
Ein sicherer Austausch von tausenden Dokumenten, die bei Verwaltung und Transaktionen der Gebäude anfallen, ist unerlässlich (Quelle: AdobeStock /SasinParaksa).
Eine besondere Herausforderung ist der sichere Austausch von hunderten, wenn nicht sogar tausenden Dokumenten, die bei Verwaltung und Transaktionen der Gebäude anfallen, ausgetauscht und aufbewahrt werden müssen.
Der Datenaustausch per E-Mail ist oftmals nicht möglich und Datenträger wie CDs oder USB-Sticks erweisen sich als zu langsam und vor allem zu unsicher. Mit der Content Cloud von Box können alle Beteiligten sicher, schnell, gesetzes- und compliance-konform Dokumente nicht nur austauschen, sondern auch gemeinsam bearbeiten. Die Dokumente werden dabei lokal gespeichert und verschiedenste Zugriffsberechtigungen erlauben eine sichere Zusammenarbeit. Überzeugt hat Box die Immobiliensparte des Bankkunden auch durch die zentrale Verwaltbarkeit aller anfallenden Dokumente.
Die Plattform hat sich über alle Branchen hinweg bei über 100.000 Kunden weltweit bewährt, welche Box vor allem für die hohe Sicherheit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit mit externen Partnern sicher und kostengünstig zu arbeiten, schätzen.
Einfacher Zugriff für den Außeneinsatz
Mitarbeiter*Innen vor Ort haben sofort Zugriff auf die neueste Version der betreffenden Dokumente und tragen weniger Sicherheitsrisiken, da alles an einem zentralen Ort gespeichert ist. Bei Bedarf können Fotos vor Ort gemacht und diese direkt an Partner*Innen oder die Zentrale weitergeleitet werden.
Das kommt auch dem Vertragsmanagement entgegen. Denn die Content Cloud von Box vereinfacht die Arbeitsabläufe beim Erstellen, Freigeben und Genehmigen von Verträgen mit Partnern, Kunden, Lieferanten und internen Mitarbeitern. Mit einem zentralen Speicherort als „Single Source of Truth“ erleichtert die Lösung das Auffinden, Aufbewahren und Archivieren beispielsweise wichtiger Verträge im Immobilienwesen. Die Vertragsdaten lassen sich so lange vorhalten, wie die Compliance-Standards es erfordern.
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Die Vorteile: Was Box heraushebt
Die Content Cloud von Box bewährt sich als zentrale Plattform für allen Content im gesamten Unternehmen.
Weitere Vorteile von Box sind:
Höchste Sicherheit: Integrierter Schutz vor Datenverlust (Data Loss Protection) und Erkennung von Bedrohungslagen über alle Geräte und Apps hinweg bietet höchste IT- und Compliance-Sicherheit.
Automatisierung und Workflows: Automatisieren Sie Ihre Prozesse rund um Content. Für reibungslose Prozesse und die nahtlose Zusammenarbeit mit allen internen und externen Stellen lassen sich in Box mühelos Workflows erstellen, um effizienter arbeiten zu können.
Integration: Box bringt 1500 Integration mit. Mit diesen Programmierschnittstellen (APIs) und vorgefertigten Integrationsmodulen fügt sich Box ganz einfach in alle Systeme und Apps ein, die Sie im Unternehmen bereits nutzen, zum Beispiel Tools wie O365, Teams, SAP, G Suite, IBM Anwendungen, Salesforce, Slack…
Des Weiteren bietet Box ein einheitliches, modernes und leicht zu bedienendes User Interface und Nutzererlebnis (UI und UX), sowie eine zentrale Administrierbarkeit.
Seit die Immobilienverwaltung ihrer Bank Box eingeführt hat, läuft die Zusammenarbeit von Anna S. und Stefan H. mit Partnern und externen wie internen Mitarbeitern viel reibungsloser und sicherer. Anna S. konnte so die Gewerbeimmobilie in attraktiver Lage bereits gewinnbringend weiterverkaufen und sich einem neuen Projekt widmen.