24 August 2021

Digitalisierung ist der Schlüssel zum Erfolg. Konsequent umgesetzt lassen sich Prozesse automatisieren, Abläufe optimieren und Silos beseitigen. Das Unternehmen wird schlanker und effizienter und kann die Herausforderungen sich ständig wandelnder Geschäftsanforderungen meistern.

Als Petra P. zum dritten Mal Aktenstapel und Papierberge auf der Suche nach einem bestimmten Dokument durchforstet, sind ihr die Nachteile papierbasierten Arbeitens ein weiteres Mal bewusst geworden. Diese Nachteile sind vielfältig.

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Papierintensive Arbeitsprozesse sind nicht nur anstrengend, sondern bringen auch weitere Nachteile mit sich. (Quelle: Adobe Stock / Elnur)

Papier ist teuer. Die Kosten liegen weit über den reinen Materialkosten. Dazu kommen Nebenkosten etwa für das Lagern, Kopieren und Drucken, was sich auf ein Vielfaches der Anschaffungskosten summieren kann.

Analoge Abläufe sind riskant. Damit sind nicht unbedingt Angriffe von Hackern gemeint, sondern bspw. Mitarbeitende, die Papierdokumente mit personenbezogenen Daten verlegen oder verlieren. Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat dafür teils drakonische Strafen vorgesehen. Bei digitalen Dokumenten ist dieses Risiko deutlich geringer.

Manuelle Prozesse sind aber vor allem eines: ineffizient. Akten verwalten, administrative Aufgaben erledigen, Daten und Dokumente aufspüren und sie an Kollegen weiterleiten – all das nimmt wesentlich mehr Zeit und Ressourcen – und damit Geld – in Anspruch als das in einer digitalisierten Umgebung der Fall wäre. Die freiwerdende Zeit ließe sich für kreative und gewinnbringende Aufgaben nutzen.

Viele Unternehmen setzen dennoch nach wie vor auf analoge Prozesse und manuelle Abläufe. Dokumente, Verträge und Geschäftsunterlagen existieren auf Papier, statt digitalisiert gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe zu schlagen.

 

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Vorarbeiten auf dem Weg zur Digitalisierung

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Automatisierung geht nur mit digitalen Daten. (Quelle: AdobeStock /Robert Kneschke)

Bevor ein Unternehmen die ersten Schritte auf dem Weg in die digitale Transformation gehen kann, gilt es herauszufinden, welche Akten, Dokumente und Verträge überhaupt vorliegen. An einer gründlichen Datenprüfung führt somit kein Weg vorbei. Das ist mühsam, lohnt sich aber, denn ohne diese Vorarbeit lassen sich die Vorteile einer Digitalisierung nicht ausnutzen.

Wenn ein Teil der Daten nur in Papierform vorliegt, fällt die Auswertung der Daten schwer, was zu schlechten unternehmerischen Entscheidungen führt. Fortschrittliche Techniken wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden dadurch ausgebremst. Hinzu kommt: Die Abkehr von Papier ist eine Grundvoraussetzung für die Automatisierung. Digitale Reife entsteht jedoch nur durch digitale Prozesse.

Besonders mittelständische Unternehmen neigen dazu, Akten und Papierdokumente ewig aufzubewahren. Man könnte sie vielleicht ja eines Tages benötigen. Wenn es allerdings keinen zwingenden Grund gibt, wie Aufbewahrungsfristen oder andere rechtliche Vorgaben, dann ist die ordnungsgemäße Vernichtung nicht mehr benötigter Akten aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll. Zudem sind bspw. DSGVO-Vorschriften zu beachten, die Unternehmen in bestimmten Fällen zum Löschen bzw. Vernichten von Daten verpflichten.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Mit den digitalen Services und Lösungen von Iron Mountain können Sie Ihre Geschäftsprozesse nach Ihren Bedürfnissen und Gegebenheiten digitalisieren, optimieren und zukunftssicher machen. Iron Mountain verfügt über langjährige Erfahrung im Informations- und Datenmanagement und der Digitalisierung und bietet ein Komplett-Paket von der Bestandsaufnahme und Beratung bis zur Umsetzung digitaler Workflows sowie Datenmanagement- und Compliance-Strategien.

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Digitalisiertes Informations- und Datenmanagement auf Ihre Ziele zugeschnitten. (Quelle: Adobe Stock / Andrey Popov)

Die Workflow Automation-Lösungen von Iron Mountain etwa sind Best-in-Class-Technologie. Von digitalen HR-Prozessen über das digitale Vertragsmanagement bis hin zur Rechnungsverarbeitung – von schnellen und exakten Monatsabschlüssen bin hin zum Schaffen von Freiräumen für die eigentliche Mitarbeiterbetreuung durch eine digitalisierte Personalverwaltung: Mit den Services und Lösungen von Iron Mountain werden die wichtigen Geschäftsziele Ihrer Abteilung unterstützt und Ihre Geschäftsprozesse auf ein neues Level gebracht.

Neben einer großen Zeitersparnis und der deutlich vereinfachten Einhaltung gesetzlicher und interner Regeln zum Datenschutz bietet die Digitalisierung dokumentenintensiver Workflows eine Reihe weiterer Vorteile. Die zentrale Erfassung der digitalen Dokumente vereinfacht das Auffinden, den Zugriff sowie die Zugriffskontrolle und die Weitergabe von Unterlagen erheblich und minimiert Datenrisiken.

Sie erhalten einen Überblick der im Unternehmen vorhandenen Dokumente – strukturierte oder unstrukturierte Daten in unterschiedlichsten Formaten – und können nachfolgend mit Hilfe von künstlicher Intelligenz bzw. Machine Learning wertvolle Daten extrahieren, um sie auszuwerten, fundierte Entscheidungen zu treffen und Erkenntnisse gewinnbringend zu nutzen.

Ein modernes Daten- und Informationsmanagement legt den Grundstein für die digitale Transformation. Wenn Sie mehr über die digitalen Lösungen von Iron Mountain erfahren wollen, dann laden sie hier das Whitepaper herunter. 

 

 

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Quelle Titelbild: Adobe Stock / saksit