Fachkräftemangel und Digitalisierungs-Boom: Trotz mangelnder Ressourcen bindet die Erstellung von Dokumenten einen Großteil unserer manuellen Arbeitskraft. Digitale Tools schaffen Abhilfe; die Erstellung der Dokumente sollte großflächig automatisiert werden.

 

Von Jan Mechtel, Geschäftsführer Deutschland und Co-Founder by Acquisition von Templafy 

Heutzutage spielt es quasi keine Rolle, in welcher Branche man arbeitet oder wie genau die eigene Jobbezeichnung lautet: Industrie- und jobübergreifend erstellen deutsche Arbeitnehmer*innen tagtäglich eine Vielzahl von Dokumenten. E-Mail, Vertragsentwurf, Pitch Deck oder Reporting-Präsentation – ein Gros der Arbeitszeit entfällt noch immer auf die manuelle Erstellung und Freigabe dieser Dokumente. Eine aktuelle Studie von Templafy belegt dies und stellt fest, dass knapp die Hälfte der über 600 befragten Deutschen die Content-Erstellung als die wichtigste Komponente ihres Berufs bezeichnet.

Flächendeckend überwiegt dabei die manuelle Arbeit, die für diese Aufgaben aufgebracht werden muss. Über 40 Prozent der Unternehmen stehen in puncto standardisierter und automatisierter Erstellung von Content laut ihrer Belegschaft vor Herausforderungen. Die Bedeutung der verschiedenen Dokumente selbst steht dabei außer Frage, schließlich dienen diese zur Informationsübermittlung und stellen nicht selten Beginn und Abschluss eines Vertriebszyklus dar. Der Prozess dagegen sollte hinterfragt werden. Denn: In einer digitalisierten Arbeitswelt, geprägt von verschiedenen Tools und Programmen für jedweden Aspekt der Arbeit, hinkt die Dokumenterstellung der digitalen Erwartungshaltung hinterher.

Fehlerquelle Mensch – Entlastung durch Automatisierung

Dass der Mensch repetitive Aufgaben nicht so effizient und fehlerfrei erledigt wie ein Computer, liegt in der Natur der Sache. Umso wichtiger ist es, den Mensch von diesen Aufgaben zu entbinden und gleichzeitig dringend benötigte Ressourcen für fachlich wichtige Tätigkeiten freizuschaufeln. Das haben Unternehmen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen bereits verstanden und entsprechende Technologien implementiert, beispielsweise in der Datenbankpflege mithilfe von CRMs oder in der Ressourcenplanung.

 

Wenn Dokumente aufgesetzt werden, startet jedoch in der Regel ein hochgradig manueller Prozess: Die benötigten Vorlagen müssen ebenso wie die enthaltenen Informationen, von Textbausteinen zur Unternehmenshistorie bis hin zu Haftungsausschlüssen, mühsam auf den unterschiedlichen Ablageorten aufgespürt werden. Nicht selten werden wegen der Unübersichtlichkeit veraltete Assets verwendet, die etwa nicht den aktuellen Branding und Compliance Richtlinien entsprechen. Das birgt Risiken für die Marke und schlussendlich für das Betriebsergebnis.

Durch Automatisierungs-Tools kann dieser Prozess verschlankt und optimiert werden. Über Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungen zur Dokumentenerstellung, wie Google Workspace oder Microsoft Office, erhalten Mitarbeitende ohne eigenes Zutun die benötigten Inhalte.

Möglich macht das der cloud-basierte Ansatz dieser Tools: Sogenannte Content Owner stellen sicher, dass alle zur Verfügung gestellten Inhalte korrekt sind und den geltenden internen und externen Richtlinien entsprechen.

Per Mausklick können Sie die Inhalte aktualisieren, beispielsweise bei der Einführung eines neuen Logos oder einer Änderung der Vertragsvorlagen. Innerhalb von Sekunden sind die Dokumente wieder up-to-date und können von allen Mitarbeitenden auf dem eigenen Desktop spielend leicht genutzt werden.

Ein Beispiel: Ein Junior Sales Manager muss einen Vertragsentwurf für einen potenziellen Neukunden aufsetzen. In Microsoft Word kann dieser einfach und schnell nach den freigegebenen Vorlagen suchen, diese einfügen und mit den individuellen Informationen für den Kunden bestücken. Das Unternehmen stellt dabei sicher, dass der Junior Sales Manager nicht händisch nach möglichen Vorlagen suchen muss und möglicherweise auf ein veraltetes Dokument zurückgreift. Im Umkehrschluss entsteht effizient ein rechtlich einwandfreies Dokument – der Verantwortliche kann sich schnell wieder fachlich wichtigen Aufgaben widmen; in diesem Fall beispielsweise der Kundenpflege.

Tracking und Analyse – weil ein Dokument nie „fertig” ist

Die Lebensdauer eines Dokuments endet nicht mit dem Versenden. Denn erst danach zeigt sich, ob das Dokument effizient den gewünschten Nutzen erfüllt, zum Beispiel die Informationsübermittlung. Für Unternehmen können Analysefunktionen über die Performance deshalb wichtige Einsichten liefern, wie Inhalt und Struktur eines Dokuments verbessert werden können. Die Zukunft der Arbeit wird gerade entwickelt – und deshalb sollten Technologien mitgedacht und –entwickelt werden, die eine rechtlich saubere und sichere Nachverfolgung und Analyse von Dokumenten ermöglichen.

 

Unter anderem die folgenden Einsichten können zukünftig für eine kontinuierliche Verbesserung der Dokumente gesammelt und verfügbar gemacht werden:

➡ Welche Seite des Vertrags erzielte eine besonders lange Verweildauer? Das könnte auf Unklarheiten in der Formulierung hinweisen oder die Bedeutung bestimmter Passagen für die potenziellen Kunden hervorheben.

➡ Welcher Link in einem Pitch Deck wurde häufig geklickt? Die Call-to-Action kann als Best Practice dienen und zeigt, welche Inhalte für die Leser*innen besonders spannend sind.

➡ Welche Infografik wurde überdurchschnittlich oft geöffnet? Die Inhalte dieser Grafik scheinen von besonderem Interesse. Eine Verwendung der Grafik in anderen Dokumenten kann hilfreich sein.

 

Diese und viele weitere Insights sorgen bald dafür, dass Dokumente mithilfe von cloud-basierten Tools stetig optimiert werden können – und erhöhen damit die Aussicht auf Erfolg, wie beispielsweise Vertragsabschluss oder Budgetfreigabe.

Die Zeit ist reif, die Dokumentenerstellung vollumfänglich ins digitale Arbeitsumfeld zu integrieren und wo immer möglich zu automatisieren. Höhere Budgets für Digitalisierungsinitiativen und die steigende Akzeptanz für digitale Tools vonseiten der Arbeitnehmer*innen machen deutlich: Digitalisierung ist nicht nur notwendiges Übel, sondern vielmehr dringend benötigte Entlastung im Arbeitsalltag.

Gerade im zeitaufwendigen und fehleranfälligen Prozess der Erstellung von Dokumenten liegt Potenzial für Automatisierung. Ein Potenzial, das sich nicht nur positiv auf das Betriebsergebnis auswirken, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden beträchtlich erhöhen kann.

 

Über den Autor

Jan Mechtel ist Co-Founder By Acquisition und Geschäftsführer Deutschland bei der Plattform zur Dokumentenerstellung Templafy. Nach seinem Master-Studium in Finance an der ESCP Business School Berlin und erfolgreichen Stationen bei Ableton und McKinsey, gründete Jan 2010 das Berliner Software-Startup Veodin (HTGF finanziert).

 

Als Managing Director leitete Jan acht Jahre lang und bis zum erfolgreichen Exit an Templafy die Geschicke der Powerpoint-Experten. Mit der Übernahme wechselte das gesamte Veodin-Team, inklusive Jan, 2018 zu Templafy. Dort entwickelt er seitdem das Produkt mit und setzt die Strategie von Templafy für den deutschsprachigen Raum um.

 

 

 

Quelle Titelbild: Adobe Stock / Natee Meepian