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Los costes de software en las pymes pueden reducirse un diez por ciento o m\u00e1s, no mediante proyectos de inventario de meses, sino a trav\u00e9s de una optimizaci\u00f3n focalizada de contratos en pocas semanas. La gesti\u00f3n de activos de software (SAM) ya no es una herramienta de cumplimiento, sino un instrumento estrat\u00e9gico de control que sit\u00faa a los departamentos de TI al mismo nivel que los grandes fabricantes.<\/strong><\/p>\n Hoy m\u00e1s que nunca, el software decide sobre la capacidad de innovaci\u00f3n y la competitividad, especialmente en las pymes. Sin embargo, con su creciente importancia tambi\u00e9n aumentan las dependencias: ajustes de precios poco transparentes, fuertes vendor lock-ins y normativas de protecci\u00f3n de datos poco claras ejercen presi\u00f3n sobre las empresas.<\/p>\n No obstante, los departamentos de TI de las pymes suelen contar con mejores condiciones para el cambio en la gesti\u00f3n de activos de software de lo que com\u00fanmente se cree. Estructuras \u00e1giles, procesos de decisi\u00f3n cortos y una marcada disciplina de costes son ventajas competitivas reales, siempre que se aprovechen de manera consecuente.<\/p>\n El clich\u00e9 de la TI reactiva en las pymes ha quedado obsoleto. Los departamentos de TI se han convertido en impulsores de innovaci\u00f3n y objetivos empresariales, impulsados por un cambio fundamental en el papel del software. Ya no solo apoya los procesos empresariales, sino que los define.<\/p>\n Los paisajes de software de las pymes no tienen nada que envidiar a los de las grandes corporaciones en cuanto a complejidad: cientos de aplicaciones – sistemas ERP y CAD, plataformas de colaboraci\u00f3n, soluciones espec\u00edficas por sector, aplicaciones SaaS en ventas, RRHH o servicio – . A esto se suman entornos en la nube, interfaces, integraciones y plataformas de datos.<\/p>\n La diversidad de modelos de licencia y facturaci\u00f3n<\/strong> crece r\u00e1pidamente: modelos de facturaci\u00f3n basados en el uso, estructuras contractuales h\u00edbridas y modelos de precios din\u00e1micos aumentan considerablemente los requisitos de control y gesti\u00f3n. Hoy, una empresa industrial media gasta m\u00e1s de 3.000 euros en TI por empleado al a\u00f1o, de los cuales aproximadamente un tercio corresponde a software.<\/p>\n Los cl\u00e1sicos impulsores de costes, como los grandes entornos ERP, se ven cada vez m\u00e1s complementados por soluciones departamentales especializadas y dif\u00edciles de gestionar<\/strong>. Seg\u00fan las previsiones de Gartner, el gasto en software en Europa crecer\u00e1 un 15,6 por ciento en 2026, y incluso esta cifra podr\u00eda ser conservadora teniendo en cuenta las inversiones en IA y el aumento de los requisitos de ciberseguridad.<\/p>\n Lo que en un principio parece una carga adicional es, de hecho, una gran oportunidad: cuanto m\u00e1s importante se vuelve el software para la creaci\u00f3n de valor, m\u00e1s estrat\u00e9gica se vuelve su gesti\u00f3n. Quien controla el software apoya activamente los objetivos empresariales<\/strong>; quien no lo gestiona, es controlado por \u00e9l.<\/p>\n DATO CLAVE<\/p>\n 552<\/p>\n mil millones de euros<\/p>\n inversiones previstas en infraestructura de IA a nivel mundial (Goldman Sachs, 2025)<\/p>\n<\/p><\/div>\n DATO CLAVE<\/p>\n 2.000<\/p>\n empleados<\/p>\n proyecto SAM focalizado ahorra m\u00e1s del 10 % de los costes de software<\/p>\n<\/p><\/div>\n DATO CLAVE<\/p>\n 8.000<\/p>\n empleados<\/p>\n EA de Microsoft renegociado por debajo del nivel inicial gracias a datos SAM<\/p>\n<\/p><\/div>\n<\/section>\n La pr\u00e1ctica demuestra que los departamentos de TI que han logrado cambiar de perspectiva, pasando de una gesti\u00f3n reactiva a un control estrat\u00e9gico, se centran en tres \u00e1mbitos de acci\u00f3n clave. En este proceso, adem\u00e1s de la TI, tambi\u00e9n adquieren un papel cada vez m\u00e1s relevante los departamentos de compras y las \u00e1reas especializadas.<\/p>\n SAM orientado a resultados en lugar de mero cumplimiento:<\/strong> Una gesti\u00f3n de activos de software s\u00f3lida no se limita a administrar licencias o a prepararse para auditor\u00edas. Se entiende como una herramienta de control que contribuye de forma proactiva a la creaci\u00f3n de valor, con datos fiables sobre uso y costes, optimizaci\u00f3n continua y forecasting predictivo para la toma de decisiones en materia de presupuestos e inversiones.<\/p>\n Gesti\u00f3n activa y transparente del SaaS:<\/strong> Hoy en d\u00eda, las \u00e1reas especializadas adquieren software de forma aut\u00f3noma, en ocasiones al margen de los procesos establecidos. Una gesti\u00f3n activa del SaaS proporciona transparencia sobre qu\u00e9 herramientas se utilizan, c\u00f3mo se emplean, qu\u00e9 costes generan y ad\u00f3nde fluyen los datos corporativos. Se evitan estructuras duplicadas, se reducen riesgos de seguridad y se asignan los presupuestos de manera m\u00e1s eficiente. Tendencias similares se describen tambi\u00e9n en mi art\u00edculo sobre shadow IT y costes descontrolados de SaaS<\/a>.<\/p>\n Una gesti\u00f3n de contratos a la altura de su nombre:<\/strong> Quien quiera lograr ahorros reales debe analizar sistem\u00e1ticamente el conjunto de contratos existentes. Esto incluye la consolidaci\u00f3n de proveedores, la revisi\u00f3n de renovaciones autom\u00e1ticas, la asignaci\u00f3n clara de responsabilidades y la comparaci\u00f3n entre el uso real y las obligaciones contractuales. Una visi\u00f3n orientada a los costes no solo crea margen financiero, sino que act\u00faa como el ant\u00eddoto m\u00e1s eficaz contra dependencias no deseadas de los proveedores.<\/p>\n El cambio de perspectiva decisivo consiste en dejar de entender el SAM como un fin en s\u00ed mismo o como una mera preparaci\u00f3n para auditor\u00edas. Virtudes propias de las pymes, como la precisi\u00f3n, la responsabilidad y la claridad en los costes<\/strong>, sientan las bases ideales para ello, y en las grandes empresas suelen ser m\u00e1s dif\u00edciles de implementar que en el \u00e1mbito de las pymes.<\/p>\n Una empresa mediana del sector sanitario demuestra c\u00f3mo funciona en la pr\u00e1ctica: no mediante el registro detallado durante meses de todas las m\u00e9tricas de sus 2.000 empleados, sino a trav\u00e9s de un proyecto SAM focalizado que permiti\u00f3 ahorrar m\u00e1s del diez por ciento de los costes anuales de software en pocas semanas.<\/p>\n En concreto, se rescindieron contratos de mantenimiento que ya no eran necesarios, se identificaron y renegociaron subidas autom\u00e1ticas de precios, se eliminaron solapamientos funcionales entre herramientas, se agruparon las necesidades de las \u00e1reas especializadas y se cuestionaron de forma sistem\u00e1tica las soluciones con baja utilizaci\u00f3n. Un enfoque pragm\u00e1tico y orientado a objetivos, sin necesidad de un gran proyecto de transformaci\u00f3n.<\/p>\n Un segundo ejemplo del sector de la construcci\u00f3n de maquinaria en la regi\u00f3n de Stuttgart ilustra el poder de negociaci\u00f3n que surge de una buena base de datos: una empresa con cerca de 8.000 empleados logr\u00f3 renegociar su Enterprise Agreement con Microsoft, gracias a datos transparentes de SAM y a un profundo conocimiento de los mecanismos de negociaci\u00f3n, situ\u00e1ndolo por debajo del nivel inicial.<\/p>\n Incluso con grandes fabricantes como SAP o Microsoft, es posible lograr ahorros de dos d\u00edgitos porcentuales de forma regular. No hay motivo para dejar ese dinero sobre la mesa. Precisamente porque muchos proveedores estadounidenses est\u00e1n acostumbrados a negociar con estructuras corporativas, la falta de preparaci\u00f3n genera lagunas que pueden cerrarse. C\u00f3mo se debate actualmente la soberan\u00eda cloud en el contexto europeo tambi\u00e9n a nivel pol\u00edtico lo muestra nuestro art\u00edculo sobre las promesas de Microsoft y AWS de mayor soberan\u00eda digital para Europa<\/a>.<\/p>\n Muchas empresas medianas act\u00faan a\u00fan demasiado a la defensiva frente a grandes proveedores de software de alcance internacional. Las dependencias son reales, los *vendor lock-ins* aumentan y la percepci\u00f3n de desequilibrio de poder frente a los fabricantes globales es palpable. Sin embargo, este desequilibrio puede corregirse notablemente con la preparaci\u00f3n adecuada.<\/p>\n \n”<\/span><\/p>\n Quien conoce con precisi\u00f3n su paisaje de software, su uso y sus estructuras de costes no act\u00faa como suplicante, sino en igualdad de condiciones.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/figure>\n Quien conoce con precisi\u00f3n su paisaje de software, su uso y sus estructuras de costes no act\u00faa como suplicante, sino en igualdad de condiciones.<\/strong> Datos s\u00f3lidos, prioridades claras y un plan a largo plazo transforman notablemente la din\u00e1mica en el intercambio con los proveedores. Esto requiere definir estrategias de contratos y renovaciones con dos o tres a\u00f1os de antelaci\u00f3n.<\/p>\n Un *Software Asset Management* proactivo implica en la pr\u00e1ctica: analizar sistem\u00e1ticamente los patrones de uso, desarrollar escenarios fiables para costes de cloud e IA, y consolidar peri\u00f3dicamente el propio portfolio de software, evaluando alternativas reales. La creciente importancia de las inversiones en IA en este contexto se analiza en nuestro art\u00edculo sobre los 552.000 millones de euros para infraestructura de IA.<\/p>\n Desde esta perspectiva, el *Software Asset Management* se convierte en una expresi\u00f3n de madurez digital, como parte integral de la gesti\u00f3n empresarial. La direcci\u00f3n de TI, el *controlling*, compras y las \u00e1reas de negocio ganan transparencia, seguridad en la planificaci\u00f3n y ahorros medibles a lo largo de todo el ciclo de vida del software<\/strong>.<\/p>\n Un inicio pragm\u00e1tico no comienza con un gran proyecto. Empiece con un proyecto de reducci\u00f3n de costes de 90 d\u00edas, centrado y transversal, que genere transparencia en toda la empresa y haga visibles los potenciales de ahorro concretos. As\u00ed se logra r\u00e1pidamente un \u00e9xito que construye confianza internamente.<\/p>\n Aproveche el momento de la IA y el *SaaS*: ponga bajo control los costes y los flujos de datos, y posicione a la TI como *enabler* que empodera a las \u00e1reas de negocio e involucra activamente. Quien tiene bajo control los gastos en IA evita tambi\u00e9n las sorpresas presupuestarias que muchas empresas est\u00e1n empezando a conocer.<\/p>\n Desarrolle su *renewal roadmap* de manera consistente. Quien gestiona los contratos – incluso los m\u00e1s peque\u00f1os – de forma sistem\u00e1tica, se convierte en el nodo central entre TI, compras y negocio. Quien comienza aqu\u00ed con estructura no solo logra ahorros a corto plazo, sino tambi\u00e9n capacidad de control a largo plazo.<\/strong><\/p>\n La gesti\u00f3n de activos de software abarca el control sistem\u00e1tico de todas las licencias, contratos y usos de software en la empresa. Para las pymes es especialmente relevante porque los costes de software representan alrededor de un tercio del gasto en TI, y el crecimiento descontrolado de SaaS, los aumentos autom\u00e1ticos de precios y el vendor lock-in suponen riesgos significativos para el presupuesto.<\/p>\n<\/details>\n La pr\u00e1ctica demuestra que es posible lograr ahorros regulares del diez por ciento o m\u00e1s en los costes anuales de software – incluso con grandes fabricantes como SAP o Microsoft son alcanzables ahorros de dos d\u00edgitos. Esto requiere que los datos de uso y las estructuras contractuales est\u00e9n disponibles de forma transparente.<\/p>\n<\/details>\n El cumplimiento de licencias garantiza que una empresa no utilice software sin una licencia v\u00e1lida. La SAM estrat\u00e9gica va m\u00e1s all\u00e1: gestiona activamente los gastos, optimiza contratos, evita estructuras duplicadas y proporciona datos de previsi\u00f3n para decisiones presupuestarias e inversoras.<\/p>\n<\/details>\n Un enfoque pragm\u00e1tico funciona mediante un proyecto de reducci\u00f3n de costes de 90 d\u00edas: crear transparencia sobre los mayores generadores de costes, revisar las renovaciones autom\u00e1ticas y comparar el uso con las obligaciones contractuales. No se trata de registrar todas las m\u00e9tricas durante meses, sino de hacer visibles r\u00e1pidamente los primeros potenciales de ahorro.<\/p>\n<\/details>\n Mediante datos de uso fiables, estructuras de costes transparentes y una hoja de ruta clara para las renovaciones. Quien conoce su uso real y ha evaluado alternativas no acude como suplicante. Las estrategias contractuales y de renovaci\u00f3n deben definirse con dos o tres a\u00f1os de antelaci\u00f3n para crear un verdadero margen de negociaci\u00f3n.<\/p>\n<\/details>\n Cuando los departamentos adquieren software de forma independiente, surgen la sombra de TI, estructuras duplicadas y flujos de datos incontrolados. Esto aumenta los riesgos de seguridad, genera costes innecesarios y dificulta el mantenimiento de una visi\u00f3n general de las obligaciones de protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n<\/details>\n Adem\u00e1s del departamento de TI, son esenciales compras, control de gesti\u00f3n y los respectivos departamentos especializados. En un buen proceso de SAM, no son las caracter\u00edsticas o los requisitos t\u00e9cnicos lo que est\u00e1 en primer plano, sino los objetivos empresariales, los presupuestos y las prioridades estrat\u00e9gicas – esto requiere colaboraci\u00f3n interdepartamental.<\/p>\n<\/details>\nDe unidad de servicio a impulsor estrat\u00e9gico<\/h2>\n
Tres \u00e1mbitos de acci\u00f3n para un SAM estrat\u00e9gico<\/h2>\n
Ejemplos pr\u00e1cticos: lo que logran los proyectos SAM focalizados<\/h2>\n
No empeque\u00f1ecerse: fortaleza negociadora en las pymes<\/h2>\n
Inicio pragm\u00e1tico: as\u00ed funciona<\/h2>\n
Preguntas frecuentes<\/h2>\n
\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n de activos de software (SAM) y por qu\u00e9 es relevante para las pymes?<\/strong><\/summary>\n
\u00bfCu\u00e1nto se puede ahorrar con una SAM enfocada?<\/strong><\/summary>\n
\u00bfCu\u00e1l es la diferencia entre SAM y el mero cumplimiento de licencias?<\/strong><\/summary>\n
\u00bfC\u00f3mo lograr un inicio en la SAM estrat\u00e9gica sin un gran presupuesto para proyectos?<\/strong><\/summary>\n
\u00bfC\u00f3mo pueden las pymes negociar mejor con grandes fabricantes como Microsoft o SAP?<\/strong><\/summary>\n
\u00bfQu\u00e9 riesgos conlleva el crecimiento descontrolado de SaaS?<\/strong><\/summary>\n
\u00bfQu\u00e9 departamentos deben participar en la gesti\u00f3n de activos de software?<\/strong><\/summary>\n
Lecturas recomendadas<\/h2>\n
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Del MBF Media Network<\/h2>\n