30. April 2015

Mit fünf Klicks neue Mitarbeiter einstellen

Aller Anfang ist schwer, besonders für neue Mitarbeiter. Falsch! Neue und einfache Techniken beschleunigen inzwischen die komplexen Einstellprozesse neuer Mitarbeiter enorm, wovon alle Beteiligten profitieren – auch der Geldbeutel des einstellenden Unternehmens. Wie das funktioniert, erfahren Sie im Video.

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Die Integration neuer Mitarbeiter ist von vielen Faktoren abhängig.

Der erste Eindruck zählt, das trifft besonders auf den Jobeinstieg zu. Herr Müller kann sich noch sehr gut an seinen ersten Arbeitstag als Bauingenieur bei einer aufstrebenden mittelständischen Firma erinnern. Die Vorstellungsgespräche zuvor liefen zwar prima, doch was dann kam, führte nach den ersten zwei Wochen nach Arbeitsbeginn fast wieder zum Absprung.

Kurz: Nichts lief wie es soll. Kein Rechner stand für ihn bereit, das Diensthandy ließ auf sich warten, und überhaupt fehlte der Ansprechpartner für seine Projekte.


Übrigens: Dank moderner Cloud-Lösungen lässt sich nicht nur das Einstellen neuer Mitarbeiter verbessern. Wie Unternehmen etwa die Bearbeitung des Rechnungseingangs optimieren, finden Sie  weiter unten knackig aufbereitet.


Der Grund: Obwohl die Personalabteilung des schnell wachsenden Mittelständlers eigentlich gute Arbeitsabläufe für den Einstellprozess, das sogenannte Onboarding, eingeführt hatte, fehlten ihr schlicht und einfach die Ressourcen, um den Überblick aller Onboarding-Prozesse zu behalten. Eine Mitarbeiterdatenbank ist zwar für die HR-Abteilung nützlich, jedoch war die Abstimmung zwischen den einzelnen Abteilungen bisher nicht transparent nachzuvollziehen: Die meisten Abläufe erfolgten papierbasiert, per Email oder mündlich.

Interessiert am Thema? Hier finden Sie konkrete Unterstützung, empfohlen vom Cloud Ecosystem.x-integrate-banner-AGLIS-ON-BOARDING

Das kostet Unternehmen allerdings gleich doppelt, denn uneffektive Prozesse verschlingen Zeit. Dazu kommt, dass Mitarbeiter, die bereits am Anfang unzufrieden sind, das Unternehmen schneller verlassen als von Beginn an gut integrierte Angestellte. Eine US-Studie (2013) des Marktforschers Aberdeen zeigt deutlich: Diejenigen Unternehmen, die das Onboarding sehr strukturiert betreiben, können 91 Prozent der Neueinstellungen über das erste Jahr hinaus halten.

Transparenz beim Onboarding

Wie moderne Unternehmen heute neue Mitarbeiter schnell und effektiv an Bord holen, zeigt der Kölner Business Enabler X-Integrate in seinem Video. Die
innovative Lösung auf Basis von IBM-Intelligenz fühlt dem Übel jedes Geschäftsprozesses auf den Zahn, der Intransparenz.

Schnell wird deutlich: Mit der richtigen Koordination von Businessprozessen und dank technischer Unterstützung bekommen Unternehmen auch komplexe Abläufe in den Griff. Beispielsweise, wenn der Einstellprozess mehrere Abteilungen betrifft.

  1. Neue Mitarbeiter erfassen

Der Onboarding Businessprozess auf Basis der IT von X-Integrate entwickelten Lösung ermöglicht Szenarien, die jeden Personalmanager
aufhorchen lassen. Webbasiert gibt der Personalmanager auf einer intuitiven (und anpassbaren) Oberfläche die Stammdaten sowie die künftige Abteilung des neuen Mitarbeiters ein. Papier ade! Das System gleicht alle relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank ab. Nach vorher definierten Regeln werden Vorgänge anschließend automatisch digitalisiert weitergeleitet (der Hinweis wird per Mail mit integriertem Link ausgelöst).

  1. Arbeitsmittel auswählen

Im nächsten Schritt wählt der zuständige Sachbearbeiter aus, was der neue Mitarbeiter alles bekommt. Von gewöhnlichen Arbeitsmitteln wie Handy, Schlüssel und der E-Mailadresse bis hin zu speziellen Wünschen – hier kann alles eingetragen werden. Der große Vorteil: Bestellungen erledigt das System vollautomatisch und alle Beteiligten, sowie das Management und der Neueingestellte selbst, sind stets im Bilde. Aufwendige Frage-E-Mails gehören somit der Vergangenheit an.

  1. Immer up to date

Die Businessprozesse werden so durchstrukturiert, dass der Vorgang zum Beispiel auch beim Urlaub eines Sachbearbeiters oder in der IT-Abteilung nicht ins Stocken gerät. Die Lösung von X-Integrate fügt sich, via integrierter Schnittstelle (etwa zu SAP), nahtlos in vorhandene Systeme ein und informiert alle involvierten Abteilungen automatisch und in Echtzeit darüber, was sie für den neuen Mitarbeiter tun müssen. Praktisch: Eine Art Feed hält alle Beteiligten immer up to date. Falls der Prozess irgendwo hängt, ist das sofort ersichtlich.

  1. Optimierungsbedarf erkennen

Meist ist es für das Management im Nachhinein umständlich zu erkennen, wo und warum das Onboarding eines neuen Mitarbeiters hakte. Wie lange dauerte es beispielsweise, bis die IT-Abteilung die E-Mailadresse bereitstellte oder warum kam Herr Müllers Diensthandy zu spät? Ein transparentes Businessprozessmanagement ermöglicht, Geschäftsprozesse im Nachhinein genau zu analysieren. So auch hier: Auf einem übersichtlichen Verlaufsdiagramm sieht der Manager – in Echtzeit – sofort den gesamten Verlauf des Onboarding-Prozesses und im Detail, wie lange jeder Bearbeitungsschritt gedauert hat.

  1. Maintenance, Betreuung & Off-Boarding
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Die Verwaltung von Arbeitsutensilien läuft mit X-Integrate völlig automatisiert ab.

Nicht nur dem Bedarf von Neuanstellungen gilt es gerecht zu werden. Ständig ändert sich etwas in Unternehmen: Viele Arbeitsutensilien wie das Diensthandy haben nur eine begrenzte Lebensdauer und müssen zurückgenommen werden. Dazu kommt: Mitarbeiter wechseln gelegentlich die Abteilung oder bekommen im Laufe ihrer Karriere ein neues Incentive. Jede dieser Änderungen zieht zeitfressende administrative Aufgaben nach sich. Nicht so, wenn Geschäftsprozesse automatisiert ablaufen. Der Anbieter X- Integrate deckt mit seinen passgenauen digitalen Lösungen jedwede dieser HR-Prozesse und viele weitere ab.

Von der Einstellung bis hin zur Integration neuer Mitarbeiter – ein schneller und transparenter Prozess schont nicht nur kurzfristig den Geldbeutel, sondern ist die Voraussetzung dafür, dass Firmen es schaffen, die Besten an Bord zu holen und zu halten. Denn die Besten sind nun mal anspruchsvoll.

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TECHNISCHE FACTS:

► Nutzungsmodell: In allen Cloud-Varianten und lokal (On Premise).

► Basisplattform: IBM Business Process Manager

► Datenbankintegration: Vollautomatisierter Abgleich mit bestehenden HR-Datenbanken.

► Migrationsaufwand: Zwei bis zehn Tage, sofern bereits eingespielte Prozesse für das Onboarding existieren. Zudem unterstützt X-Integrate Unternehmen bei der Erarbeitung solcher Workflows.

► Betreuung: X-Integrate betreut die Plattform mit umfassenden Managed Services.

► Schnittstellenstärke: Der IBM Integration Bus steht für eine hohe Kompatibilität und bringt diverse zertifizierte Integrationspackages „out of the box“ mit – unter anderem für SAP, Oracle, Microsoft.


Nicht nur die Integration neuer Mitarbeiter lässt sich mit modernem Business Prozess Management erheblich beschleunigen. X-Integrate unterstützt Unternehmen bei der Analyse und Optimierung diverser komplexer Geschäftsprozesse.



Rechnungseingänge optimieren

Wie das beispielsweise beim Rechnungseingang funktioniert, sehen Sie in diesem Video.

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Quelle des Titelbildes: reynermediaCC BY 2.0

Dieser Artikel stammt von der cloudmagazin.com-Redaktion bestehend aus einem Team an vernetzten Journalisten und Experten aus dem ITK-Business-Umfeld.