8. Mai 2015

So geht´s: Mit intelligenter IT Papierberge im Büro vermeiden

In seiner bayernweiten Veranstaltungsreihe zeigt der Schwabacher IT-Dienstleister nasdo AG ab sofort, wie Unternehmen mittels intelligenter IT der Papierflut im Büro Herr werden. 

20.000 Dokumente in rund 1.000 platzenden Ordnern und 50 Aktenschränken – genug, um eine kleine Bibliothek zu füllen. In den Büros vieler Unternehmen sieht das genauso aus und auf den Schreibtischen der Mitarbeiter stapeln sich hohe Papierberge. Manche Experten gehen sogar soweit, dass sie heute von „Fließbandarbeit im Büro“ sprechen – auch, weil gleichzeitig die Informationsflut zunimmt und die Mitarbeiter heute immer entkoppelter vom großen Ganzen mit zeitintensiven Such- und Organisationtätigkeiten zu kämpfen haben. Das kostet!

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Papierberge widersprechen dem Verständnis effizienter Arbeitsabläufe moderner Unternehmen von Grund auf. Intelligente Tools zum Dokumentenmanagement (DMS) versprechen Abhilfe. Sie führen alle Dokumente – egal in welcher Form – an einem zentralen Ort zusammen und machen sie schnell auffindbar. Schon lange spricht die Branche von solchen Tools. Neue Funktionen machen jetzt jedoch glaubhaft, dass DMS nun endlich vorm Durchbruch steht.

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Kompatibilität und Übersicht sind entscheidend

Büroklammer Quelle flickr Dean Hochman paper clips

Mit den richtigen DMS-Apps gehören Büroklammern der Vergangenheit an. Quelle Bild: Flickr Dean Hochman, CC BY 2.0

Dabei kommt es auf zwei Dinge an: Besonders die Kompatibilität zu Apps, Geräten und Abteilungen ist heute unabdingbar. Denn was nützt es, wenn ein Logistikmitarbeiter mit seinem ERP-System wieder nur via E-Mail oder gar dem Drucker seine Information von A nach B bekommt? Oder wenn MS Office außen vor bleibt? Vom E-Mailing bis hin zum Vertragsmanagement der Mitarbeiter – ein DMS sollte heute standardmäßig rechtskonform und revisionssicher alle informationslastigen Arbeitsabläufe abdecken.

Quelle www.ecm-suite.elo.com

Via Drag & Drop lassen sich Dokumente bequem verwalten. Quelle www.ecm-suite.elo.com

Hinzu kommt als zweiter Punkt eine neue Dimension an Übersichtlichkeit – ein wichtiger Aspekt, mit dem sich ein digitales Dokumentenmanagement gerade vom physischen Papierstapel auf dem Schreibtisch abheben muss. Durchdachte Lösungen wie die ELO ECM Suite punkten bei den Anwendern heute mit einer intelligenten Suche und personalisierbaren Oberfläche, auf der User im Nu via Drag & Drop jedwede Dokumente bestimmten Abteilungen und Arbeitsabläufen zuordnen und in einer Art Feed in Echtzeit Dokumente kommentieren können. Das schafft Transparenz.

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Keine Frage: Immer mehr Unternehmensprozesse werden digitalisiert. Ganzheitliche DMS-Lösungen werden daher zunehmend wichtiger, da Dokumente nun mal zu jedem Arbeitsschritt gehören. Weitere Informationen zu effizientem Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen finden Sie auf nasdo.de.

Dieser Artikel stammt von der cloudmagazin.com-Redaktion bestehend aus einem Team an vernetzten Journalisten und Experten aus dem ITK-Business-Umfeld.

Titelbild: Evernine GmbH