Unternehmen, die ihre Verträge digital verwalten arbeiten nicht nur effizienter als die Konkurrenz, sondern sichern sich auch ab. Der Digitalisierungs-Experte forcont erklärt in vier Schritten, wie Mittelständler ihr Vertragsmanagement perfektionieren.

Ob mit Kunden, Partnern oder Arbeitnehmern – Verträge sind das Fundament jedes betriebswirt-schaftlichen Ablaufs. Auch innerhalb einzelner Projekte gibt es eine Vielzahl von Vereinbarungen, die Unternehmen transparent abbilden müssen. Verträge sind jedoch weitaus mehr als nur eine gegenwärtige Vereinbarung. Sie definieren auch den Rahmen, in dem Unternehmen künftig agieren.

Während die Geschäftsführung schnell verantwortungsvolle Entscheidungen treffen muss, kümmern sich die Fachbereiche in der Regel darum, den vertraglich definierten Handlungsrahmen auszufüllen.

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Soweit die Theorie. Doch wie behalten Mittelständler in all dem Vertragswirrwarr am besten den Überblick? Idealerweise mit einem Tool für das digitale Vertragsmanagement. Es stellt alle relevanten Informationen in einer zentralen Plattform für alle Beteiligten strukturiert bereit. Das spart so nicht nur Zeit.

Der Digitalisierungsexperte forcont erklärt in vier Schritten, wie Mittelständler mit strukturiertem Vertragsmanagement Wettbewerbern einen Schritt voraus sind.

(1) Das Fundament definieren

Bevor ein Unternehmen ein Vertragsmanagement-System implementiert, sollte zuerst der Ist-Zustand erfasst und zentrale Fragen geklärt werden.

➫ Welche Vertragsakten gibt es und welche Dokumente umfassen sie?

➫ Welcher Mitarbeiter ist in welchem Umfang damit betraut?

➫ Welche Verträge sollen überführt werden?

Spezialisierte Digitalisierung-Experten für das Vertragsmanagement wie forcont bieten hierzu den passenden Workshop an. In diesem analysiert das IT-Unternehmen zusammen mit der Geschäftsführung und den verantwortlichen Fachabteilungen des Kunden, wie Vertragsakten und die zugehörigen Prozesse in der digitalen Lösung bestmöglich abgebildet werden können.

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Tipp: Jede Vertragsakte muss eine transparente Grundstruktur bieten, so dass jeder Mitarbeiter sich schnell darin zurechtfindet.

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Die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

• geringere Kosten und bessere Planbarkeit für die Geschäftsführung
• Transparenter Überblick aller Verträge und Beziehungen
• Anwender greifen jederzeit auf Ihre Vertragsdaten zu
• administrative Prozesse laufen automatisierter ab und sind daher weniger fehleranfällig

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(2) Die richtige Betriebsart wählen

Nach einer erfolgreichen Analyse der abzubildenden Geschäftsprozesse geht es an die Implementierung. Hierbei steht die Sicherheit an oberster Stelle. Spezialisierte IT-Anbieter wie forcont lassen Mittelständlern die Wahl, ob sie die Lösung on premise in den eigenen vier Wänden oder als Cloud-Service beziehen möchten.

Insbesondere bei letztgenannter Variante gilt es zu beachten, dass nicht jede Lösung hierzulande die datenschutzrechtlichen Anforderungen für das Vertragsmanagement erfüllt. Unternehmen, die in Sachen Datenschutz und Compliance auf der sicheren Seite sein wollen, sollten daher dringend auf einen Service aus einem deutschen und ISO-zertifizierten Rechenzentrum setzen.

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(3) Verstaubte Ordner digitalisieren

Sobald die Lösung läuft, geht es an die Digitalisierung des alten Aktenbestandes. In der Regel erfolgt diese im bewährten PDF-Format. Da dies oft mit Aufwand verbunden ist, sollten sich Mittelständler genau überlegen, welche Aktenbestände langfristig abgesichert und griffbereit sein sollen.

Tipp: Externe Dienstleister greifen gerne unter die Arme. Wenn Sie nicht über genügend interne Ressourcen sowie Know-how verfügen und das Dokumentenvolumen eine bestimmte Größe überschreitet, empfiehlt sich die Auslagerung.

(4) Know-how vermitteln und Feintuning

Nun steht alles bereit, um loszulegen. Intuitive Anwendungen wie forcontract machen den Start einfacher. Ganz ohne Schulung kommt man jedoch kaum aus. Eine professionelle Schulung durch den Experten ist daher das A und O um den vollen Funktionsumfang zu erfahren und das Optimum aus einer Lösung herauszuholen.

Auch wenn nun die Anwender mit der Lösung arbeiten und die Strukturen bereits im Analyse-Meeting besprochen wurden, sollten Sie nicht auf ein Feintuning verzichten. Idealerweise können Mitarbeiter hier ungestört weiterarbeiten und der spezialisierte IT-Dienstleister passt die Workflows unbemerkt im Hintergrund an.

Tipp: Die Digitalisierung eines Unternehmens sollte nicht isoliert erfolgen. Den vollen Funktionsumfang entfaltet die digitale Vertragsakte erst, wenn sie in andere Unternehmenssysteme integriert wird.

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Quelle Titelbild: Pixabay