26. Oktober 2018

Wie E-Invoicing die Rechnungsverarbeitung digitalisiert

Viele Unternehmen bewerkstelligen ihren Informationsaustausch immer noch auf Papier. Dabei bietet das elektronische Stellen und Bearbeiten von Rechnungen eine effizientere und kostensparende Alternative.

E-Invoicing-Systeme machen für Firmen Dokumente in Papierform fast überflüssig. Jedoch nehmen vor allem mittelständische Unternehmen das neue System nur zögernd an. Dabei bietet diese Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) eine effizientere und umweltfreundlichere Bearbeitung von Rechnungen.

Profitabel für alle

Beim elektronischen Rechnungsstellung und -bearbeitung, dem sogenannten E-Invoicing, profitieren Rechnungssteller wie –empfänger. Nicht nur wird Zeit und Geld eingespart, sondern viele Prozesse laufen auch automatisiert ab. So werden die Rechnungen schneller beglichen und die Liquidität des Absenders verbessert. Auch entstehen keine zusätzlichen Papier- und Portokosten mehr.

Die E-Invoice-Lösungen können ganz einfach als On-Premise-Variante in die bestehende IT-Struktur integriert werden oder mit einem vorhandenen Dokumentenmanagementsystem verknüpft werden. Zudem wird die Software direkt mit dem Buchhaltungs-Mail-Postfach verbunden, so dass das klassische Input-Management umgangen werden kann. Die E-Invoicing-Lösungen können PDF- und XML-Dateien, ZUGFeRD und auch XRechnungen auslesen und entsprechend den geltenden Compliance-Vorschriften des Unternehmens automatisch klassifizieren.

Die Möglichkeiten des E-Invoicing

Mittlerweile sind PDFs die häufigste Form von E-Rechnungen in Deutschland. Sie sind einfach versandbar und gut leserlich. Doch die Bearbeitung von PDF-Rechnungen ist besonders aufwendig. Der Rechnungssteller muss zunächst die strukturierten Daten in die semi-strukturierte Rechnungs-PDF einfügen. Der Empfänger muss textbasierten Daten der Rechnung dann wieder in strukturierte Mediadaten umwandeln. Das hat eine hohes Fehlerpotenzial, weswegen es praktischer ist, die Rechnungsdaten in einer strukturierten XML-Datei oder als X-Rechnung mitsenden.

Die Regierung als Vorreiter

Die softwarebasierte ERV wird inzwischen auch auf Gesetzesebene vorangetrieben: Bundesministerien und Verfassungsorgane dürfen Rechnungen ab dem 27. November 2018 nur noch in elektronischer Form empfangen und verarbeiten. So unterstreicht Deutschland die Vorteile des Einsatzes von E-Invoicing-Lösungen. Das Ergebnis sind verkürzte Bearbeitungs- und Buchungsprozesse und eine gesteigerte Arbeits- und Servicequalität.

 

Dieser Beitrag basiert auf einer Pressemitteilung von BCT Deutschland GmbH.
Titelbild: iStock/ cnythzl