21. Juni 2019

Ihr Umzug auf SAP S/4HANA steht an? Das passiert mit Ihren Altdaten

Der Begriff Echtzeit-ERP-Suite umreisst einen der wesentlichen Vorteile von SAP S/4HANA. Eine grosse Herausforderung bei der Migration ist aber die Frage: Wohin mit den Altdaten? Eine kosteneffiziente Antwort darauf sind die Managed Application Retirement Services von T-Systems.

Unternehmen haben eine Geschichte. Beziehungen zu Kunden, Partnern und Lieferanten müssen über längere Zeit ebenso dokumentiert werden wie Rechnungen. Denn nur wer weiss, was in der Vergangenheit geschehen ist, kann auch in Zukunft erfolgreich sein. Dabei haben alle Dokumente einen Lebenszyklus von der Entstehung bis zur gesetzlich vorgeschriebenen Löschung.

Das Löschen kritischer oder brisanter Daten kann genauso wichtig sein kann, wie das „Historisieren“, wie es T-Systems mit den Managed Application Retirement Services (kurz M.A.R.S) für die revisionssichere Aufbewahrung von Altdaten in der Cloud leistet.

Bei der Historisierung wird der Altdatenbestand bereinigt und das Altsystem stillgelegt. Es handelt sich um keine eigentliche Migration in dem Sinne. Mit den M.A.R.S.-Services wird ein Minimum der Daten mitgenommen und die restlichen Dateien gesetzeskonform historisiert.

Vorteile und Nutzen von S/4HANA

Relevant wird das Historisieren von älteren Dokumenten oder Datenbeständen nicht nur mit Blick auf Merger and Acquisitions (M&As), sondern auch bei der Migration auf neue Systeme wie SAP S/4HANA. Die Umstellung auf die cloudbasierte neue Echtzeit-ERP-Suite von SAP ist bei vielen grossen Unternehmen schon im Gange oder in der Vorbereitung und ist eines der wichtigsten IT-Projekte weltweit. Denn stärker als der Preisdruck oder steigende Kosten treibt die Unternehmen die zunehmende Disruption in vielen Bereichen sowie der anhaltende Fachkräftemangel und die Gefahren einer abgeschwächten Konjunktur, das sagen die Corporate Websites, Presseartikel und Ad-hoc-Mitteilungen der Top 100 Unternehmen in der DACH-Region. Ausserdem belegt dieser Beitrag im Handelsblatt ähnliche Herausforderungen für die Top 100 Konzerne.

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Bis 2025 läuft noch der Support für die bestehende SAP Business Suite, aber bis dahin sollen dann alle Unternehmenskunden ihr ERP nach SAP S/4HANA mit der spalten-, statt zeilenbasierten In-Memory-Echtzeitdatenbank SAP HANA in der Cloud migrieren, so die Pläne des deutschen Softwareriesen. Anfangs war die Resonanz noch etwas verhalten, aber vor allem grosse Unternehmen, viele davon unter den Top 500, haben bereits umgerüstet oder sind auf dem Sprung dahin.

Aufbewahrung für zehn Jahre oder die Ewigkeit

Seit der Einführung des neuen Rechnungslegungsgesetzes per 01.01.2013 sind in der Schweiz alle Einzelfirmen und Personengesellschaften zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher verpflichtet. Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht (falls die Pflicht besteht einen solchen zu erstellen) sowie E-Mail und sonstige elektronische Kommunikation müssen aufbewahrt werden. Die Frist beträgt in der Regel zehn Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres oder nach Löschung der Gesellschaft (20 Jahre für unbewegliche Gegenstände). Für Steuerunterlagen im Kanton Zürich gilt eine Frist von 15 Jahren. Belege für den Kontostand zur Zeit der Heirat, Pensionskassenunterlagen, Belege über ausbezahlte Erbschaften und Schenkungen sowie Quittungen von teureren Anschaffungen für die Hausratversicherung bei einem eventuellen Schadenfall müssen unbegrenzt aufbewahrt werden.

ERP-Installationen

Never stop a running system? Quelle: iStock / gorodenkoff.

Das ist einer der wichtigen Gründe, warum viele Unternehmen und Behörden sich scheuen, ihre Systeme auszutauschen. „Never touch a running system“ ist mehr als nur ein geflügeltes Wort für Entscheider. Das Durchschnittsalter der ERP-Installationen im deutschsprachigen Raum liege zu etwa 75 Prozent bei fünf Jahren und mehr, erklärte Tibor Kosche, Vice President und Managed Application Retirement Services (M.A.R.S.) der T-SYSTEMS DATA MIGRATION CONSULTING AG, jüngst im M&A Review (Ausgabe März, Seite 84). Dabei gebe es auch noch viele ältere Business-Softwareprodukte wie IBM Lotus Notes, Entwicklungen „Marke Eigenbau“ und veraltete Treiber von Hardware, bei denen der Support ausgelaufen ist: All dies ebenso wie veraltete Infrastruktur insgesamt kann zum Teil hohe Sicherheitsrisiken bergen.

Wer kennt sich noch mit Cobol und Co. aus?

Damit steigt aber auch der Druck, die Daten im Sinne der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen so zu überführen, dass sie auch den Compliances und den Datenschutzrichtlinien gemäss DSGVO entsprechen. Das ist eine grosse Herausforderung bei der Migration, der anhaltende Fachkräftemangel ebenso. Dieser bringt es aber auch mit sich, dass die Unternehmen gar nicht darum herumkommen, auf modernere Systeme zu migrieren. Denn wer kennt sich noch mit älteren Programmiersprachen wie Cobol, Pascal oder Fortran aus? Diejenigen, die es immer noch können, sind meist im höheren Alter und oftmals nicht mehr für Unternehmen tätig. Sollen diese für die Bearbeitung und Instandhaltung der Daten nun zurückgeholt werden? Auch daher ist die Vereinheitlichung der ERP-Landschaft mit einem cloudbasierten System wie SAP S/4HANA mehr als begrüssenswert.

Erfahren Sie, was T-Systems mit seinen M.A.R.S.-Services zu bieten hat.

Jede Migrationsstrategie muss laut T-Systems Manager Kosche damit beginnen, die Assets festzustellen und die Pain Points zu identifizieren. Zu den Schmerzpunkten gehören besagte Altsysteme, deren Weiterführung unter anderem auch wegen fehlender Experten mit hohen Kosten verbunden ist.

Historisierung versus Archivierung

Um die damit verbundenen Daten hinüberzuretten, gibt es zwei Wege: Der eine ist die Archivierung, wobei ausgewählte Datensätze so ausgelagert werden, dass nur noch im Bedarfsfall darauf zurückgegriffen werden kann. Die Wiederherstellung, das Data Recovery, ist mitunter sehr aufwendig und kostenintensiv. Ausserdem besteht die Gefahr, dass es nach 30 oder 50 Jahren kaum noch Geräte gibt, mit denen sich die Original-Datenträger abspielen lassen. Für Daten, die nur wegen der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen, haben grosse Cloud-Anbieter aber auch sogenannte „Cold Storage“-Lösungen über die Cloud im Programm.

Die Historisierung, wie sie T-Systems mit M.A.R.S. verfolgt und als End-to-End Managed Services anbietet, hat dagegen zum Ziel, die post-produktiven Altsysteme abzuschalten und alle relevanten Daten in ein modernes, kostengünstigeres System zu überführen. Das erfordert jeweils ein tiefgehendes Verständnis von der Datenlogik der Anwendungen und seien sie auch noch so komplex. Historisierungslösungen sind zwar auch On-Premises verfügbar, die Telekom-Tochter setzt hierbei aber vorzugsweise auf die Cloud.

Wohin mit den Altdaten?

Wohin mit den Altdaten? Quelle: iStock / Petrovich9

Mit der Volltext-Datenbank-Suche, wie sie SAP S/4HANA über eine Private oder Public Cloud bietet, ist es somit möglich, jederzeit auf die Altdaten oder -datensätze zuzugreifen. Es besteht zwar auch die Möglichkeit, Altsysteme von der proprietären Hardware loszulösen und in der Cloud weiter zu betreiben, was den Vorteil hat, dass die Anwender ihre gewohnte Umgebung vorfinden. Nachteile dieses „Wrapping Legacy in the Cloud“ sind aber oft erhebliche Kosten und die Gefahr von Brain-Drain, wenn geschulte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Die Herausforderung der Vereinheitlichung von Systemen

Die weltweit bekannte Marke Henkel steht für Innovationskraft und Agilität. Und das betrifft ebenso die hauseigene IT-Abteilung des Unternehmens. Doch auch Henkel hatte mit den typischen Herausforderungen bei der Einführung weltweiter, zuverlässiger Standards zu kämpfen: Heterogene IT-Umgebungen, unterschiedliche Release-Stände oder etwa weltweit verteilte Systeme und Applikationen.

„Aus diesem Grund haben wir bereits 2010 das Projekt Horizon gestartet, um unsere damals 33 ERP-Systeme weltweit auf ein einziges zu reduzieren. Dabei stellte sich die Frage: Was machen wir mit den 70 Terabyte an Daten, die in unseren Altsystemen steckten? Die Informationen aus den Altsystemen in die neue zentrale Lösung zu übernehmen, wäre viel zu aufwändig gewesen. Aber auch der Weiterbetrieb der Altsysteme auf möglichst niedriger Betriebstemperatur erschien bei näherem Hinsehen nicht sinnvoll. Denn selbst im Dornröschenschlaf, wenn alle Zugänge für normale Anwender und Schnittstellen zu Drittapplikationen gekappt sind, müssen Altsysteme gepflegt werden“, berichtet Sven Schweden, Leiter des Information-Lifecycle-Teams und zuständig für die Stilllegung von Altsystemen bei Henkel, dem Magazin e3.

Gemeinsam mit T-Systems wurde eine Lösung entwickelt, die sowohl Rechtssicherheit bot als auch die Möglichkeit, die Altsysteme abzuschalten. Und dieser Ansatz hat überzeugt.

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Quelle Titelbild: iStock / gorodenkoff