5 Oktober 2020

Elektronische Signatur, Künstliche Intelligenz bei der Fehlersuche in Dokumenten und ein Büro ohne Papier – Wunschdenken oder Realität? Laut dem Unternehmen DocuSign könnte das alles bald zur Wirklichkeit werden.

 

Für viele Unternehmen ist das papierlose Büro eher ein Wunschdenken als die aktuelle Realität. Dabei ist die Alternative ohne Papier effizienter und zudem auch umweltfreundlicher. Wie sieht die Zukunft des Büros aus?

DocuSign hat bereits vor 16 Jahren den ersten Schritt getan. Daniela Becker, Großkunden-Betreuerin ist zuversichtlich: „Ein komplett papierloses Büro gibt es auch bei DocuSign noch nicht wir sind aber auf dem besten Weg dorthin.“

„Der positive Einfluss von DocuSign auf die Umwelt ist enorm. Es werden, haben wir mal ausgerechnet, derzeit 356 Millionen Kilo Holz pro Jahr, 1,9 Millionen Liter Wasser und 52,5 Millionen Kilo Abfall eingespart.“ Die meisten Unternehmen nutzen noch Papier bei Notizen, „aber einen Drucker habe ich bislang noch nicht gesehen oder benutzt“, sagt Frau Becker stolz.

Die Arbeitswelt ist bereit

DocuSign ist kein Umwelt- oder Recycling-Unternehmen. Das Unternehmen bietet der Arbeitswelt Collaboration-Tools oder Anwendungen für ein papier- und druckerloses Vertragsmanagement mit E-Signatur. Die Collaborationtools erübrigen außerdem auch die E-Mail-Korrespondenz: Mit der Plattform verhandeln die Dokument-Beteiligten den Inhalt und können ihn anschließend sofort unterschreiben.

Viele Bereiche werden auch über die DocuSign Agreement Cloud automatisiert, wie zum Beispiel das Hinzufügen einer elektronischen Signatur.

Verträge managen

Die fertigen DocuSign-Verträge enthalten einige Metadaten. Wenn der Vertrag bestimmte Anfangs- und Endzeitpunkte vorsieht, werden die Daten so hinterlegt, dass die Inhalte über die Suchfunktion schnell zu finden sind.

In Zukunft ist auch eine elektronische Signatur nur dann möglich, wenn mit biometrischen Daten via Gesichtserkennung, richtiggestellt wurde, ob es sich um die Person handelt. Der Standard ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Künstliche Intelligenz

Die Kooperation von DocuSign mit Seal Technologies soll die Vertragsarbeit außerdem automatisieren. Die KI (Künstliche Intelligenz) kann Verträge durchleuchten und Fehler in Daten und Rahmenbedingungen finden. Die Risiken für Unternehmen sinken dadurch stark.

 

Quelle Titelbild: iStock  / Vaselena

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