Human Capital Management (HCM) umfasst Systeme für den gesamten Mitarbeiterzyklus. Von der Rekrutierung, über das Onboarding, bis hin zum Austritt müssen die Prozesse erfasst und Informationen gespeichert werden. Zwar leisten die HR-Systeme in den Personalabteilungen vielfach gute Dienste, allerdings sind dabei auch Bewerber, Führungskräfte und Mitarbeiter anderer Bereiche gefordert, die Systeme zu bedienen. Eine unmittelbare und dauerhafte Unterstützung der Nutzer in diesen Systemen ist daher unabdingbar.

In großen Konzernen gibt es häufig kein einheitliches HCM-System zur Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Mitarbeiterstammdaten. SAP SuccessFactors bietet Unternehmen eine cloudbasierte Komplettlösung für das HCM. Personaler profitieren dabei nicht nur den zahlreichen Features des Systems, sondern auch von Vorteilen der Cloud.

Personalabteilungen zählen zu den Nachzüglern der digitalen Transformation. So zeigt eine HR-Studie 2020,  dass nur knapp die Hälfte (58%) der 117 befragten HR-Verantwortlichen und -Führungskräfte aus Deutschland Personalprozesse im Unternehmen aufweisen. Dabei sind in Zeiten von New Work dringender denn je integrierte HR-Lösungen gefragt. Nur so erreichen Unternehmen eine effiziente Personalverwaltung, die alle Prozesse vereint – von der Automatisierung des Bewerbermanagements über die Weiterbildung und Mitarbeiterentwicklung bis zur Datenanalyse für strategische Entscheidungen.

Ausgangssituation

In diesem Use Case zeigen wir, wie das innovative AppNavi zu einer erfolgreichen Einführung neuer Software beiträgt. In dem Projekt geht es darum, dass ein großer deutscher Versicherungskonzern seine Personalprozesse optimieren will. Dafür setzt er auf SAP SuccessFactors. Nach einem mehrstufigen Rollout sollen am Ende rund 140.000 Mitarbeiter SuccessFactors nutzen. Dafür müssen sie von der Sinnhaftigkeit, der Anwendung und dem sich aus dem Projekt ergebenden Mehrwert überzeugt sein. Denn die entscheidende Frage heißt immer wieder: „Was bringt mir das?“.

Herausforderungen und Zielsetzung

Die Bedienung neu eingeführter Softwarelösungen stellt die Mitarbeiter oftmals vor größere Probleme. Gerade die SAP-Lösungen sind als nicht sonderlich intuitiv bekannt und zeichnen sich durch überladene Bedienoberflächen und einen komplizierten Umgang aus. Damit droht ein Szenario, in dem die Mitarbeiter SuccessFactors nicht in der gewünschten Art und Weise einsetzen, sondern nur Teile davon benutzen oder die Lösung ganz zu vermeiden versuchen. Das sorgt nicht nur für Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern, sondern auch in der Unternehmensleitung, da die Erfolge ausbleiben.

Das Unternehmen nimmt viel Geld in die Hand und investiert in die neue Anwendung, die dann gar nicht oder nur unzureichend genutzt wird. Nachgezogene Trainings und Schulungen kosten ebenfalls viel Geld und sind oftmals nicht zielführend. Denn Training und Anwendung sind in der Regel entkoppelt. AppNavi macht das anders: Die Lösung trainiert die Mitarbeiter, während sie mit der zu erlernenden Software arbeiten. Sie ist zudem anders als die herkömmlichen Trainings maßgeschneidert und zeigt dem Mitarbeiter den Pfad durch die Funktionen, die für ihn relevant sind. Und Sie können messen, welche Funktionen der neuen Software genutzt werden und welche nicht.

Die Zielsetzung des Projekts war somit klar: SuccessFactors soll zum Herz aller personalorientierten Prozesse werden. Dafür gilt es die Nutzung des Services mit all seinen Funktionalitäten zu optimieren. Als Nebeneffekt reduziert ein erfolgreiches Rollout, das die Mitarbeiter annehmen, die Nutzeranfragen und entlastet somit den internen Helpdesk.

Neben einer umfassenden Verwendung bereitgestellter Key-Funktionalitäten ging es konkret darum, Workarounds zu verhindern und How-to-Fragen rund um das Thema SuccessFactors um bis zu 50 Prozent zu verringern damit insgesamt eine höhere Nutzerzufriedenheit erreicht werden kann.

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Mit AppNavi zu einem erfolgreichen Rollout

Die Umsetzung erfolgte in drei Schritten: Nach der Analyse der How-to-Fragen und der relevanten Key-Funktionalitäten folgt die Entwicklung des Routenkatalogs, wobei die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Mitarbeiter berücksichtigt werden, und schließlich die Implementierung der Lösung.

Um die genannten Ziele zu erreichen, spielte AppNavi eine entscheidende Rolle. Dabei handelt es sich um eine Art Navigationssystem für Applikationen, das die Anwender anhand vordefinierter Routen durch die Software führt – während sie damit arbeiten. Das Tool lässt sich flächendeckend einsetzen und arbeitet mit allen Softwaresystemen zusammen, die im Browser laufen. Es ist leicht zu handhaben und erfordert keinerlei Vorwissen.

Auf der finanziellen Seite gehen flexible Zahlungsmodelle auf die Anforderungen des Unternehmens ein. Analog zu Monatskarten und Streifenkarten im öffentlichen Nahverkehr lässt sich User-basiert oder Usage-basiert abrechnen, und das auch über mehrere Anwendungen hinweg. Die Sicherheit darf natürlich nicht zu kurz kommen. AppNavi ist nach OWASP auditiert. 

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Quelle Titelbild: iStock / nd3000