Software Rollouts stellen Unternehmen immer wieder vor besondere Herausforderungen. Neben der erfolgreichen Implementierung gilt es die Mitarbeiter auf das neue System einzuschulen, während sie dabei ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Diese fünf typischen Fehlerquellen sollten IT-Leiter dabei unbedingt kennen.
Ein Alptraum jedes IT-Entscheiders: Software wird in Ihrer Abteilung eingeführt, aber die Mitarbeiter nutzen diese nicht (Bildquelle: iStock / PeopleImages).
Es ist der Alptraum jedes IT-Entscheiders: Sie entscheiden sich für die Einführung einer teuren Software, um die Prozesse im Unternehmen zu verbessern und die Produktivität zu erhöhen. Doch die entsprechenden Trainings und Schulungen erreichen die Mitarbeiter nicht. Die reagieren überfordert und behalten ihre eingeschliffenen Workflows bei oder suchen sich alternative Werkzeuge, um die Probleme mit der neuen Software zu umschiffen. In einem großen Konzern mit 150.000 Mitarbeitern verbringen diese täglich 1,2 Millionen Arbeitsstunden vor dem Bildschirm. Es fällt nicht schwer, sich auszumalen, wie viel Zeit und Geld man sparen könnte. Doch die neue Anwendung wird allenfalls fragmentarisch genutzt und kann ihre Wirkung nicht entfalten. Das ernüchternde Ergebnis: Alle mit der Einführung der Software angepeilten Ziele werden verfehlt und der Software-ROI kann nicht erreicht werden. Warum IT-Entscheider Software Rollouts oftmals gegen die Wand fahren, zeigen wir anhand von 5 typischen Fehlerquellen.
Falsche Einschätzung der Software
Ein grundlegender Fehler besteht darin, die neu einzuführende Software falsch zu beurteilen. Was für IT-Experten vielleicht intuitiv erscheint, überfordert womöglich aber die eigentlichen Nutzer, vor allem ältere Mitarbeiter. Was auf den ersten Blick als leicht verständliche Bedienoberfläche erscheint, offenbart seine Komplexität vielleicht erst während der tatsächlichen Anwendung oder bei besonderen Aufgaben. Der Teufel steckt oft im Detail. Wenn ein Mitarbeiter in eine Sackgasse gerät und nicht mehr weiterkommt, stellt sich Frust ein und er wird künftig nicht mehr alle Features der neuen Anwendung verwenden oder diese sogar komplett vermeiden. Während viele SAP-Produkte für ihre Komplexität bekannt sind, weisen oftmals auch vermeintlich intuitive Programme wie Microsoft Teams ihre Tücken auf. Ein Tool, welches Ihren Mitarbeitern mit vordefinierten Routen zeigt, wie sie auch unintuitive Software in den Griff bekommen kann hier klar Abhilfe verschaffen.
Setzen Sie den Fokus auf ein gezieltes Onboarding. Mitarbeiter sollten on the Job in das neue System eingeführt werden (Quelle: iStock / Halfpoint).
Mangelhaftes Onboarding
Sobald die neue Software implementiert ist, geht es ans Onboarding. Dabei integrieren die Mitarbeiter die neue Anwendung in ihre täglichen Arbeitsabläufe. Diesen Schritt sollten Sie als IT-Leiter nicht unterschätzen. Alibi-Maßnahmen wie PDF-Dokumente, Videoclips oder Webseiten mit Tipps reichen oft nicht aus, um den Mitarbeitern das nötige Wissen zu vermitteln. Die Folge ist, dass wesentliche Funktionen der neuen Applikation ungenutzt bleiben. Die positiven Auswirkungen auf das Unternehmen und die Akzeptanz des neuen Systems bleiben aus. Mit gezielten Informationen und Trainings während der tatsächlichen Anwendung können Mitarbeiter Schritt für Schritt und ohne kosten- und zeitintensive Schulungen quasi on the Job in das neue System eingeführt werden.
Falsche Einschätzung der Kollegen
Es ist ein Irrglaube, davon auszugehen, dass sich die Kollegen untereinander helfen werden. Das mag zwar in einzelnen Fällen der Fall sein, kann aber nicht die grundlegenden Mängel des Rollouts überdecken. Wenn jeder nur einen Teilaspekt versteht und anwendet, entsteht dadurch kein schlüssiges Gesamtbild. Im Zweifel ist jeder schon genug damit beschäftigt, mit der neuen Software zu kämpfen und daneben seinen Arbeitsalltag zu bewältigen. Eine Einführung in neue Systeme, während die Mitarbeiter darin arbeiten entlastet nicht nur Ressourcen, sondern hilft auch einzelne Arbeitsschritte besser zu verstehen.
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Zweifelhafte Trainingsmethoden
Der zentrale Baustein für einen erfolgreichen Software-Rollout ist die Schulung der Mitarbeiter. Die erfolgt nicht selten in Form eines theoretischen Vortrags, bei dem die verschiedenen Funktionen der Software vorgestellt werden. Die Verantwortlichen denken dann, dass die Mitarbeiter nach einer Trainings-Session bereits alles gelernt haben, sich das gelernte auch merken und in der Praxis anwenden können. Das Gegenteil ist meist der Fall und das Wissen wird im Arbeitsalltag häufig wieder vergessen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung im Anwendungsfall wirkt dem entgegen und sorgt dafür, dass die angestrebte Effizienz auch tatsächlich erreicht wird.
Mitarbeiter brauchen individuell auf sie zugeschnittenen Support, wenn es um die Einführung neuer Software geht (Quelle: iStock / cnythzl).
Software von der Stange
Was vielleicht bei Mützen funktioniert, greift nicht bei Software. Das Prinzip „One size fits all“ unterstellt, dass ein Produkt für jeden Einsatzzweck funktioniert. Eine solche Mütze passt auf kleine und große Köpfe. Bei Software verhält es sich anders. Jeder Mitarbeiter hat einen anderen Use Case. Die Kollegen in der HR benötigen andere Aspekte der Software als zum Beispiel die Entwicklungsabteilung. Sinnvoll wäre also eine Segmentierung, bei der jeder Mitarbeiter maßgeschneiderte Inhalte bekommt und sich das Training danach ausrichtet.
Das Tool für den perfekten Rollout
Die genannten Fallsticke bei Software Rollouts lassen sich mit dem passenden Tool vermeiden: AppNavi ist eine Art Navigationssystem für Software und die wohl am einfachsten zu bedienende Digital Adoption Lösung für Unternehmen. Es bringt den Mitarbeitern den Umgang mit neuer Software bei, während sie damit arbeiten. Dieses Learning by Doing ist maßgeschneidert genau auf die Rolle und die Situation des Mitarbeiters abgestimmt. Jeder lernt den effizientesten Weg, seine Aufgaben zu erledigen. Auch komplexe Bedienoberflächen lassen mit Hilfe von vordefinierten Routen meistern. Die Benutzer können das neue Wissen unmittelbar anwenden und umsetzen. Fragen an die Kollegen in der Art „Weißt du, wie das funktioniert?“ gehören der Vergangenheit an und neue Systeme können damit effizient genutzt werden. Zudem lässt sich messen, welche Software-Features verwendet werden und welche nicht, um bei Bedarf entsprechend gegenzusteuern. AppNavi unterstützt jede browserbasierte Software. Expertenwissen ist dafür nicht notwendig.
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Quelle Titelbild: Adobe Stock / konradbak