Facility Manager*Innen befassen sich mit dem Betrieb, der Wartung und dem Management von Immobilien aus verschiedenen Assetklassen. Dabei fallen in der täglichen Zusammenarbeit mit Kunden oftmals sehr viele Dokumente an. Eine zentrale, branchenspezifische Content Cloud schafft Erleichterung, spart Kosten ein und bringt deutlich mehr Struktur und Sicherheit ins Tagesgeschäft.
Peter M. ist weit mehr als ein Hausmeister. Bei den großen Immobilien, die er als leitender Facility Manager betreut, gehört es unter anderem zu seinen Aufgaben, Wartungspläne zu erstellen und die Gebäudeinstandhaltung durch interne und externe Fachkräfte zu koordinieren. Zudem ist er ebenfalls für die Personalplanung zuständig, muss den Kontakt zu Mietern und Eigentümern pflegen, beschäftigt sich mit ihren Sorgen und Beschwerden. Dabei ist er oftmals im Außeneinsatz unterwegs.
Bei einer deutschland- und europaweiten Verwaltung ist eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit an Dokumenten essentiell (Quelle: AdobeStock /Viacheslav Lakobchuk).
Das Unternehmen, für das Peter tätig ist, ist mit rund 20.000 Beschäftigten deutschland- und europaweit vertreten. Das Kerngeschäft des führenden Facility und Real Estate Managers befasst sich mit dem Management und dem Betrieb von Immobilien aus verschiedenen Assetklassen. Angesichts von immer neuen Nachrichten über geleakte Dokumente und höhere regulatorische Anforderungen ist der Druck, sicher und konform zu arbeiten, noch größer geworden.
Eine der größten Herausforderung stellt dabei die hochsichere, aber einfach zu bedienende, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit an Dokumenten dar. Hierfür wurde ein zentrales Tool gesucht, welches die Digitalisierung von Geschäftsprozessen rund um Dokumente erheblich erleichtert und sicherer gestaltet.
Die geographisch weit verstreuten Büros haben teilweise noch mit verschiedenen Legacysystemen gearbeitet, welche die Kommunikation und die Abstimmung untereinander, sowie mit den Partnerfirmen erschwerten. Hinzu kam, dass interne und externe Mitarbeiter*Innen mobil oft keinen Zugriff auf wichtige Dokumente wie etwa Pläne für die Gebäudewartung und -reinigung hatten.
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Eine zentrale Plattform als Ersatz für E-Mail & Co.
Mit einem Cloud Content Management System sollte sich das ändern. Denn die Zusammenarbeit sowie die Abstimmung mit internen und externen Fachkräften konnte dadurch signifikant verbessert werden. Außendienstler*Innen können nun über eine mobile App auf alle Dokumente und Pläne zugreifen und sind so stets informiert. Lange Telefonwarteschlangen oder die Nichterreichbarkeit von Kollegen in der Zentrale gehören der Vergangenheit an. Ebenso wurde die gesamte Kundenkommunikation auf ein neues Level gehoben, da nicht mehr mühsam E-Mail-Anhänge ausgetauscht werden mussten.
Einfach erstelltes Kundenportal
Die Lösung des Anbieters Box, für die sich Peter M. mit seinem Unternehmen entschieden hat, erlaubt es einfach und sicher an Dokumenten zu arbeiten, diese zu verwalten und zu teilen. Konflikte mit unterschiedlichen Dateiversionen gehören der Vergangenheit an. Das Verschicken von Dokumenten per E-Mail war vorher oft mühsam, da Dateianhänge zu groß waren oder die Empfänger diese oft in der Flut von Emails versehentlich übersahen.
Die plattformübergreifende Lösung von Box erlaubt es einfach an Dokumenten zu arbeiten und diese mit anderen sicher zu teilen (Quelle: AdobeStock /Creativa Images).
Seit sich sein Unternehmen von veralteten Systemen getrennt und Box eingeführt hat, laufen die Prozesse im Kontakt mit den Kunden, internen und externen Mitarbeitern deutlich runder und reibungsloser. Mit Anna S. vom Vertriebs-Team eines großen deutschen Geldinstituts hat Peter M. über das neue System auch bereits wichtige Dokumente wie Bau- und Elektropläne ausgetauscht.
Der schnelle Weg zum Immobilienverkauf
Denn der Immobilieninvestor hat schon einen potenziellen Käufer für das Objekt in bester Lage gefunden, es fehlen ihm und dem Immobilienmakler aber noch wichtige Unterlagen, die Peter M. für die Vorbereitung der Verträge erstmal digital zur Verfügung stellen soll.
Mit Box als zentralem Dreh- und Angelpunkt für alle Dokumente ist das kein Problem für den leitenden Facility Manager. Der Dokumentenaustausch funktioniert reibungslos und sicher. Box verfügt über Data Loss Protection (DLP) und automatische Erkennung von Bedrohungslagen und erfüllt somit alle Anforderungen in puncto IT-Sicherheit und Compliance.
Im weiteren Verkaufsprozess wurde eine eigene Anwendung auf Box-Basis entwickelt, um externen Dienstleistern im Rahmen der vorgegebenen Compliance die Möglichkeit zu geben, selbst Dokumente einzustellen und Vorschläge für Verbesserungspotenzial einzureichen. Anna S. braucht dabei auf ihre normale Arbeitsweise mit den gewohnten Tools nicht zu verzichten. Denn Box bietet über Softwareschnittstellen, sogenannten APIs, die Integration in über 1.500 Anwendungen und lässt sich somit in praktisch jede Umgebung einbinden. So integriert Box nahtlos beispielsweise mit O365, Teams, SAP, IBM, Google G Suite, ServiceNow oder Salesforce.
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