Es ist der große Boom des 21. Jahrhunderts – die flächendeckende Digitalisierung zahlreicher Prozesse. Dabei ist nicht nur der Privatbereich betroffen, sondern insbesondere auch die Arbeitswelt! Vorreiter sind die Deutschen allerdings nicht, wenn es um die Integration neuartiger Technologien und Möglichkeiten geht. Oft spielt das Thema Angst eine nicht zu unterschätzende Rolle. Wer die Vorteile der Digitalisierung auf den eigenen Arbeitsworkflow im Unternehmen kennt, wir diese Ängste schnell abbauen können.
Besserer Arbeitsfluss in Buchhaltung und Logistik – Digitalisierung für mehr Kundenzufriedenheit
Die Ansprüche moderner Kunden sind rapide gestiegen. In einer digitalen Welt erwartet der Konsument Schnelligkeit, lösungsorientiertes Arbeiten und Erfolge. Das beginnt schon bei der Erwartungshaltung im Versandhandel. Wurde ein Produkt bestellt, soll es nach Kundenwunsch am liebsten schon Stunden später per Bote ausgeliefert werden. Den „Eilversand“ per Drohne gibt es zwar heute noch nicht, digitale Möglichkeiten zur Optimierung aber schon.
Hier ist beispielsweise an Faktoren wie automatisierte Auftragsbestätigungen und Buchhaltungslösungen für EÜR und Bilanz zu denken. Solche Prozessoptimierungen tragen dazu bei, dass Kunden zum einen sofort ein Feedback (bestätigter Auftrag) bekommen und dass zum anderen eine schnelle und effiziente Rechnungsstellung erfolgt. Zufriedenheit beim Endverbraucher führt langfristig dazu, dass die Kundenbindung verstärkt wird.
Flexiblere Arbeitsbedingungen verbessern die Chancen im Recruiting
Zu Beginn des Jahres 2021 arbeiteten 24 % der Angestellten im Homeoffice, Tendenz steigend. Was anfangs zu Skepsis bei Arbeitgebern führte, hat sich heute bewährt. Es gibt erste Analysen die zeigen, dass die Produktivität bei Zuhause arbeitenden Personen sogar gesteigert ist. Dank digitaler Möglichkeiten ist es deutlich leichter geworden, effizientes Remote-Working zu ermöglichen. Cloudbasierte Lösungen dienen dazu, den Mitarbeitern von überall Zugriff auf arbeitsrelevante Firmenbereiche zu gewähren.
Der Anteil der Beschäftigten in Deutschland bleibt auch nach den Hochs der Corona-Pandemie beständig hoch. Quelle: Statista
Selbst das Thema Zeiterfassung ist heute kein Problem mehr. Anstatt, dass sich der Arbeitgeber auf geschriebene Stundenzettel verlassen muss, können Unternehmen digitale Zeiterfassungsmöglichkeiten per App verwenden. So müssen und können sich auch alle Mitarbeiter im Homeoffice pünktlich zur Arbeit melden und sind vom System erfasst.
Besserer Schutz von Daten – warum die Digitalisierung Risiken sogar reduziert
Kaum ein anderes Thema bewegt Unternehmen so wie die Absicherung von Daten gegenüber Hackerangriffen. Europa hat die Messlatte diesbezüglich höher gelegt als viele andere Kontinente und davon profitieren auch Unternehmen. Das vermeintliche Risiko der Digitalisierung löst sich schnell auf, wenn die Schwachstellen bekannt sind. Oft ist es nicht die Technik, sondern der Mensch selbst, der Gefahrensituationen falsch einschätzt. Durch effiziente Schulungsmethoden und Sensibilisierung aller Mitarbeiter ist es möglich, digital zu arbeiten und Risiken dennoch zu minimieren.
Ein digitales Dokument ist beispielsweise besser vor Verlust und Diebstahl geschützt als ein physischer Brief oder eine Niederschrift wichtiger Fakten. Mithilfe von Verschlüsselungen und Passwortschutz sowie zusätzlichen Maßnahmen (2-Wege-Authentifizierung), lässt sich das Niveau der Sicherheit noch einmal deutlich erhöhen.
Digital zu mehr Effizienz – Unternehmensressourcen richtig nutzen
Viele Aufgaben in einem Betrieb sind redundant und für die Bearbeiter alles andere als erquickend. Die Integration von intelligenter Bürosoftware in den Arbeitsalltag ermöglicht es, wertvolle Mitarbeiterressourcen sinnbringender einzusetzen. Prozesse, die immer wieder aufs Neue bewältigt werden müssen, können heute automatisiert werden. Das reduziert einerseits die Fehlerquote und ermöglicht es Mitarbeitern andererseits, sich auf die Kernkompetenz des Betriebs zu fokussieren.
Langfristig spart das Unternehmen auf diese Weise nicht nur Geld, sondern trägt auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Es gab bereits Studien, die belegt haben, dass wiederholte Arbeitsabläufe und Redundanz die Motivation deutlich schmälern können.
Fazit: Digitalisierung ist heute keine Kür, sondern die Pflicht für jedes moderne Unternehmen
„Soll ich, oder soll ich nicht?“ Diese eine Frage dürfen sich Geschäftsführer, Unternehmer, Vertriebler und alle anderen Entscheidungsträger theoretisch gar nicht mehr stellen. Denn die Digitalisierung ist kein Wahlfach, sie gehört zur Zukunft dazu. Wer sich ihr verwehrt, wird langfristig als Unternehmen nur schwer bestehen können. Es ist nicht nur die gesteigerte Arbeitseffizienz, die durch Themen wie Prozessoptimierung und Automatisierung Benefits bringt.
Schon allein die Erwartungshaltung von Konsumenten trägt dazu bei, dass es keine Alternative zum digitalen Fortschritt gibt. Es hat Gründe, warum die sonst so sparsam berechneten Werbeetats von den großen Unternehmen primär in digitales Marketing gesteckt werden. Wer heute auf der Suche nach einem Dienstleister oder einem Produkt ist, besucht dafür nicht mehr die Innenstadt. Es wird „gegoogelt“, nach der Website geschaut oder in den sozialen Netzwerken gesucht.
Bleibt abschließend festzuhalten, dass die Digitalisierung zwar für völlig unerfahrene Unternehmer ein Schreckgespenst sein kann, dass sie aber langfristig für sehr viel mehr Effizienz, Produktivität und damit auch gesteigerte Umsätze sorgt!
Quelle Titelbild: Adobe Stock / Suelzengenappel