Mit der Cloud: So einfach gelingt die digitale Dokumentenablage
Papierberge kosten Zeit und Geld. Wie die digitale Dokumentenablage aus der Cloud im Mittelstand gelingt, mit den Cloud-Lösungen von TA Triumph-Adler.
Unternehmen erkennen die Vorzüge der Digitalisierung immer mehr. Dennoch gibt es vielerorts nach wie vor eine große Menge an papierbasierten Dokumenten, die es heute eigentlich nicht mehr bräuchte. Hier kann die digitale Dokumentenablage aus der Cloud Abhilfe schaffen. Diese zu etablieren, muss nicht kompliziert sein – bereits kleinere Lösungen haben einen großen Effekt.
Das Wichtigste in Kürze
- Zettelwirtschaft kostet Zeit und Geld. Laut Digital Office Index 2024 des Bitkom nutzen alle befragten Unternehmen mindestens eine Digital-Office-Lösung, 71 Prozent verfügen über eine Digitalstrategie.
- Die Cloud senkt die Einstiegshürde. Workflows, klare Ordnerstrukturen, automatische Erinnerungen und Suchfunktionen machen die digitale Ablage ohne eigene Infrastruktur nutzbar.
- TA Triumph-Adler liefert vier Bausteine. TA Cloud Information Manager, TA Cloud Print and Scan, TA Cloud Capture und die TA Mobile Print App decken Erfassen, Drucken, Scannen und Ablegen ab, konform mit der DSGVO.
In vielen Unternehmen herrscht immer noch Zettelwirtschaft. Ob in der Rechnungs- oder Personalabteilung, in der Produktion oder in der Logistik, es gibt viel zu erledigen und der Administrationsaufwand ist groß – zumal die Anforderungen an Sicherheit, Nachhaltigkeit und Compliance stets höher werden. Dort könnte die digitale Dokumentenablage gute Dienste leisten, doch oft werden die Dokumente weiterhin in Papierform verwaltet.
Dies, obwohl sich Unternehmen der Potenziale und der Notwendigkeit der Digitalisierung zunehmend bewusst sind, wie der Digital Office Index 2024 herausfand. Die Studie des Digitalverbandes Bitkom e. V. zeigt, dass alle befragten Unternehmen mindestens eine Digital-Office-Lösung nutzen. Der Digitalisierung stehen demnach 96 Prozent offen gegenüber und 71 Prozent verfügen über eine Digitalstrategie.
Speziell kleine und mittelständische Unternehmen können durch eine digitale Dokumentenablage profitieren. Bei der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten können Arbeitsschritte, Zeit und Kosten gespart werden, die papierbasierte Prozesse mit sich bringen. Auch neue Vorgaben für Firmen machen Fortschritte bei der Digitalisierung notwendig – beispielsweise die E-Rechnungs-Pflicht und die EU-weite NIS-2-Richtlinie.
Um diese Herausforderungen zu adressieren, helfen digitale Dokumentenlösungen aus der Cloud. Mit Workflows, klaren Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischen Erinnerungen und effizienten Suchfunktionen kann die digitale Dokumentenablage Firmen schnell und sicher weiterhelfen.
Drucken, Scannen, Faxen – mobil und cloudbasiert
Zur Unterstützung einer effizienten Dokumentenablage stellt TA Triumph-Adler spezielle Lösungen bereit, die mobile und cloudbasierte Prozesse berücksichtigen. Mit dem TA Cloud Information Manager TACIM landen Dokumente dort, wo sie in der Cloud sein sollen. Eine Installation ist nicht nötig, es genügt eine sichere und schnelle Anmeldung im Webbrowser oder am MFP. Die Verwaltung von überall ermöglicht ein Online-Dashboard, das gescannte oder importierte Dokumente via Dashboard, mobile App und HyPAS-Anwendung am MFP verarbeitet. Ferner lassen sich mit TACIM Dokumentenklassen definieren, Dokumente orts- und geräteunabhängig erfassen sowie speichern und individuelle Prüf- und Freigabe-Workflows erstellen.
Mit TACPS (TA Cloud Print and Scan) lassen sich Dokumente netzwerkunabhängig von jedem angebundenen MFP drucken, verschicken und in der Cloud speichern – ganz einfach am Desktop-Arbeitsplatz oder am MFP. Auch hier muss nichts installiert werden, einsetzbar ist TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich. TA Triumph-Adler stellt als Provider den Account zur Verfügung, Kunden können sofort loslegen.
TA Cloud Capture ermöglicht eine zeitgemäße Digitalisierung von Dokumenten: Nach dem Einscannen können Dokumente über den MFP in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden. Grundlage für die inhaltliche Erschließung der Dokumente bildet eine leistungsfähige OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition). Nach der Erfassung können die erstellten Dateien direkt aus dem System an einen gängigen Clouddienst geschickt werden – ganz ohne Rechner oder zusätzliche Software. Entweder an den TA Cloud Information Manager (TACIM) – ein hauseigenes Angebot zur Dokumentenverwaltung – oder an einen Cloudspeicher eines Drittanbieters. Unterstützt werden die Dienste Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Box. Firmenkunden melden sich dort mit ihren eigenen Accounts an.
Die kostenfreie TA Mobile Print App verbindet Smartphones, Tablets und Laptops mit den Multifunktionssystemen (MFPs) des Druckernetzwerks und erlaubt es, Dateien von diesen Mobilgeräten zu drucken oder nach dem Scannen an E-Mail-Postfächer zu verschicken. Zudem integriert es TACPS für die mobile Nutzung.
Alle diese Cloud-Lösungen sind intuitiv bedienbar und konform mit den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen profitieren von vielfältigen Vorteilen der cloudbasierten digitalen Prozesse: Sie können laufende Kosten reduzieren, zeitsparender arbeiten, sichere und effektive Prozesse etablieren und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden steigern, indem sie moderne Arbeitsweisen mit zeit- und ortsunabhängigen Workflows fördern.
Ausführliche Informationen zu dem Thema finden Interessierte unter: Cloud-Lösungen von TA Triumph-Adler.
Häufige Fragen
Was bringt eine digitale Dokumentenablage aus der Cloud kleinen und mittelständischen Unternehmen?
Bei der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten entfallen Arbeitsschritte, Zeit und Kosten, die papierbasierte Prozesse mit sich bringen. Workflows, klare Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatische Erinnerungen und effiziente Suchfunktionen machen die Ablage schnell und sicher nutzbar. Neue Vorgaben wie die E-Rechnungs-Pflicht und die EU-weite NIS-2-Richtlinie erhöhen den Handlungsdruck zusätzlich.
Welche Cloud-Lösungen bietet TA Triumph-Adler für die Dokumentenablage?
Vier Bausteine: Der TA Cloud Information Manager (TACIM) verwaltet Dokumente in der Cloud mit Dokumentenklassen sowie Prüf- und Freigabe-Workflows. TA Cloud Print and Scan (TACPS) druckt, verschickt und speichert Dokumente netzwerkunabhängig von jedem angebundenen MFP. TA Cloud Capture wandelt Scans per OCR in durchsuchbare PDF-Dateien um und schickt sie an TACIM oder an Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Box. Die kostenfreie TA Mobile Print App bindet Smartphones, Tablets und Laptops an die Multifunktionssysteme an.
Muss für die Cloud-Lösungen von TA Triumph-Adler etwas installiert werden?
Nein. Für TACIM genügt eine sichere Anmeldung im Webbrowser oder am MFP, TA Cloud Print and Scan ist von jetzt auf gleich einsetzbar und TA Triumph-Adler stellt als Provider den Account bereit. Alle Lösungen sind intuitiv bedienbar und konform mit der Datenschutz-Grundverordnung.
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