Unternehmen erkennen die Vorzüge der Digitalisierung immer mehr. Dennoch gibt es vielerorts nach wie vor eine große Menge an papierbasierten Dokumenten, die es heute eigentlich nicht mehr bräuchte. Hier kann die digitale Dokumentenablage aus der Cloud Abhilfe schaffen. Diese zu etablieren, muss nicht kompliziert sein – bereits kleinere Lösungen haben einen großen Effekt. Das zeigt Florian Ehlers, Manager Solution Marketing bei TA Triumph-Adler, in diesem Beitrag.
In vielen Unternehmen herrscht immer noch Zettelwirtschaft. Ob in der Rechnungs- oder Personalabteilung, in der Produktion oder in der Logistik, es gibt viel zu erledigen und der Administrationsaufwand ist groß – zumal die Anforderungen an Sicherheit, Nachhaltigkeit und Compliance stets höher werden. Dort könnte die digitale Dokumentenablage gute Dienste leisten, doch oft werden die Dokumente weiterhin in Papierform verwaltet.
Dies, obwohl sich Unternehmen der Potenziale und der Notwendigkeit der Digitalisierung zunehmend bewusst sind, wie der Digital Office Index 2024 herausfand. Die Studie des Digitalverbandes Bitkom e. V. zeigt, dass alle befragten Unternehmen mindestens eine Digital-Office-Lösung nutzen. Der Digitalisierung stehen demnach 96 Prozent offen gegenüber und 71 Prozent verfügen über eine Digitalstrategie.
Speziell kleine und mittelständische Unternehmen können durch eine digitale Dokumentenablage profitieren. Bei der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten können Arbeitsschritte, Zeit und Kosten gespart werden, die papierbasierte Prozesse mit sich bringen. Auch neue Vorgaben für Firmen machen Fortschritte bei der Digitalisierung notwendig – beispielsweise die E-Rechnungs-Pflicht und die EU-weite NIS-2-Richtlinie.
Um diese Herausforderungen zu adressieren, helfen digitale Dokumentenlösungen aus der Cloud. Mit Workflows, klaren Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischen Erinnerungen und effizienten Suchfunktionen kann die digitale Dokumentenablage Firmen schnell und sicher weiterhelfen.
Drucken, Scannen, Faxen – mobil und cloudbasiert
Zur Unterstützung einer effizienten Dokumentenablage stellt TA Triumph-Adler spezielle Lösungen bereit, die mobile und cloudbasierte Prozesse berücksichtigen. Mit dem TA Cloud Information Manager TACIM landen Dokumente dort, wo sie in der Cloud sein sollen. Keine Installation, sondern lediglich eine sichere und schnelle Anmeldung im Webbrowser oder am MFP ist notwendig. Die Verwaltung von überall ermöglicht ein Online-Dashboard welches, gescannte oder importierte Dokumente via Dashboard, mobile App und HyPAS-Anwendung am MFP verarbeitet. Ferner lassen sich mit TACIM Dokumentenklassen definieren, Dokumente orts- und geräteunabhängig erfassen sowie speichern und individuelle Prüf- und Freigabe-Workflows erstellen.
Mit TACPS (TA Cloud Print and Scan) lassen sich Dokumente netzwerkunabhängig von jedem angebundenen MFP drucken, verschicken und in der Cloud speichern – ganz einfach am Desktop-Arbeitsplatz oder am MFP. Auch hier muss nichts installiert werden, einsetzbar ist TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich. TA Triumph-Adler stellt als Provider den Account zur Verfügung, Kunden können sofort loslegen.
TA Cloud Capture ermöglicht eine zeitgemäße Digitalisierung von Dokumenten: Nach dem Einscannen können Dokumente über den MFP in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden. Grundlage für die inhaltliche Erschließung der Dokumente bildet eine leistungsfähige OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition). Nach der Erfassung können die erstellten Dateien direkt aus dem System an einen gängigen Clouddienst geschickt werden – ganz ohne Rechner oder zusätzliche Software. Entweder an den TA Cloud Information Manager (TACIM) – ein hauseigenes Angebot zur Dokumentenverwaltung – oder an einen Cloudspeicher eines Drittanbieters. Unterstützt werden die Dienste Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Box. Firmenkunden melden sich dort mit ihren eigenen Accounts an.
Die kostenfreie TA Mobile Print App verbindet Smartphones, Tablets und Laptops mit den Multifunktionssystemen (MFPs) des Druckernetzwerks und erlaubt es, Dateien von diesen Mobilgeräten zu drucken oder nach dem Scannen an E-Mail-Postfächer zu verschicken. Zudem integriert es TACPS für die mobile Nutzung.
Alle diese Cloud-Lösungen sind intuitiv bedienbar und konform mit den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen profitieren von vielfältigen Vorteilen der cloudbasierten digitalen Prozesse: Sie können laufende Kosten reduzieren, zeitsparender arbeiten, sichere und effektive Prozesse etablieren und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden steigern, indem sie moderne Arbeitsweisen mit zeit- und ortsunabhängigen Workflows fördern.
Ausführliche Informationen zu dem Thema finden Interessierte hier.
Quelle Titelbild: TA Triumph-Adler