Más margen para pymes: controla costes de software con SAM

Lo más importante en resumen

Los costes de software en las pymes pueden reducirse un diez por ciento o más, no mediante proyectos de inventario de meses, sino a través de una optimización focalizada de contratos en pocas semanas. La gestión de activos de software (SAM) ya no es una herramienta de cumplimiento, sino un instrumento estratégico de control que sitúa a los departamentos de TI al mismo nivel que los grandes fabricantes.

Hoy más que nunca, el software decide sobre la capacidad de innovación y la competitividad, especialmente en las pymes. Sin embargo, con su creciente importancia también aumentan las dependencias: ajustes de precios poco transparentes, fuertes vendor lock-ins y normativas de protección de datos poco claras ejercen presión sobre las empresas.

No obstante, los departamentos de TI de las pymes suelen contar con mejores condiciones para el cambio en la gestión de activos de software de lo que comúnmente se cree. Estructuras ágiles, procesos de decisión cortos y una marcada disciplina de costes son ventajas competitivas reales, siempre que se aprovechen de manera consecuente.

De unidad de servicio a impulsor estratégico

El cliché de la TI reactiva en las pymes ha quedado obsoleto. Los departamentos de TI se han convertido en impulsores de innovación y objetivos empresariales, impulsados por un cambio fundamental en el papel del software. Ya no solo apoya los procesos empresariales, sino que los define.

Los paisajes de software de las pymes no tienen nada que envidiar a los de las grandes corporaciones en cuanto a complejidad: cientos de aplicaciones – sistemas ERP y CAD, plataformas de colaboración, soluciones específicas por sector, aplicaciones SaaS en ventas, RRHH o servicio – . A esto se suman entornos en la nube, interfaces, integraciones y plataformas de datos.

La diversidad de modelos de licencia y facturación crece rápidamente: modelos de facturación basados en el uso, estructuras contractuales híbridas y modelos de precios dinámicos aumentan considerablemente los requisitos de control y gestión. Hoy, una empresa industrial media gasta más de 3.000 euros en TI por empleado al año, de los cuales aproximadamente un tercio corresponde a software.

Los clásicos impulsores de costes, como los grandes entornos ERP, se ven cada vez más complementados por soluciones departamentales especializadas y difíciles de gestionar. Según las previsiones de Gartner, el gasto en software en Europa crecerá un 15,6 por ciento en 2026, y incluso esta cifra podría ser conservadora teniendo en cuenta las inversiones en IA y el aumento de los requisitos de ciberseguridad.

Lo que en un principio parece una carga adicional es, de hecho, una gran oportunidad: cuanto más importante se vuelve el software para la creación de valor, más estratégica se vuelve su gestión. Quien controla el software apoya activamente los objetivos empresariales; quien no lo gestiona, es controlado por él.

Tres ámbitos de acción para un SAM estratégico

La práctica demuestra que los departamentos de TI que han logrado cambiar de perspectiva, pasando de una gestión reactiva a un control estratégico, se centran en tres ámbitos de acción clave. En este proceso, además de la TI, también adquieren un papel cada vez más relevante los departamentos de compras y las áreas especializadas.

SAM orientado a resultados en lugar de mero cumplimiento: Una gestión de activos de software sólida no se limita a administrar licencias o a prepararse para auditorías. Se entiende como una herramienta de control que contribuye de forma proactiva a la creación de valor, con datos fiables sobre uso y costes, optimización continua y forecasting predictivo para la toma de decisiones en materia de presupuestos e inversiones.

Gestión activa y transparente del SaaS: Hoy en día, las áreas especializadas adquieren software de forma autónoma, en ocasiones al margen de los procesos establecidos. Una gestión activa del SaaS proporciona transparencia sobre qué herramientas se utilizan, cómo se emplean, qué costes generan y adónde fluyen los datos corporativos. Se evitan estructuras duplicadas, se reducen riesgos de seguridad y se asignan los presupuestos de manera más eficiente. Tendencias similares se describen también en mi artículo sobre shadow IT y costes descontrolados de SaaS.

Una gestión de contratos a la altura de su nombre: Quien quiera lograr ahorros reales debe analizar sistemáticamente el conjunto de contratos existentes. Esto incluye la consolidación de proveedores, la revisión de renovaciones automáticas, la asignación clara de responsabilidades y la comparación entre el uso real y las obligaciones contractuales. Una visión orientada a los costes no solo crea margen financiero, sino que actúa como el antídoto más eficaz contra dependencias no deseadas de los proveedores.

El cambio de perspectiva decisivo consiste en dejar de entender el SAM como un fin en sí mismo o como una mera preparación para auditorías. Virtudes propias de las pymes, como la precisión, la responsabilidad y la claridad en los costes, sientan las bases ideales para ello, y en las grandes empresas suelen ser más difíciles de implementar que en el ámbito de las pymes.

Ejemplos prácticos: lo que logran los proyectos SAM focalizados

Una empresa mediana del sector sanitario demuestra cómo funciona en la práctica: no mediante el registro detallado durante meses de todas las métricas de sus 2.000 empleados, sino a través de un proyecto SAM focalizado que permitió ahorrar más del diez por ciento de los costes anuales de software en pocas semanas.

En concreto, se rescindieron contratos de mantenimiento que ya no eran necesarios, se identificaron y renegociaron subidas automáticas de precios, se eliminaron solapamientos funcionales entre herramientas, se agruparon las necesidades de las áreas especializadas y se cuestionaron de forma sistemática las soluciones con baja utilización. Un enfoque pragmático y orientado a objetivos, sin necesidad de un gran proyecto de transformación.

Un segundo ejemplo del sector de la construcción de maquinaria en la región de Stuttgart ilustra el poder de negociación que surge de una buena base de datos: una empresa con cerca de 8.000 empleados logró renegociar su Enterprise Agreement con Microsoft, gracias a datos transparentes de SAM y a un profundo conocimiento de los mecanismos de negociación, situándolo por debajo del nivel inicial.

Incluso con grandes fabricantes como SAP o Microsoft, es posible lograr ahorros de dos dígitos porcentuales de forma regular. No hay motivo para dejar ese dinero sobre la mesa. Precisamente porque muchos proveedores estadounidenses están acostumbrados a negociar con estructuras corporativas, la falta de preparación genera lagunas que pueden cerrarse. Cómo se debate actualmente la soberanía cloud en el contexto europeo también a nivel político lo muestra nuestro artículo sobre las promesas de Microsoft y AWS de mayor soberanía digital para Europa.

No empequeñecerse: fortaleza negociadora en las pymes

Muchas empresas medianas actúan aún demasiado a la defensiva frente a grandes proveedores de software de alcance internacional. Las dependencias son reales, los *vendor lock-ins* aumentan y la percepción de desequilibrio de poder frente a los fabricantes globales es palpable. Sin embargo, este desequilibrio puede corregirse notablemente con la preparación adecuada.

Quien conoce con precisión su paisaje de software, su uso y sus estructuras de costes no actúa como suplicante, sino en igualdad de condiciones. Datos sólidos, prioridades claras y un plan a largo plazo transforman notablemente la dinámica en el intercambio con los proveedores. Esto requiere definir estrategias de contratos y renovaciones con dos o tres años de antelación.

Un *Software Asset Management* proactivo implica en la práctica: analizar sistemáticamente los patrones de uso, desarrollar escenarios fiables para costes de cloud e IA, y consolidar periódicamente el propio portfolio de software, evaluando alternativas reales. La creciente importancia de las inversiones en IA en este contexto se analiza en nuestro artículo sobre los 552.000 millones de euros para infraestructura de IA.

Desde esta perspectiva, el *Software Asset Management* se convierte en una expresión de madurez digital, como parte integral de la gestión empresarial. La dirección de TI, el *controlling*, compras y las áreas de negocio ganan transparencia, seguridad en la planificación y ahorros medibles a lo largo de todo el ciclo de vida del software.

Inicio pragmático: así funciona

Un inicio pragmático no comienza con un gran proyecto. Empiece con un proyecto de reducción de costes de 90 días, centrado y transversal, que genere transparencia en toda la empresa y haga visibles los potenciales de ahorro concretos. Así se logra rápidamente un éxito que construye confianza internamente.

Aproveche el momento de la IA y el *SaaS*: ponga bajo control los costes y los flujos de datos, y posicione a la TI como *enabler* que empodera a las áreas de negocio e involucra activamente. Quien tiene bajo control los gastos en IA evita también las sorpresas presupuestarias que muchas empresas están empezando a conocer.

Desarrolle su *renewal roadmap* de manera consistente. Quien gestiona los contratos – incluso los más pequeños – de forma sistemática, se convierte en el nodo central entre TI, compras y negocio. Quien comienza aquí con estructura no solo logra ahorros a corto plazo, sino también capacidad de control a largo plazo.

Preguntas frecuentes

Del MBF Media Network

• Digital Procurement: Compras inteligentes – MyBusinessFuture
• La deuda técnica como riesgo empresarial – Digital Chiefs
• SecurityToday – Seguridad TI y ciberseguridad

Fuente de la imagen: generada por IA (julio 2026)