Kollaboration: Die Email hat ausgedient

Interne Emailfluten kosten Unternehmen wertvolle Ressourcen. Das muss nicht sein. Eleganter geht es mit intelligenten Projektmanagement-Tools aus der Wolke.

In Herrn Bergers Posteingang landet heute die 15. interne Email, bei der er auf CC ist. Sein Problem: Es ist nicht sofort ersichtlich, was für Ihn relevant ist. Um nichts wichtiges zu verpassen, muss er alle Mails zu Ende lesen. Im letzten Absatz pflückt er schließlich die für ihn betreffende Info heraus und schreibt sie auf seine To-Do-Liste.

Das frisst Zeit, besonders wenn der Arbeitstag eh schon zu kurz ist. Szenarien wie diese stehen jedoch bei vielen Mittelständlern auf der Tagesordnung. Möge man sich fragen, wieso in Zeiten der Cloud noch immer Outlook und Co dominieren, wo es doch in wenigen Minuten skalierbare Projektmanagement-Tools aus der Steckdose gibt.

Welche Cloud-PM-Lösung passt zu meinem Unternehmen?

PM quelle LMU und inloox

Aus diesen Gründen entscheiden sich laut einer Studie der LMU München Unternehmen für Projektmanagement-Tools.

Werkzeuge für das Projektmanagement gibt es heute nur zu genüge am Markt – und oft sogar kostenlos. Doch wer die Wahl hat, hat bekanntlich die Qual. Das ist hier nicht weniger so. Fragen wie: Auf welchem Server liegen meine Projektdaten oder wie zuverlässig ist der jeweilige Anbieter in Sachen Verfügbarkeit, sind für viele Mittelständler zentral und werden zunehmend von Lösungskatalogen wie der „German Businesscloud“, auf der Interessenten einen guten Überblick über die Qualitätsstandards von  Cloud-Lösung erhalten, beantwortet.

Mindestens genauso wichtig ist jedoch, dass die digitale Projektmanagementlösung aus der Cloud den Aufgaben und der favorisierten Methode im Unternehmen gerecht wird. Moderne Tools wie „Scrum“ favorisieren beispielsweise „agiles Projektmanagement“. Bei dieser Art des Projektmanagements liegt im Gegensatz zum klassischen PM die realistische Grundannahme zugrunde, dass man von Beginn an nur grob abbilden kann, was zu tun ist und vor allem, wie die „Unsicherheiten“ während des Projekts flexibel zu managen sind.

Die Qual der Wahl

Die Masse an Lösungen am Markt lässt sich in vier Kategorien unterteilen:

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Ob Browser, Tablet oder Smartphone – die meisten Tools funktionieren plattformübergreifend. Quelle: GooglePlay

► Tools, die ihren Fokus auf die Planung von Projekten und das Task-Management legen. Sie arbeiten meist mit To-Do-Listen und ermöglichen Ziele genau zu definieren. Oft ist in dieser Kombination auch ein Kalender mit an Bord. Ein berühmtes Beispiel ist hier Trello, das Schnittstellen zu bekannten Cloud-Speichern wie Dropbox bietet und unter anderem ermöglicht, auf verschiedenen Listen To-Do Karten mit Enddatum und Projektmitarbeitern abzubilden.

► PM-Lösungen, die auf Kollaboration setzen, ermöglichen Mitarbeitern in Chats und auf Whiteboards Dateien auszutauschen, zu kommentieren und diese zusammen zu bearbeiten. Ein bekannter Vertreter dieser Kategorie ist der Online-Service Redbooth, der unter anderem mit Ticketing-Funktionen und einem Team-Chat die Projektarbeit im Team ermöglicht.

► Die hybride Variante bündelt alle Vorzüge der ersten beiden Varianten und macht keine Abstriche in Sachen Planung und Kollaboration. Diese All-In-One-Tools sind zwar meist nicht so schlank, wie die jeweiligen „Schwerpunkt“-Lösungen, sie sind aber flexibler einsetzbar. So auch die „Business Lounge“ der forcont factory FX. Die Lösung ermöglicht beispielsweise die interdisziplinäre Bearbeitung von Projekten und beinhaltet zudem noch Funktionen für das Dokumentenmanagement.

► Lösungen im Baukastensystem: Hier können sich User die Oberfläche selbst zusammenstellen. Aus einem Pool an Funktionen lassen sich nur die Bestandteile integrieren, die man wirklich braucht. Der Vorteil: Für den Endanwender bleibt die Lösung schlank und neue Features lassen sich schnell nachrüsten. Einer der Anbieter am Markt, der diesen Ansatz verfolgt, ist Citrix mit seiner Cloud-Lösung Podio. Im Grunde ist Podio weitaus mehr als ein Projektmanagement-Tool. Aus einem riesigen Angebot an Apps können sich Unternehmen genau ihr eigenes Projektmanagement-Tool zusammenbauen und zudem mit diversen Komponenten wie Zeiterfassung, CRM oder dem Kalender verknüpfen.

Fazit

Die Organisation rund um die Information ist für jedes Unternehmen eine zentrale Herausforderung. Projektmanagement-Tools aus der Cloud sind eine schnelle und günstige Alternative diese – geräteübergreifend – in den Griff zu bekommen. Trotzdem muss eines klar sein: Vor der Wahl der richtigen Projektmanagement-Lösung müssen die internen Prozesse genau definiert werden. Denn sonst überlebt die Email.

Dieser Artikel wurde von Wolfgang Emmer verfasst. Der Autor unterstützt das cloudmagazin bei der Berichterstattung zu aktuellen Themen aus der Business-IT. Seine Spezialgebiete sind Rechenzentrums- und Mobilitythemen. Twitter: @W_E_Tweet.

Titelbild: Pixabay