Das Ende von ISDN ist beschlossene Sache. Jetzt kommt Voice over IP (VoIP) für alle. Warum Mittelständler besser heute als morgen auf eine Anbieter-unabhänige Lösung aus der Cloud setzen sollten, zeigt der VoIP-Experte login2work derzeit kostenlos in einem firmenspezifischen Beratungsgespräch.

Der Countdown für ISDN läuft: Sukzessive werden die Anschlüsse bis 2018 abgeschaltet und auf VoIP umgestellt. In vielen Unternehmen hat Telefonieren über das Internet (Voice over IP) die klassische Telefonanlage bereits abgelöst. Denn: Es ermöglicht fließende Übergänge zwischen unterschiedlichen Kommunikationsmedien wie Sprache, Video und Chat.

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Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind die Anforderungen an Kosteneffizienz, Flexibilität und Skalierbarkeit hoch. „VoIP wird ihnen gerecht. Besonders vorteilhaft ist dabei die Variante Cloud-Telefonie. Dabei wird eine virtuelle Telefonanlage in das Rechenzentrum eines externen Betreibers ausgelagert und alle Funktionen werden über das Internet bereitgestellt. Der Dienstleister ist auch für  Betrieb, Wartung und Updates zuständig“, erklärt Michael Hofmann, Experte für den Bereich virtuelle Telefonie bei login2work. Das Unternehmen verfügt über 20 Jahre Erfahrung im Bereich VoIP.

VoIP-Telefonie  ist zudem kostengünstig zu administrieren, denn das Management der Anlage erfolgt komfortabel und zentral über eine Web-Anwendung. Zudem ist sie frei skalierbar, fit für die Zukunft, und sie bietet enorme Gesprächskosteneinsparungen. Denn bei IP-Telefonie fallen im unternehmensinternen Netzwerk (LAN, WAN) keine Gesprächskosten an, da für die Übertragung das eigene Netzwerk genutzt wird. Für unternehmensexterne Telefongespräche lassen sich die Kosten über ein sogenanntes „Least Cost Routing“ optimieren: Dabei laufen die Gespräche dann über den jeweils günstigsten VoIP-Anbieter.

1. Die Vorteile der Cloud

Virtuelle TK-Anlagen nutzen die Vorteile der Cloud: Die Kosten sind niedrig und transparent, die Lösungen sind skalierbar, flexibel und ausfallsicher, teure Investitionen in Hardware entfallen.

Außerdem kann Cloud-Telefonie mit weiteren Pluspunkten aufwarten: Von jedem beliebigen Standort – im Büro, Home Office, beim Kunden vor Ort – und mit unterschiedlichen Endgeräten wie schnurgebundenen oder digitalen Telefonen, Smartphones, Headsets oder Rechner mit Softphones kann der Anwender auf die zentrale Cloud-Anlage zugreifen. Zum Leistungsumfang vieler Cloud-TK-Angebote zählen darüber hinaus Voicemail, elektronisches Fax, Warteschlangen, Telefonkonferenzen sowie die Möglichkeit der nahtlosen Integration von Telefonie in Business-Anwendungen wie ERP- oder CRM-Systeme.

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2.  Den richtigen Anbieter finden

Besondere Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bieten freie VoIP-Dienstleister, denn die Kunden sind damit nicht an spezielle DSL- oder Kabelnetzanbieter gebunden.

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INFOBOX

Die alte ISDN-Telefonanlage wird zum Problem

Firmen, die noch via ISDN telefonieren, haben keine Wahl. Zwar können manche ISDN-basierte Telefonanlagen weiter genutzt werden, doch die Telefonie wird nach der Umstellung 2018 bei allen IP-basiert über die Internetleitung laufen. Wer bei seiner alten Telefonanlage bleiben möchte, braucht entsprechende Adapter, wobei nicht klar sein wird, ob weiterhin alle gewohnten ISDN-Funktionen vom Provider unterstützt werden. Gerade für Geschäftskunden, die jetzt mehrere ISDN-Anschlüsse nutzen, wird es schwierig.

„Ich rate von der Option, alte ISDN-Anlagen weiterhin zu nutzen, dringend ab. Firmen sollten sich schnellstmöglich von alten Anlagen trennen, da diese nur noch über den ISDN-Port laufen, das Ergebnis aber IP-basiert ausgeben. Beispielsweise wird das immer noch geschäftsrelevante Faxen damit nicht mehr möglich sein. Wer den Einsatz einer neuen Anlage plant, sollte jetzt zügig beginnen und die Anschaffung auf 2015 oder 2016 vorziehen, weil die Anbieter aufgrund der Telekom-Umstellung ausgelastet sein werden“, rät Hofmann.

Wichtig ist rechtzeitige Information – und die Prüfung des Anschlusses durch Profis. Sie stellen fest, ob der Anschluss VoIP-tauglich ist.

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Ihr Angebot ist vielmehr an jedem Breitbandanschluss nutzbar. Damit lässt sich auch der DSL-Anbieter einfach wechseln – unter Beibehaltung von Internet-Telefonanschluss und Rufnummer. Nicht so beispielsweise bei der Telekom: Hier ist das VoIP-Angebot fest an deren Anschlüsse gekoppelt. Bei Vertragsende erlischt damit auch das Nutzungsrecht für den Internet-Telefonanschluss. Will der Kunde die zugehörige Ortsrufnummer behalten, beispielsweise bei einem Umzug, entstehen Portierungskosten.

3. Die Vorzüge von „SIP-Trunk“

Zunehmend an Bedeutung gewinnt nun das „SIP Trunking“. Während beim klassischen SIP-Verfahren (SIP= Session Initiation Protocol) jedem Endgerät für jede Rufnummer ein eigener Account zugeordnet wird, können SIP-Trunk-Anbieter für jeden Account mehrere Durchwahlnummern verwalten. Auf Grundlage von SIP verbinden Sie einen oder mehrere Sprachkanäle mit der Telefonanlage Ihrer Kunden. Die entsprechenden Ruf- und Durchwahlnummern werden dabei dem SIP-Trunk zugeordnet. Auch eine Mitnahme von bisherigen Rufnummern (Portierung) wird unterstützt.

Dieses Feature wird zunehmend von Unternehmen und Contact Centern genutzt, die viele Endgeräte mit eigenen Rufnummern benötigen. „Besonders flexibel sind Lösungen, die ausschließlich ein Headset sowie eine Rufnummer benötigen und bei denen das Routing in der Telefonanlage im Rechenzentrum abläuft“, erklärt VoIP-Experte Hofmann.

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Der Anbieter 3CX, Partner von login2work, zählt die Vorteile auf:

• niedrigere monatliche Leitungsgebühren bei mehreren Geschäftsleitungen
• besserer Kundenservice, denn Kunden können das Unternehmen unter zusätzlichen geographischen (lokalen) und internationalen Rufnummern erreichen. Entsprechende Nummern werden einfach dem SIP-Trunk hinzugefügt und der IP-Telefonanlage zugeordnet. Durch geographische Rufnummern werden Gespräche für Kunden günstiger.
• kein Rufnummernwechsel bei Umzug, denn SIP-Trunks sind nicht ortsgebunden. Gespräche müssen nicht aufwendig und kostenpflichtig durch Telefonanbieter umgeleitet werden.
• unterbrechungsfreie Geschäftsabläufe, denn selbst ungeplante, dringende oder vorübergehende Standortwechsel sind für SIP-Trunk-Anbieter kein Problem
• Verzicht auf VoIP-Gateways, da alle Anrufe IP-gestützt eingehen. In vielen Fällen wird zudem die Gesprächsqualität verbessert, da keine Konvertierung von analogen und digitalen Leitungen mehr notwendig ist.
• Unified-Communications-Lösungen lassen sich einfacher an SIP-Trunks als an das klassische Telefonnetz anbinden.
• höhere Flexibilität, da bei einem wachsenden Gesprächsaufkommen mit SIP-Trunks neue Sprachkanäle hinzugefügt werden. Klassische Telefonanlagen hingegen unterstützen weitere, aufwendig zu installierende Leitungen nur nach einem zusätzlich erforderlichen Hardware-Upgrade.
• Sprachkanäle ganz nach Bedarf: Teure Überkapazitäten lassen sich damit vermeiden.

4. Besonders günstig telefonieren

Wahlfreiheit ist wichtig. Beim Cloud Service-Anbieter login2work haben Kunden beispielsweise die Möglichkeit, den VoIP-Tarif-Provider mit den für sie besten Tarifen zu wählen. In der Regel ist der Vertrag monatlich kündbar. Damit kann der Kunde sich entsprechend seinen Anforderungen für einen Anbieter entscheiden – und zudem problemlos wechseln.

Ein Highlight bei login2work ist das Lizenzmodell: Das Unternehmen rechnet „pay per use“ ab – auf Basis der gleichzeitig genutzten Leitungen. Gesonderte Lizenzkosten für Telefonanlage, Software und Wartungsverträge entfallen.

5. Praxis-Beispiel: Flexible Telefonie aus dem Rechenzentrum

Das Staatsbad in Bad Kissingen nutzt seit einiger Zeit die Telefonie über das Rechenzentrum – jetzt steht nach kurzer Zeit wieder ein Ortswechsel an. Da das Bad jetzt seine Telefonanlage im Rechenzentrum hat, reicht es, die Geräte an die nächste Internetleitung anzuschließen und schon kann wie gewohnt mit allen Funktionen weiter telefoniert werden.

Und da sich alle Geräte – auch Smartphones – per Knopfdruck einbinden lassen, stehen auch mobil alle Funktionen der TK-Anlage, etwa Nummernblocks und Abwesenheitsnotiz, zur Verfügung. Arztpraxen und Steuerberater nutzen die Möglichkeit, über die Festnetznummer auch mobil erreichbar zu sein und ebenso raus zu telefonieren.

Ein zusätzlicher Flexibilitäts-Bonus aus der Rechenzentrums-Cloud: Wächst das Unternehmen, wächst auch die Anlage mit, da sich unbegrenzt und mit wenigen Klicks Teilnehmer hinzunehmen und entsprechend die Lizenzen anpassen lassen.

6. Ein heißes Thema: Sicherheit der Telefonie verbessern

„Grundsätzlich ist jedes System angreifbar. Doch mit der virtuellen Telefonie können wir als Rechenzentrums-Partner unsere Kunden besser bei der Absicherung unterstützen als dies bei herkömmlichen Telefonanlagen der Fall ist, zum Beispiel mit Frühwarnsystemen und Echtzeit-Monitoring, das spontane Änderungen im Telefonieverhalten erkennen lässt. Auch für spezielle Anforderungen, wie es bei ISO-zertifizierten Kunden der Fall ist, offerieren wir entsprechende Lösungen“, so Hofmann von login2work.

Er führt aus: „Über gewöhnliche Mail-Boxen finden verstärkt Hackerangriffe statt. In einem Callcenter sind innerhalb von vier Stunden schnell mal 20.000 Anrufe getätigt, bevor das Unternehmen den Angriff überhaupt mitbekommt. Der Schaden kann enorm sein.“

Seine Tipps:

• Lokale Gespräche sollten im lokalen Netzwerk geführt werden – ohne Umleitung über das Internet.
• Die Online-Kommunikation muss über verschlüsselte Verbindungen geschützt sein.
• Die Lösung sollte verschiedene Optionen für eine sichere Benutzerauthentifizierung bieten.

7. Codecs: Sie machen VoIP stabil

Probleme bei VoIP bereitet häufig die zu geringe Bandbreite. Doch auch hier offerieren Anbieter individuelle Lösungen, die auf dem Einsatz von Codecs basieren. Codec bezeichnet ein Verfahren, mit dem sich Daten oder Signale digital kodieren und dekodieren lassen, um sie in komprimierter Form über ein Datennetzwerk zu verschicken.

„Codec G729 beispielsweise komprimiert die Sprache, sodass statt zehn Gesprächen dann 50 Telefonate gleichzeitig möglich sind“, erklärt Hofmann. „Quality of Service“ (QoS) spielt hier eine herausragende Rolle: Über diese Methode lassen sich entsprechende IP-Pakete priorisieren und sicher übertragen. QoS-fähige Router übernehmen dabei das Bandbreitenmanagement, indem sie durch ein Flag im Header die Wichtigkeit der IP-Pakete kategorisieren und entsprechende Bandbreiten reservieren. BILD

8. Der Umstieg ist kein Hexenwerk

Service-Partner machen den Umstieg in die Cloud-Telefonie über das Rechenzentrum leicht. Sie kümmern sich um das komplette Prozedere: von der Anschlussprüfung, der Planung und Implementierung der Lösung bis hin zur Wartung und – optional auch bei der Beschaffung der Telefone. Kunden entscheiden selbst, wie viel sie an Administration im laufenden Betrieb selbst übernehmen, können aber auch die gesamte Verwaltung abgeben.

„Je nach Anforderung und Projektgröße erfolgt die Einrichtung der Telefonie ab einem Werktag, beispielsweise für eine kleine Praxis“, erklärt Hofmann abschließend.

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Quelle des Titelbildes: Pixabay