9 Juni 2023

Die digitale Personalakte ist mit einigen Vorteilen verbunden, die von Platzersparnis bis zu Ressourcenschonung reichen. Bei der Aufbewahrung der digitalen Personalunterlagen sind bestimmte rechtliche Vorgaben zu beachten. Grundsätzlich gelten für digitale Personalakten gleiche Auflagen wie für die papiernen Vorläufer. Eine generelle Verpflichtung zur Aufbewahrung nach Ausscheiden des Mitarbeiters liegt nicht vor. Dennoch sind bestimmte Grundsätze zu berücksichtigen, beispielsweise bei steuerlich relevanten Dokumenten.

Personalakten, Arbeitszeugnisse und ihre Aufbewahrung

Gesetzliche Verpflichtungen zur Aufbewahrung liegen nur für bestimmte einzelne Dokumente vor. Dies betrifft etwa Materialien, die steuerlich von Bedeutung sind. Dazu gehören Lohnsteuerkarten, Lohnabrechnungen sowie Lohnsteuerabzugs-Belege. Für diese und ähnliche Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen. Erst nach sechs Jahren dürfen diese Materialien vernichtet werden.

Weiterhin fallen Dokumente und Lohnunterlagen unter die Aufbewahrungspflicht, die für die betriebliche Gewinnermittlung bedeutsam sind. Hier liegt eine Pflicht von zehn Jahren vor.

Eine weitere Aufbewahrungspflicht gilt für Beitragsnachweise für Sozialversicherungen. Diese liegt bei fünf Jahren.

Auch das Arbeitsrecht sieht gewisse Aufbewahrungspflichten vor. Rechtliche Grundlagen hierfür sind das AÜG (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) sowie das Mindestlohngesetz. Etwa sind nach Letzterem die Nachweise zur Zahlung des Mindestlohns mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Informationen zum Thema Arbeitszeugnisse und rechtliche Grundlagen sind bei Haufe zu finden.

Was es für Arbeitgeber zu beachten gilt

Was den Umgang mit Personalakten und deren Aufbewahrung betrifft, gibt es für Arbeitgeber bestimmte Empfehlungen. Ganz unabhängig von den jeweiligen geltenden Fristen ist es empfehlenswert, die digitale Personalakte mindestens für die Dauer bestimmter Ausschluss und Verjährungsfristen aufzubewahren. Gemäß der gesetzlich geltenden Verjährungsvorschriften können gegebenenfalls Ansprüche aus älteren Arbeitsverhältnissen bis zum Ablauf von drei Jahren bestehen. Zu diesen Ansprüchen gehören etwa die Erstellung von Arbeitszeugnissen oder Schadenersatzansprüche. Aus diesem Grunde sollten Arbeitgeber stets beachten, dass die vollständige Personalakte der Arbeitnehmer erst dann endgültig beseitigt werden sollten, sobald sämtliche bestehenden gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erfüllt sind.

Weiterhin stellt sich für Arbeitgeber die Frage, wie mit der alten Personalakte zu verfahren ist, nachdem die digitale Personalakte eingeführt wurde. Es ist empfehlenswert, die wichtigsten Dokumente zunächst im Original, also in Papierform aufzubewahren. Dazu gehören befristete Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben. Auch Arbeitsverträge mit nachträglichem Konkurrenzverbot sollten im Original aufbewahrt werden. Das Gesetz sieht für solche Verträge noch immer die Schriftform vor.

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Für Arbeitgeber gibt es bestimmte Empfehlungen, was den Umgang mit Personalakten betrifft. (Quelle: Adobe Stock / gustavofrazao)

Arbeitgeber haben weiterhin geltende Datenschutzgrundsätze zu berücksichtigen. Für die elektronische Personalakte gibt es im Hinblick auf personenbezogene Daten gewisse Löschfristen. Diese dürfen grundsätzlich nur so lange gespeichert werden, wie es für die Datenverarbeitung erforderlich ist. Hierbei gehen grundsätzlich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vor, doch ist im Einzelfall zu prüfen, wie viel Zeit für die Verarbeitung notwendig ist. Speziell für sensible personenbezogene Daten wie etwa gesundheitliche Informationen dürfen nicht länger als erforderlich aufbewahrt werden.

Für Krankheitsdaten der Arbeitnehmer gilt, dass diese zwölf Monate nach Erkrankungsbeginn zu löschen sind, sofern die Fehlzeiten bei nicht mehr als sechs Wochen in einem Jahr liegen. Sollten die Fehlzeiten sechs Wochen innerhalb eines Jahres übersteigen, so dürfen Arbeitgeber im Hinblick auf ein Kündigungsverfahren noch bis zu vier Jahre lang auf diese Daten zurückgreifen.

Jedoch unterliegen Gesundheitsdaten typischerweise nicht der zehnjährigen Speicherfrist, die sich für steuerlich bedeutsame Daten aus § 147 AO und § 257 HGB ergeben.

Was die Daten aus dem betrieblichen Eingliederungs-Management betrifft, herrscht über den Umgang keine Klarheit. Diese Daten sollten Arbeitgeber frühestens nach drei Jahren löschen, vorteilhafter ist es, die Daten bis zu fünf Jahre aufzubewahren und nach Rücksprache mit den Betroffenen zu löschen.

Digitale Personalakte und ihre Vorteile für Arbeitnehmer

Das Recht des Arbeitgebers beschränkt sich hinsichtlich der digitalen Personalakte darauf, diese zu führen. Eine gesetzliche Vorschrift hierfür liegt nicht vor. Führen Arbeitgeber eine digitale Personalakte, so ergeben sich hieraus bestimmte Rechte des Arbeitnehmers, die gleichermaßen Pflichten des Arbeitgebers sind.

Arbeitnehmer haben das Recht, jederzeit ohne Angabe von Gründen einen Einblick in die Personalakte zu erhalten. Ebenso dürfen Arbeitnehmer jederzeit den Betriebsrat hinzuziehen. Auch dürfen Arbeitnehmer Kopien bestimmter Komponenten der Personalakte anfertigen. Was die Inhalte der Akten betrifft, dürfen Arbeitnehmer dazu Stellung beziehen und hierzu eine Erklärung oder Gegendarstellung abgeben. Ebenso haben Arbeitnehmer das Recht, falsche Angaben aus der Personalakte entfernen zu lassen. Etwaige Falschangaben können Arbeitnehmer auch gerichtlich geltend machen.

Quelle Titelbild: Adobe Stock / MQ-Illustrations

 

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