CIOs kennen sicherlich das Mantra: Das Unternehmen muss die Kosten senken. Ein guter Ausgangspunkt für dieses Vorhaben stellen die Public Clouds dar. Hier fließen oftmals unnötig hohe Summen hin, die IT-Manager im Auge behalten sollten.

Die Corona-Krise hat die wirtschaftliche Lage vieler Unternehmen verschärft. Wenn kaum noch Einnahmen sprudeln, muss man eben die Ausgaben, sprich die Kosten senken. Doch kurzfristige Kostensenkungen sind oft zu kurz gedacht. Eine langfristige Kostenkontrolle schließt mit ein, zu untersuchen, wie gut die IT-Ressourcen in Ihrem Unternehmen genutzt werden. Das Stichwort heißt Kosten-Governance.

Kostenoptimierung versus Kosten-Governance

Vielleicht kennen Sie das aus Ihrem Unternehmen: Wenn das Wasser steigt, müssen schnelle Lösungen her. CIOs wie IT-Manager werden aufgefordert, Kosten in ihrem Bereich zu senken. So lassen sich zwar schnell kurzfristige Erfolge erzielen. Die sind aber schwer aufrechtzuerhalten, und am Ende steht das Unternehmen wieder da, wo es begonnen hat. Kosten-Governance hingegen zielt auf langfristige Effekte, etwa hinsichtlich der Cloud-Nutzung. Es handelt sich also um einen reglementierten Prozess, der zum einen rasch Ergebnisse liefert, dabei aber kontinuierliche und anhaltende Verbesserungen anstrebt.

 

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Die Grundlage bildet ein Kosten-Governance-Framework. Die folgenden Prozesse skizzieren einen Ausgangspunkt, um in Ihrem Unternehmen mit Kosten-Governance zu beginnen.

 

• • Kosten-Governance-Gremium einrichten
    Als CIO können Sie alleine wenig bewirken. Rufen Sie ein Gremium ein, das sich aus verschiedenen Fachbereichen zusammensetzt, etwa Finanzen, IT, Security und Compliance. Eine Führungskraft aus der Unternehmensleitung, das könnte auch der CIO sein, sollte dabei als Schirmherr fungieren. So lassen sich potenzielle Hindernisse besser aus dem Weg räumen und es können zudem schneller Entscheidungen getroffen werden.

 

• • Regelmäßige Meetings
    Wöchentliche Treffen des Kosten-Governance-Gremiums sind ein sinnvolles Intervall, um die Dinge zügig voranzutreiben. Diese Meetings lassen sich angesichts der gegenwärtigen Krise auch virtuell durchführen – mit einer klaren Tagesordnung und möglichst mit allen Mitgliedern. Sobald das Team eingespielt und etabliert ist, genügt es, die Meetings nur noch ein- oder zweimal pro Monat abzuhalten.

 

• • Ausgabenziele für die Cloud
    Der Finanzbeauftragte des Kosten-Governance-Gremiums legt die Zielvorgaben bezüglich des Budgets fest und bestimmt die Kennzahlen für Kosteneinsparungsziele. Weitere wichtige Themen, die Sie im Auge behalten sollten, sind etwa die Vertragsbedingungen und die Frage, was realistische Budgets für den kommenden Berichterstattungszeitraum sind. Dabei gilt es möglichst einen Vendor-Lock-in zu vermeiden, da dieser den Sparbemühungen in der Regel diametral entgegensteht.

 

• • Vermeidbare Ausgaben identifizieren
    Bei den Kosteneinsparungen geht es vorrangig um schnelle, aber nachhaltige Erfolge, die nicht gleich wieder verpuffen. Als Kostenschleudern erweisen sich nicht genutzte, überlastete oder schlecht zugeordnete Ressourcen in der Cloud. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Cloud-Experten kann diese Phase beschleunigen. Dauerhafte Kostenoptimierung lässt sich durch eine sorgfältige Evaluierung der Applikationsarchitekturen erreichen.

 

• • Unkalkulierbare Kosten vermeiden
    Sobald die ersten Maßnahmen für Kosteneinsparungen laufen, geht es nun daran, Durchsetzungsrichtlinien bezüglich Cloud-Kosten, -Nutzung, -Sicherheit und -Governance auszuarbeiten. Zur Überwachung dieser Richtlinien eignen sich im Anschluss Tools von Drittanbietern, die auf Verletzungen der Richtlinien hinweisen.

 

• • Kosten-Governance beschleunigen
    Um schnell die Cloud-Ausgaben zu optimieren, bietet sich die Zusammenarbeit mit einem Partner an, der von der Überprüfung Ihres IT-Bestandes bis hin zur Behebung von Schwachstellen, detaillierten Abrechnungsberichten, Kostenidentifizierung und Statusberichten hinsichtlich Budgetgrenzen alles liefert, was Sie für eine angemessene Kosten-Governance benötigen. Dabei ist es ganz egal, welche Cloud-Plattform Sie verwenden.

 

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Quelle Titelbild: Adobe Stock / Jirapong