Ohne wasserdichten Vertragsentwurf kein Kaufabschluss, ohne aussagekräftiges Strategiepapier keine Budgetfreigabe – Business-Dokumente sind oft der Ausgangspunkt für geschäftskritischen Fortschritt. Dennoch erhalten sie nur selten die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Insbesondere in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen und verteilten Teams muss sich das ändern – und kann von entsprechenden digitalen Tools unterstützt werden.

 

Bilder, Grafiken, Logos, Textbausteine und Metadaten – Mitarbeiter müssen Business-Dokumente meist aus einer Vielzahl solcher Inhalte zusammensetzen. Das gewünschte Element in der unternehmensweiten Ordnerstruktur und über unzählige digitale Tools verstreut zu finden, ist dabei die erste ressourcenintensive Hürde. Prüfen, ob das Element den aktuellen Compliance- und Branding-Richtlinien entspricht, kostet abermals Zeit und Nerven. So kann es vorkommen, dass nicht jedes finale Dokument den unternehmenseigenen Ansprüchen standhält – und trotzdem versendet wird.

Selbst wenn das Dokument auf Herz und Nieren geprüft und mit entsprechend hoher Qualität fertiggestellt wurde, bleibt eine Tugend oft auf der Strecke: die Effizienz in der Erstellung und Bearbeitung. Laut einer aktuellen Templafy Studie unter 1.200 deutschen Arbeitnehmern benötigt mehr als die Hälfte der Befragten mindestens vier bis sechs Arbeitsstunden für das Auffinden der richtigen Informationen und Dateien – pro Woche! Zudem kommt es gerade im hybriden Arbeitsumfeld zu doppelter Arbeit und einem Chaos verschiedenster Dokument-Versionen, denn Mitarbeitende nutzen bis zu 15 Tools für ihre tägliche Arbeit.

Dadurch entsteht nicht selten ein Dokumente-Chaos und selbst die am besten organisierten Mitarbeiter verlieren schnell den Überblick. Wer kann es ihnen verdenken?

Mehr digitale Tools gegen den Tools Overload? Konsolidierung ist das Zauberwort.

Den Tools Overload mit weiteren digitalen Anwendungen zu bekämpfen, scheint jedoch nur auf den ersten Blick fern jeglicher Vernunft. Auf den zweiten Blick überwiegt die Erkenntnis, dass neue Technologien, die sich in bestehende Anwendungen integrieren lassen, durchaus ganze Workflows verbessern können. Denn: Durch Schnittstellen zu den Anwendungen, die bereits genutzt werden, vermeiden Unternehmen Prozessbrüche – und das oft beklagte Wechseln zwischen Tools. In der Dokumenterstellung stellen beispielsweise cloud-basierte Plattformen die benötigten Inhalte, wie Textbausteine zur Unternehmenshistorie oder Grafiken zur Erklärung eines Produktes, direkt in den bereits vorhandenen Tools zur Verfügung. So können die Mitarbeiter einfach in Microsoft Office, Google Workspace oder Salesforce auf die benötigten Inhalte zugreifen und diese verwenden, ohne selbst auf langwierige Suche zu gehen. Die Arbeitsumgebung bleibt dabei die Gleiche.

Indem übergeordnete Teams als Content Owner fungieren, garantieren Unternehmen außerdem die Aktualität und Richtigkeit der bereitgestellten Inhalte. Das heißt, wenn die Corporate Identity verändert wird oder Marketingmaterialien ein Update erhalten, erneuern die verantwortlichen Abteilungen die Inhalte in der Cloud. Mitarbeiter in allen relevanten Abteilungen und Teams bekommen dadurch automatisch die aktuellsten und richtigen Templates und Inhalte angezeigt, ohne dafür selbst Anpassungen vornehmen oder Informationen sammeln zu müssen. Das alles ist unter dem Begriff Content Enablement zusammengefasst.

 

 

Ein Beispiel: Das Unternehmen hat seine Boiler Plate neu aufgesetzt. Ein Element, das in vielen Dokumenten und Präsentationen gebraucht wird und wichtige Informationen für Leserin und Leser enthält. Mit cloud-basierten Tools kann die Boiler Plate per Knopfdruck von den Verantwortlichen, beispielsweise von den Brand Managern, aktualisiert und in Sekundenschnelle unternehmensweit verteilt werden. Dazu nutzen die Anbieter Schnittstellen zwischen ihrem Software-Produkt und den typischen Anwendungen am Arbeitsplatz, in denen eine Boiler Plate verwendet wird – also zum Beispiel Microsoft Word oder Google Präsentationen. Die Mitarbeitenden können anschließend innerhalb dieser bereits genutzten Arbeitsumgebung auf die Boiler Plate zugreifen.

Keine Prozessbrüche, keine Verwirrung, keine zeitaufwendige Suche nach Informationen – die Mitarbeiter steigern ihre Effizienz, während die zu erstellenden Dokumente an Qualität gewinnen. Die Erstellung von aussagekräftigen, optisch ansprechenden und vor allem inhaltlich korrekten Business-Dokumenten wird so zum Kinderspiel.

Glauben war gestern. Analysetools wissen um die Performance ihrer Dokumente.

Ohne philosophisch zu werden: Wir Menschen tendieren dazu, uns Gedanken über Dinge zu machen, die wir nicht ändern können. Auch die innovativsten Technologien können das nicht gänzlich ändern. Aber zumindest die Unsicherheiten nach dem Versenden eines Business-Dokuments lassen sich mit modernen Tools minimieren.

Dafür sorgen Analyse-Funktionen, mit denen Mitarbeiter auf die Wirksamkeit eines Dokuments schließen können. Die Tools versorgen die Ersteller des Dokuments mit wissenswerten Einsichten zu Öffnungsraten, Verweildauern der einzelnen Seiten oder Klickraten auf Links und Bilder. Im Umkehrschluss erhalten sie dadurch Learnings zur Optimierung: Erhält die für die Botschaft meines Dokuments wichtigste Grafik weniger Aufmerksamkeit als ein belangloses Schmuckbild? Oder werden ganze Seiten mit elementaren Inhalten eher übersprungen als tatsächlich gelesen? Dann können Unternehmen effektiv reagieren: Sie ändern das Design der Grafiken, platzieren sie prominenter im Dokument oder kürzen Texte zu prägnanten Stichpunkten. Sie optimieren dadurch kontinuierlich die Performance der Dokumente und tragen dabei schlussendlich zu einem positiven Betriebsergebnis bei. Denn je besser die Dokumente beim (potenziellen) Kunden ankommen, desto wahrscheinlicher ist die initiale Zielerreichung: Kaufabschluss, Finanzierungsrunde oder Projektfreigabe.

Der Umgang mit Dokumenten muss spätestens jetzt, in Zeiten von hybrider Arbeit, von Führungskräften priorisiert werden. Ein effizienter Erstellungsprozess schafft freie Kapazitäten, die für fachlich wichtige Aufgaben genutzt werden können. Intelligente Analyse-Tools helfen, die Erfolgsaussichten von Dokumenten kontinuierlich zu erhöhen. All das wirkt sich positiv auf das Betriebsergebnis aus – und dürfte Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen freuen.

 

 

 Über den Autor

Jan Mechtel ist Co-Founder By Acquisition und Geschäftsführer Deutschland bei der Content Enablement Plattform Templafy. Nach seinem Master-Studium in Finance an der ESCP Business School Berlin und erfolgreichen Stationen bei Ableton und McKinsey, gründete Jan 2010 das Berliner Software-Startup Veodin (HTGF finanziert). Als Managing Director leitete Jan 8 Jahre lang und bis zum erfolgreichen Exit an Templafy die Geschicke der Powerpoint-Experten.

 

 

 

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Quelle Titelbild: AdobeStock /SergeyBitos