Die Zukunft der Arbeitswelt liegt in der Prozessautomatisierung, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, viel schneller und effizienter zu agieren als Ihre Mitbewerber. Wie der konkrete Fahrplan aussieht, mit dem Sie Process Automation erfolgreich etablieren und welche Prozesse sich für Sie am besten eignen, erfahren Sie im Whitepaper „The Future of Work“ inkl. Link zu unserem kostenlosen Process Automation Bewertungs-Tool.

 

Als IT-Leiter oder Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen haben Sie bereits die Notwendigkeit der Prozessautomatisierung und die daraus erwachsenden Vorteile verstanden. Doch der Weg von der Einsicht zur Umsetzung, also von der Theorie in die Praxis, wird oft als mühsam und nicht greifbar genug empfunden. Oft fehlt jedoch nur ein geeigneter Einstiegspunkt, um Process-Automation-Projekte erfolgreich im eigenen Unternehmen anzustoßen. Es geht zunächst darum, einen geeigneten Projektstart zu definieren, um die Prozessautomatisierung im Unternehmen zu implementieren.

 

Der richtige Einstiegspunkt zur Prozessautomatisierung

Sie kennen zwar bereits die Vorteile und die Notwendigkeit von Process Automation, haben jedoch noch nicht einen geeigneten Startpunkt gefunden, um loszulegen und diese in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Mögliche Gründe dafür sind vielfältig:

• Die Erwartungen sind nicht klar definiert. Die Ziele müssen klar abgesteckt sein, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

• Statt zunächst die tiefhängenden Früchte zu ernten, will man gleich zu Beginn komplexe Prozesse automatisieren.

• Es liegt kein konkreter Fahrplan vor. Ein klarer, strategischer Fahrplan muss die strategischen Ziele der Automatisierung klar umreißen.

• Der Geschäftsbereich und die IT arbeiten garnicht oder nur unzureichend zusammen.

• Es fehlen Mitarbeiter mit dem notwendigen Know-how.

 

Dem Führungspersonal fehlt oftmals schlichtweg das notwendige Gesamtbild. Die Vorteile der Prozessautomatisierung liegen zwar auf der Hand:

• Durch die Reduktion manueller Routineaufgaben im Tagesgeschäft werden monotone Arbeitsabläufe von den Schultern der Mitarbeiter und Teams genommen. So können sich alle auf das Wesentliche konzentrieren.

• Die Zufriedenheit von Kunden wird durch schnellere Reaktionszeit aufgrund verkürzter Ausführungszeiten erhöht.

• Die Prozesse selbst gewinnen deutlich an Effizienz, die Nachbearbeitung und Rückfragen der Kunden werden wegen weniger Erfassungsfehlern und Verbesserung der Qualität minimal. Das spart Kosten.

• Der Faktor Mensch als potenzielle Fehlerquelle lässt sich dank Automatisierung weitgehend eliminieren. Die Genauigkeit bei komplexen Prozessen wird erhöht und somit richtige Ergebnisse, Kalkulationen und Entscheidungen gleich im ersten Anlauf erreicht.

• Den Mitarbeitenden steht durch die Freigabe manueller Ressourcen insgesamt mehr Zeit für geistig kreative Mehrwertaufgaben und Innovation zur Verfügung.

• Es entsteht mehr Freiraum und Zeit für komplexere Aufgaben des Tagesgeschäfts durch die Minimierung manueller Routineaufgaben.

• In eventuellen Lastspitzen kann durch die Elastizität und Flexibilität des digitalen Assistenten situativ unterstützt werden.

• Durch Best-Practice-Vorgehen und -Technologie erreichen die digitalen Assistenten bereits nach Monaten und nicht erst nach Jahren eine erhöhte Rentabilität.

 

Die konkrete Anwendung im eigenen Unternehmen ist jedoch für viele nicht so recht greifbar. Doch Process Automation ist an sich kein Hexenwerk. Ein erfahrener Partner kann die Implementierung im Unternehmen unterstützen. Die Zeit drängt, denn Prozessautomatisierung ist keine ferne Zukunftsvision, sondern ist bereits in der Gegenwart angekommen – vielleicht auch schon bei der Konkurrenz. Denken Sie in großen Dimensionen, aber fangen Sie klein an, denn bei der Process Automation geht es vor allem um langfristige Vorteile und nicht nur um kurzfristige Erfolge.

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Integration Schritt für Schritt

Die Integration von Process Automation folgt einer klaren Logik. Ein erfahrener Partner wie Expleo an der Seite kann Unternehmen dabei unterstützen, Process Automation erfolgreich zu implementieren und anzuwenden. Intelligente Assessments analysieren dabei den IST-Zustand und geben Aufschluss darüber, wo Sie sich auf Ihrem Weg zur Process Automation befinden. Dabei wird systematisch untersucht, inwieweit Ihre Prozesse für die Automatisierung bereit sind und wie Sie die Automatisierung in Ihrem Unternehmen effizient und effektiv ausbauen können.

Damit die Implementierung von Process Automation erfolgreich über die Bühne geht, sind einige Dinge zu beachten:

• Einen klaren strategischen Fahrplan erstellen. Dieser muss objektiv sein und einen standardisierten Ansatz zur Identifizierung, Bewertung und Priorisierung der für die Automatisierung ausgewählten Geschäftsprozesse enthalten.

• Die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsbereichen und der IT ist von zentraler Bedeutung.

• Eine vorausschauende Planung stellt sicher, dass eine Prozessautomatisierung nicht zu unangenehmen Engpässen in der Wertschöpfungskette führt.

• Die Mitarbeiter müssen den Weg mitgehen. Daher gilt es im Vorfeld zu bedenken, dass Process Automation Schulungen und Trainings der Mitarbeiter erfordert.

• Analyse der Prozesse. Die erste Etappe auf der Reise zur Automatisierung sollte darin bestehen, alle manuellen Prozesse zu hinterfragen. Sind sie noch notwendig, oder lassen sich einzelne Abläufe entfernen oder verbessern? Die Optimierung von Prozessen vor der Automatisierung lohnt sich in jedem Fall.

 

Menschliche Arbeit bereichern

Entgegen vielen Befürchtungen soll Prozessautomatisierung keineswegs Menschen 1:1 am Arbeitsplatz durch Software-Roboter ersetzen. Ganz im Gegenteil. Es geht bei der Process Automation vor allem darum, menschliche Arbeit zu bereichern. Die Zukunft liegt in hybriden Arbeitsmodellen mit Mensch und Maschine. Die Roboter sind dazu da, um sich auf die banaleren Aufgaben zu konzentrieren und den Menschen den Rücken freizuhalten für kreative und strategische Tätigkeiten.

Zum Beispiel lässt sich die manuelle, zeitaufwendige Eingabe von Reisekostenabrechnungen leicht automatisieren. Der zuständige Mitarbeiter hat stattdessen Zeit, sich mit der Analyse von Ausgabentrends zu beschäftigen. Das reduziert nachhaltig die Betriebskosten. Wenn es den Mitarbeitern gelingt, vermehrt strategisch, statt administrativ zu arbeiten, dann werden Mensch und Bot ziemlich beste Freunde.

 

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Der Fahrplan zur Automatisierung

Die Umsetzung von Process Automation erfordert also eine detaillierte Planung und ein gutes Erwartungsmanagement. Am Beginn steht ein klar definierter Fahrplan. Das Unternehmen muss Bereiche für die Automatisierung identifizieren, die Auswirkungen auf die Mitarbeiter darlegen und die Vorteile von New Work hervorheben. Digitale Initiativen sind eine prima Gelegenheit zum Empowerment der Mitarbeiter, damit diese eine stärkere Verantwortung für das Unternehmen entwickeln.

Über intelligente Assessments finden Sie heraus, was in Punkto Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen möglich ist. Ein erfahrener Partner wie Expleo kann Sie in die Welt der Prozess-Automatisierung begleiten, mögliche Herausforderungen aus dem Weg räumen und den gesamten Prozess, von der geplanten Implementierung bis hin zur finalen Anwendung, End-to-End zum Erfolg führen.

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Quelle Titelbild: AdobeStock / fizkes