KI zählt zu den wichtigsten Treibern im Dokumentenmanagement im Jahr 2025. Was vor Kurzem noch als technologischer Hype galt, ist heute Realität. Sprachmodelle wie ChatGPT und andere KI-Tools sind feste Bestandteile vieler Business-Anwendungen, auch im Dokumentenmanagementsystem. Sie übernehmen Aktivitäten, die ein Anwender normalerweise vor dem Bildschirm macht. Das geschieht schneller, präziser und mit minimalem Aufwand für die Nutzenden. Aufgaben, die früher Tage oder Wochen beansprucht haben, lassen sich nun in wenigen Minuten erledigen. Hintergründe zu diesem Thema präsentiert Jens Büscher, CEO und Gründer von Amagno, in seinem Beitrag. 

Die neue Effizienz im Dokumentenmanagement fördert die Automatisierung in nahezu allen Unternehmensbereichen. Chatbots beantworten Standardanfragen im Kunden- und Lieferantenservice, entlasten Support-Teams und sorgen für zügige Reaktionen. Auch die Informationssuche wird durch KI vereinfacht. Intelligente Suchfunktionen liefern in Sekunden passende Ergebnisse und sparen wertvolle Zeit. Gleichzeitig übernehmen KI-basierte Workflows zunehmend Routineaufgaben. Sie arbeiten schneller, zuverlässiger und erkennen Zusammenhänge, die vorher unentdeckt blieben.

Die Arbeitswelt steht damit vor einem tiefgreifenden Wandel. Umso wichtiger ist es, die konkreten Vorteile, aber auch mögliche Herausforderungen beim Einsatz von KI im Dokumentenmanagement genau zu betrachten.

Die Vorteile von KI in Dokumentenmanagementsystemen

Künstliche Intelligenz macht Dokumentenmanagementsysteme deutlich leistungsfähiger. Sie verarbeitet große Datenmengen in kurzer Zeit, erkennt Muster und stellt relevante Informationen in Echtzeit bereit. Das erleichtert fundierte Entscheidungen und steigert die Effizienz im gesamten Unternehmen. Hier sind sechs konkrete Vorteile, die für den Einsatz einer KI-gestützten DMS Software sprechen:

1. Zeitersparnis bei der Datenverarbeitung

KI hilft dabei, eine stetig wachsende Menge an Dokumenten schneller zu analysieren und zu organisieren als jede manuelle Lösung. Kritische Inhalte werden automatisch erkannt, korrekt gekennzeichnet und in passende Kategorien einsortiert. Dadurch lassen sich gesuchte Informationen jederzeit effizient auffinden. Mitarbeitende können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt Zeit mit dem Sortieren und Ablegen von Dokumenten zu verbringen.

2. Einsatz bei unstrukturierten Daten

Viele Informationen liegen heute in Formaten vor, die sich nicht einfach analysieren lassen, etwa E-Mails, Bilder oder Präsentationen. Eine intelligente DMS Software mit KI erkennt Inhalte auch in solchen unstrukturierten Daten, filtert sie nach bestimmten Kriterien und stellt sie strukturiert zur Verfügung. Damit entfällt ein Großteil des manuellen Aufwands bei der Informationsgewinnung.

3. Höhere Datenqualität

Durch die automatische Prüfung von Eingaben, das Erkennen von Dubletten und die richtige Zuordnung von Dateien verbessert KI die Datenbasis im Unternehmen. Fehlerhafte oder unvollständige Informationen werden reduziert, was die Grundlage für verlässliche Analysen und Entscheidungen schafft.

4. Intelligente Dokumentenvorbereitung

KI-Systeme erkennen thematische Zusammenhänge und finden passende Vorlagen oder Inhalte. So lassen sich etwa Arbeitsverträge auf Basis vorliegender Bewerbungsunterlagen automatisch vorbereiten. Einzelne Informationen wie Name, Position oder Gehaltswunsch lassen sich automatisiert in vorhandene Vertragstexte einfügen, auch wenn diese im Rahmen einer textbasierten Benutzereingabe, etwa in einem Chat-Interface, bereitgestellt werden. Das spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und erleichtert standardisierte Prozesse in der Personalverwaltung und anderen Abteilungen.

Conversational ECM – Dokumente per Chat steuern

Ein spannender Ausblick auf die Zukunft des Dokumentenmanagements ist das sogenannte Conversational ECM. Statt über klassische Masken, Ordner oder Schlagworte auf Inhalte zuzugreifen, kommunizieren Mitarbeitende direkt per Spracheingabe oder Chat mit dem System. Möglich machen das KI-Technologien wie GPT, die Inhalte verstehen und in Echtzeit beantworten können.

Ein echter Wandel vollzieht sich dabei im Umgang mit Informationen: Statt sich durch unzählige Inhalte zu klicken und die Antwort selbst zusammenzustellen, formulieren Mitarbeitende einfach ihre Aufgabe im Chat und erhalten direkt die passende Antwort. Die KI analysiert im Hintergrund alle relevanten Quellen, liefert konkrete Ergebnisse und verweist auf Fundstellen zur Überprüfung. So werden zeitaufwendige Recherchen und Routinetätigkeiten deutlich reduziert. Der Fokus liegt nicht mehr auf der Suche, sondern auf der Lösung. Kurz gesagt: Die KI liefert die Antwort,  schnell, präzise und direkt.

Beispielsweise lassen sich Verträge, Rechnungen oder Projektunterlagen künftig einfach per Fragebefehl aufrufen: „Zeige mir alle offenen Rechnungen von Kunde X aus dem letzten Quartal.“ Die KI durchsucht im Hintergrund sämtliche verbundenen Quellen, wertet Inhalte aus und liefert direkt die passende Antwort, inklusive Dokumentvorschau oder weiterführender Bearbeitungsoptionen.

Gibt es auch Nachteile?

Trotz aller Vorteile bringt der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement auch Herausforderungen mit sich. Besonders der hohe Energieverbrauch ist kritisch. KI-Anwendungen benötigen viel Rechenleistung, was Rechenzentren an ihre Grenzen bringt und den Strombedarf steigen lässt, ein relevanter Punkt in Zeiten der Energiewende.

Ein anderer oft unterschätzter Punkt ist das nötige Wissen beim Prompten. Wer keine klaren und kontextreichen Anweisungen geben kann, erhält oft ungenaue oder unbrauchbare Ergebnisse. Das bedeutet: Ohne Know-how bringt selbst die beste KI wenig Mehrwert. Auch hier ist Aufklärung gefragt, nur informierte Nutzerinnen und Nutzer können die Potenziale der Technologie voll ausschöpfen und Fehlanwendungen vermeiden. So kann die KI technisch nicht große Datenmengen verarbeiten. Eine Abfrage nach der Summe aller Rechnungen eines großen Unternehmens wird eine klassische KI nicht beantworten können. Auch dazu ist die Aufklärung der Anwender notwendig, um die Grenzen zu erkennen.

Auch beim Datenschutz gibt es Bedenken. Oft ist unklar, wo und wie Daten verarbeitet werden, vor allem bei cloudbasierten KI-Diensten. Sensible Inhalte wie Lebensläufe oder Verträge sollten deshalb durch technische Regeln geschützt werden, etwa durch gezielte Sperrung bestimmter Dokumentenarten für KI-Funktionen. Für diese Sicherheit sorgt das darunterliegende Dokumentenmanagement, welches ergänzend die KI vom Internet abkapselt, um sensible Daten nicht abfließen zu lassen.

Zudem braucht es mehr Bewusstsein bei den Nutzenden. Nur wer versteht, was hinter KI-Anwendungen steckt, kann verantwortungsvoll damit umgehen. Unternehmen und Entwickler sind gefragt, die Technologie effizient, datenschutzkonform und ressourcenschonend einzusetzen.

Fazit

Künstliche Intelligenz eröffnet dem Dokumentenmanagement völlig neue Möglichkeiten. Sie steigert die Effizienz, reduziert manuelle Aufgaben und schafft wertvolle Einblicke aus großen Datenmengen. Gleichzeitig erfordert ihr Einsatz ein hohes Maß an Verantwortung, im Hinblick auf Energieverbrauch, Datenschutz und den sinnvollen Umgang mit Ressourcen. Wer KI gezielt einsetzt, statt auf flächendeckende Automatisierung zu setzen, kann die Vorteile nutzen, ohne ökologische oder ethische Risiken aus dem Blick zu verlieren.

Entscheidend ist ein bewusster, gut geplanter Einsatz. Technisch durchdacht und organisatorisch eingebettet.

 

 

Quelle Titelbild: Pexels / Mikhail Nilov