Cloud-ECM: Einstieg in die Digitalisierung im Mittelstand

Enterprise Content Management (ECM) Systeme haben sich in deutschen Unternehmen zunehmend etabliert. Eine aktuelle Marktanalyse von Fortune Business Insights belegt die gestiegene Akzeptanz im europäischen Raum, bei der ECM-Nutzung zeigt sich ein beachtliches Wachstum: Europa trug im Jahr 2025 etwa 12,17 Milliarden US-Dollar zum Weltmarkt bei – was einem Anteil von fast 25 Prozent entspricht. 2026 sollen es schon 14 Milliarden US-Dollar sein. Dieses Wachstum ist auf die zunehmende Akzeptanz cloudbasierter Dienste zurückzuführen. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) erkennen die Vorteile von cloudbasierten ECM-Systemen: Die digitalen Workflows lassen sich standardisiert und sukzessive einführen und erleichtern das Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von geschäftlichen Dokumenten sowie Informationen. Wie eine effektive Einführung eines Cloud-ECM gelingt, erläutert Olaf Stammer, Manager Solution Marketing bei TA Triumph-Adler.

Das Wichtigste in Kürze

ECM-Systeme bieten Unternehmen eine zentrale Plattform für die Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Verarbeitung von digitalen Dokumenten. Gängige Unterlagen wie Rechnungen, Geschäftsbriefe oder Verträge, die ein Unternehmen über E-Mails, Uploads oder Scans erhält, lassen sich über ein ECM automatisch erfassen, versionieren und in definierte Freigabe-, Prüf- oder Bearbeitungsprozesse überführen. Hierfür bieten die Systeme standardisierte Module – wie das digitale Rechnungswesen, die digitale Personalakte, das digitale Vertragsmanagement oder die digitale Projektakte – die sich auch schrittweise einführen lassen. Die Digitalisierung dieser essentiellen Geschäftsabläufe macht die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation einfacher und effizienter. Darüber hinaus können cloudbasierte ECM-Lösungen hybride Arbeitsweisen unterstützen und die IT-Sicherheit von Firmen stärken.

Sichere digitale Dokumentenprozesse für Unternehmen jeder Größe

Laut Cloud Report 2026 des Digitalverbandes Bitkom verfolgen 75 Prozent der Unternehmen mit dem Einsatz von Cloud-Lösungen das Ziel, ihre IT-Sicherheit zu erhöhen. Dieser Trend ist auch bei ECM-Lösungen zu spüren. Der Vorteil eines cloudbasierten ECM gegenüber einer On-Premises-Lösung ist, dass professionelle Service-Provider die Lösungen aus Rechenzentren anbieten, die strenge Sicherheitsstrategien umsetzen. Unternehmen profitieren so von zertifizierten Sicherheitsstandards, robusten Schutzmechanismen und hochverfügbaren IT-Systemen.

Darüber hinaus lassen sich ECM-Systeme aus der Cloud flexibler anpassen. Sie werden als Software-as-a-Service-Modelle (SaaS) angeboten. Bezahlt werden nur jene Service-Module, die benötigt werden. Je nach aktuellem Bedarf lassen sich Elemente wie Speichergrößen, IT-Services und Zusatzservices schnell skalieren. Ist der Workload einmal geringer, kann der Dienst flexibel angepasst werden. Die modulare Struktur moderner ECM-Systeme aus der Cloud erlaubt zudem eine individuelle Gestaltung, sodass neue Funktionen einfach hinzugefügt werden können.

Auch im Kontext des hybriden Arbeitens bietet ein Cloud-ECM klare Vorteile. Mitarbeitende, die im Homeoffice bzw. ortsunabhängig arbeiten wollen, benötigen jederzeit einen sicheren Zugriff auf relevante Dokumente und Informationen. Eine cloudbasierte ECM-Lösung ermöglicht genau das: Wichtige Informationen, Belege oder Dokumente sind von überall und zu jeder Zeit sicher auffindbar, abrufbar oder aktualisierbar.

So gelingt die ideale Einführung eines cloudbasierten ECM

Für Unternehmen, die von den Vorteilen eines cloudbasierten ECM-Systems überzeugt sind, stellt sich die Frage, wie dieses am besten eingeführt werden kann. Damit das Tagesgeschäft nicht darunter leidet, sollte das Vorgehen strategisch erfolgen und vorab ein Konzept erstellt werden. Gerade zu Beginn kann es sich lohnen, erfahrene Dienstleister einzubinden. Sie können dabei unterstützen, ein Einführungskonzept strukturiert zu erarbeiten. Bei der Konzeption ist es wichtig, dass ein Unternehmen sich am Anfang genau überlegt, wofür das ECM-System künftig konkret eingesetzt werden soll, damit Anforderungen möglichst präzise definiert werden können. Ein abteilungsübergreifender Workshop ist zum Start daher ein gängiges Mittel.

Workshops dieser Art sollten idealerweise die technische Seite beleuchten und gleichzeitig die Perspektive bzw. die konkreten Bedürfnisse der Mitarbeitenden mit einbeziehen. Zur Technik zählt, sich die bestehenden Prozesse im Detail anzuschauen. Dabei kristallisieren sich meist Ansatzpunkte für schlankere Abläufe heraus. Parallel dazu können die Teams wertvolles Feedback geben, welche Bestandsprozesse gut und welche weniger gut funktionieren und wie optimale Abläufe aus Sicht der Mitarbeitenden aussehen. Je genauer und konkreter die Analyse, desto besser die späteren Workflows. Daher sollte neben IT-Spezialisten möglichst auch die Geschäftsführung am Workshop teilnehmen. Auf diesem Wege sind von Anfang an alle im Boot und grundsätzliche Themen wie Kosten, Timings oder Zugriffsrechte können direkt abgestimmt und definiert werden.

Anhand der Workshop-Erkenntnisse kann der ECM-Anbieter ein passgenaues Konzept erarbeiten, auf dem die Implementierung aufbaut. Setzt ein Unternehmen auf ein cloudbasiertes ECM, dann entfällt eine aufwendige Konfiguration und Implementierung der Lösung in die unternehmenseigene IT-Landschaft. Unternehmen benötigen keine eigenen Server für die Dokumentenverwaltung und das Cloud-ECM lässt sich innerhalb kürzester Zeit bereitstellen.

Sobald das ECM-System implementiert ist und die Workflows eingerichtet sind, werden die User geschult. Diese Schulungen gehen unterschiedlich tief ins Detail. Bei der Schulung für Administratoren wird gezeigt, wie das System arbeitet und aufgebaut ist, denn die Administratoren sind für die Verwaltung und Pflege der IT-Infrastruktur zuständig. Im Rahmen der Key-User-Schulung werden Teamleiter mit der ECM-Lösung vertraut gemacht. Diese Schulungen sind ebenfalls ziemlich umfassend, denn in der Praxis hat es sich als sinnvoll erwiesen, wenn Key-User im nächsten Schritt die Anwender schulen. Bei der Anwender-Schulung werden dann schließlich die Mitarbeitenden abgeholt, die täglich mit dem ECM arbeiten werden.

Wie viele Beschäftigte wie intensiv geschult werden müssen, hängt von der Größe des jeweiligen Unternehmens ab: Bei KMU sollten alle Mitarbeitenden, die mit dem ECM-System zu tun haben, geschult werden. Bei Unternehmen ab 500 Beschäftigten hat es sich in der Praxis als sinnvoll herausgestellt, außer den Administratoren zunächst nur die Key-User zu schulen, die dann ihr Wissen weitergeben.

Cloud-ECM als effizienter Einstieg in die Digitalisierung

Der zunehmende Trend zum cloudbasierten ECM im Mittelstand ist kein Zufall: Grundlegende Geschäftsprozesse können effizient digitalisiert werden. Da die skizzierten Vorteile im Tagesgeschäft für die Geschäftsleitung und für die Mitarbeitenden schnell spürbar werden können, entsteht nicht selten eine Art digitaler Dominoeffekt, was die Einführung neuer digitaler Prozesse betrifft. Entscheidend ist, dass die Digitalisierung strategisch umgesetzt wird. Gemeinsam mit einem erfahrenen Partner kann die konzeptionelle Umsetzung effektiv und ressourcenschonend erfolgen. Darüber hinaus ermöglichen es cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösungen, den Betrieb der ECM-Systeme auszulagern: Full-Service-Angebote können das digitale Dokumentenmanagement beispielsweise durch integrierte IT-Sicherheitsfunktionen, automatische Updates sowie konfigurierbare Speichergrößen und Speicherorte ergänzen. Auf diese Weise können Firmen jeder Größe von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit gezielt stärken.

// Über den Autor

Olaf Stammer ist Manager Solution Marketing bei TA Triumph-Adler. Als Managed Service Provider unterstützt TA Unternehmen bei der Optimierung von papierbasierten und digitalen Dokumentenprozessen – mit dem Ziel, diese effektiver zu gestalten. Das Produktportfolio umfasst Hardware-, Software- sowie IT-Service-Lösungen, die den gesamten Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken. Als Experte für Dokumentenmanagement-Lösungen treibt Olaf Stammer bei TA seit 2003 in verschiedenen Positionen die Entwicklung, die Beratung und den Vertrieb von modernen IT-Angeboten und -Services für effektive Geschäftsprozesse voran. Zum LinkedIn-Profil.

Ausführliche Informationen zu dem Thema finden Interessierte unter: Enterprise Content Management von TA Triumph-Adler.

Bildquelle: KI-generiert (September 2026)