25. February 2020

Diese Cloud bringt mehr Flexibilität in die Zusammenarbeit

Intelligente Collaboration in der Cloud zu organisieren, ist heute viel einfacher als früher. So genannte Cloud Content Plattformen laden zur Zusammenarbeit ein. Noch hemmt die Vielfalt der unterschiedlichen Anbieter die Flexibilität – doch es gibt Lösungen für noch effizienteren Austausch auch im Homeoffice.

Ein typischer Tag im Leben von Manuela Müller (26): Sie arbeitet in der Marketingabteilung eines großen deutschen Unternehmens in München und ist derzeit im Homeoffice tätig. Manuela ist gerade dabei, die Werbekampagne für ein neues Kosmetikprodukt vorzubereiten.

Dabei arbeitet sie eng mit den Kollegen im ganzen Unternehmen zusammen, aber auch mit externen Agenturen, Textern und Fotografen. Eine Unmenge von Dokumenten, Fotos und PowerPoint-Präsentationen müssen hin und her geschickt werden. Und in vier Wochen soll schon alles fertig sein.

Beim Erstellen, Freigeben und Genehmigen von Inhalten verlassen sich mittlerweile sehr viele Marketing- und Sales-Teams auf eine Mischung aus E-Mails, Dateifreigaben, Verbraucher-Apps und gedruckten Dokumenten, um ihre Arbeit zu erledigen.

Manuelas Unternehmen ist vollständig mit Microsoft ausgestattet und verwendet zur Kommunikation Office 365 und um Dokumente auszutauschen Tools wie Teams und Sharepoint. Wenn die Informationen jedoch überall verstreut sind, wird die Zusammenarbeit immer schwieriger.

Informieren Sie sich hier über noch mehr Effizienz im Homeoffice-Alltag und im Umgang mit Ihren Salesaktivitäten!

Der digitale Workplace 

Überall, nicht nur beim Marketing und Sales, sondern in vielen Unternehmen und in ganz unterschiedlichen Abteilungen wird der digitale Workplace vorangetrieben. Entsprechend arbeiten die Mitarbeiter immer öfter remote und ortsunabhängig. Kundentermine und die Zusammenarbeit mit den Kunden finden heute immer häufiger über Collaborations-Tools statt.

Allerdings gibt es hier und da immer mal wieder Probleme, da der eine wichtige Kunde das Tool „Zoom“ für Enterprise-Videokonferenzen mit Instant-Messaging und Content-Sharing verwendet, der andere organisiert seine Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen mit dem Instant-Messaging-Dienst des US-amerikanischen Unternehmens Slack Technologies.

Slack und Dokumente werden dann auf Google Drive, den Filehosting-Dienst von Google hochgeladen. Diese Situationen führen immer wieder zu Komplikationen in der Kommunikation mit den Kunden und zu Effizienzeinbußen. Wie schön wäre es doch, wenn die Zusammenarbeit durch zahlreiche Schnittstellen zwischen den verschiedenen Collaboration- und File Sharing Tools vereinfacht werden würde, denkt sich Manuela Müller.

Liest man die Studie „The Forrester New Wave: Cloud Content Plattformen“, die neue Technologien bewertet, stellt sich heraus, dass Manuela mit ihrem Wunsch nicht alleine steht: Eine noch bessere Zusammenarbeit, noch mehr Möglichkeiten und Interconnections zwischen den vielen verschiedenen Collaboration-Tools könnten sich auch andere vorstellen „App-Design-Tools, Künstliche Intelligenz- und Governance-Funktionen sind wichtige Unterscheidungsmerkmale der unterschiedlichen Anbieter“, stellt die Studie dazu fest. Alle Anbieter arbeiten aktuell daran, noch besser zu werden.

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Mehr Flexibilität gewünscht

„Kunden wünschen sich die Flexibilität, ihre Content-Apps mit Design- und Entwicklungstools anzupassen. Cloud Content Plattformen müssen außerdem Governance- und Sicherheitsfunktionen bereitstellen, um Informationen zu schützen und als Erfassungssysteme zu dienen. KI treibt schnelle Innovationen für alle Anbieter voran“, so lautet das Fazit der Forrester-Studie.

Es gibt auch Lösungen am Markt, die beweisen, dass es optimale Flexibilität in Cloud Content Plattformen schon heute gibt. Plattformen wie Box, welche die Berater von Forrester als „Marktführer“ bewertet hat, verknüpfen alle Tools optimal miteinander. Sie vereinen Inhalte, Menschen und Anwendungen auf einer einzigen Plattform und sind mit allen anderen gängigen Sharing-Diensten kompatibel. Wer Box verwendet, kann externe Benutzer wie Lieferanten, Auftragnehmer und Geschäftspartner einfach integrieren, um gemeinsam mit ihnen sicher und effizient an Inhalten zu arbeiten.

Über 1400 Apps integriert

Die Unternehmensteams können dabei von überall, auch mobil, auf ihre Inhalte zugreifen, dabei die von ihnen bereits erprobten Apps sicher nutzen und über das gesamte Unternehmen optimal mit anderen zusammenzuarbeiten. In Box sind über 1.400 Apps integriert, darunter Office 365, G Suite, Slack, Workplace von Facebook, Salesforce und DocuSign. Der Anbieter nennt es „garantierte Best-of-Breed-Sicherheit“.

Manuela Müller ist zuversichtlich, dass ihre Kampagne rechtzeitig fertig werden wird. Sie freut sich schon auf den Moment, wenn „ihr Werbespot“ das erste Mal im Fernsehen zu sehen ist. Wenn sie dann wieder etwas mehr Zeit zur Verfügung hat, will sie die ganz neue Künstliche Intelligenz-Bilderkennung von Box testen („Box Skills“). Durch speziell entwickelte Algorithmen identifiziert und kennzeichnet das System der Content-Plattform Bilder mit Marken und Markenprodukten, aber auch Audio- und Videoaufnahmen, die für das Unternehmen wichtig sind.

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Quelle Titelbild: iStock / Eva-Katalin