Immer mehr Menschen arbeiten im Homeoffice, sodass eine reibungslose Kommunikation und Kollaboration immer wichtiger wird. Dadurch steigt auch die Nachfrage nach Microsoft Teams, das Teil des weitverbreiteten Office-365-Pakets ist. Doch die Einführung von Teams im Unternehmen hält einige Fallsticke bereit. Wir zeigen Ihnen welche!
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Viele Mitarbeiter stehen neuer Software oftmals ablehnend gegenüber (Quelle: iStock / SIphotography).
Sie führen als IT-Leiter Microsoft Teams ein, damit Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten können und die Produktivität des Unternehmens wächst? Doch der Mensch ist ein Gewohnheitstier, und viele Mitarbeiter stehen der neuen Software womöglich ablehnend gegenüber. Dies bestätigt auch eine Studie von Lenovo. Darin geben 26 Prozent der 1.000 befragten IT-Entscheider an, dass sie Bedenken hinsichtlich der Annahme der neuen Software durch die Nutzer haben. Das führt dazu, dass sie nur einen kleinen Teil der Funktionsvielfalt von Teams nutzen, Alternativen suchen oder althergebrachte Wege, wie das Kommunizieren via E-Mail, beschreiten. Die gewünschten Ergebnisse für das Unternehmen lassen sich so nicht erreichen.
Wie wäre es, wenn ein Tool die Mitarbeiter an die Hand nimmt und Schritt für Schritt durch die Funktionen von Teams führen würde – und das, während sie damit arbeiten? Ein solches Tool gibt es bereits: Die AppNavi. Und es führt nicht nur durch Teams, sondern durch jede browserbasierte Anwendung. Wir geben Ihnen anhand des Beispiels der Einführung von Teams fünf Tipps, wie Sie mit Hilfe von AppNavi die Einführung in Ihrem Unternehmen ein voller Erfolg wird.
1. Akzeptanz steigern
Bei der Einführung einer neuen Software ist es so ähnlich wie bei Maßnahmen gegen Corona. Es geht darum, die Vorteile und die Relevanz aufzuzeigen, dann steigt die Akzeptanz ganz von alleine. Der Einsatz von Microsoft Teams hat weitreichende Folgen und ändert viele Workflows und eingeschliffene Arbeitsweisen. Eine anfängliche Skepsis ist daher verständlich.
Legen Sie den Fokus darauf, die Vorteile aufzuzeigen: Komplizierte Sachverhalte lassen sich durch zahllose E-Mail erörtern oder eben in einem fünfminütigen Teams-Call. Mit Teams können sich die Mitarbeiter immer den optimalen Kommunikationsweg aussuchen: Gruppenchats, Anrufe, Videotelefonie oder HD-Videokonferenzen. Streams, in denen Informationen mit allen geteilt und Threads für verschiedene Themen gestartet werden können. Chats für kurze, informelle Abstimmungen. Das erhöht die Effizienz in der digitalen Kommunikation mit den Arbeitskollegen ebenso wie mit externen Kontakten erheblich.
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2. Anreize schaffen
Wenn Sie Anreize schaffen, sind ihre Mitarbeiter motivierter. (Quelle: iStock / metamorworks)
Teams lässt sich nicht auf einen Schlag erlernen und beherrschen. Kleine Appetithäppchen machen vielleicht Lust auf mehr. Deshalb sollten Sie bei der Einführung von Teams Themen finden, die sich sofort umsetzen lassen. Das können zu Beginn auch ganz triviale Dinge sein wie die Speisekarte der Kantine, die nun allen Mitarbeitern zentral zur Verfügung steht.
Eine besondere Rolle kommt dabei den Early Adoptern zu, die vorleben, wie sich der Alltag mit Teams vereinfacht, und frühzeitig erkennen, wo es möglicherweise hakt. Solche Multiplikatoren haben die Aufgabe, die komplette Belegschaft zu inspirieren und zu motivieren, die neue Software zu erlernen.
3. Bedenken ernst nehmen
Viele Menschen reagieren zurückhaltend auf Veränderungen. Langjährige Kollegen haben vielleicht Schwierigkeiten mit Chats, wenn sie schon immer mit E-Mails arbeiten. Emotionale Aspekte werden bei der Einführung einer neuen Software aber oftmals ignoriert. Sie müssen folglich mit Gegenwind rechnen. Das ist völlig normal in einem Change-Prozess. Unternehmen und Führungskräfte sollten eventuelle Sorgen und Nöte ihrer Mitarbeiter ernst nehmen. Dies gelingt zum Beispiel über einen anonymen Kummerkasten oder regelmäßige Umfragen.
4. Regeln festlegen
Bei Teams ist alles zentral in Gruppe verfügbar, falls gewünscht auch für externe Anwender: Sie benötigen nur einen Weblink zum entsprechenden Kanal. Schon verfügen sie sofort über alle notwendigen Informationen und Daten und sehen die gesamte Kommunikationshistorie des Teams. Sie sollten den Teams-Gruppen Regeln und Strukturen geben, damit jeder nur die Informationen erhält, die er benötigt. Ein Digital Adoption Service, wie AppNavi, führt die Anwender kontextbezogen durch die Software. Wenn es um externe Kontakte wie Kunden geht, dann weist das Tool andere Wege als beim Umgang mit Daten, die nicht nach außen dringen sollen.
Software zu installieren ist das eine, alle Mitarbeiter darin zu schulen, das andere. Die Navigationssoftware AppNavi führt ein individuelles Schritt-für-Schritt-Training direkt in der Anwendung durch (Quelle: eigene Darstellung am Beispiel von Microsoft Teams).
5. Learning on Demand
Software zu installieren ist das eine, alle Mitarbeiter darin zu schulen, das andere. Das Lernen sollte so erfolgen, dass die Mitarbeiter den Nutzen erkennen und die neue Technologie akzeptieren. Die Navigationssoftware AppNavi bietet hier den richtigen Einstieg. Sie führt ein individuelles Schritt-für-Schritt-Training direkt in der Anwendung durch. Sie lernen, während sie gleichzeitig mit der Software arbeiten. AppNavi stellt genau die Informationen bereit, die benötigt werden, um den nächsten Arbeitsschritt auszuführen und weist den Mitarbeitern den effizientesten Weg. Dadurch sind die Mitarbeiter motiviert, neue Features der Software zu lernen. Bedenken lassen sich schnell zerstreuen, da sie kein theoretisches Vorratswissen vermittelt bekommen, sondern sich unmittelbar in der Praxis vom Mehrwert überzeugen können.
AppNavi ist leicht zu implementieren und anzuwenden, auch ohne Vorkenntnisse. AppNavi funktioniert nicht nur mit Microsoft Teams, sondern auch mit zahlreichen anderen Anwendungen. Einzige Voraussetzung: Sie sind browserbasiert.
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Quelle Titelbild: iStock / AndreyPopov