Remote-Work, Home-Office, Cloud-Spaces, Virtual Workstations und Co.: Sie alle vermitteln den Eindruck, als seien sie mittlerweile fester Bestandteil nahezu aller Arbeitsumfelder. Die Realität zeichnet ein anderes Bild: Projektbasierte IT-Arbeit involviert nicht nur weiterhin sehr häufig Geschäftsreisen, in den letzten Jahren verzeichnete die Reiseaktivität in Deutschlands Unternehmen sogar ein stetiges Plus.

In Deutschland stieg die Reiseaktivität in den letzten zwei bis drei Jahren laut dem VDR Business Travel Report um satte 72 % an, wobei dabei Pandemie-Sondereffekte zu berücksichtigen sind. Unternehmen verstehen Mobilität und On-Site-Arbeit nach wie vor als Effizienz-Hebel: Durch schnellere Entscheidungsprozesse, weniger Nacharbeit und generell höhere Sicherheitsstandards als bei Remote-Work. Sinnvoll ist das allemal: Statt pauschal alles Remote oder alles On-Site zu erledigen, werden individuelle Lösungen für spezifische Projekte und Workflow-Situationen präferiert.

Die Treiber der modernen Workforce-Mobilität

Technologische Treiber. Innovative Technologien zu nutzen, heißt nicht automatisch, dass sich das Fundament für diese Technologien von ganz allein legt. Das Gegenteil ist der Fall: Der Setup-Prozess ist typischerweise so komplex, dass es dafür nicht nur ein Paar geschickte Hände, sondern auch entsprechendes Fachwissen und die notwendige Erfahrung braucht. Edge-Infrastrukturen und lokale Serverinstallationen funktionieren beispielsweise nur nach einem physischen, korrekten Installationsprozess. Mobile IT-Mitarbeiter kümmern sich vor Ort um die Verkabelung, das Stapeln von Racks und die Kopplung wichtiger Sensoren.

Ein identisches Bild zeigt sich bei Netzwerk-Rollouts und komplexen Integrationen. Bevor eine technische Integration abgenommen wird, sind allein schon viele Tests notwendig, die sich nur bedingt remote absolvieren lassen. Außerdem erfordern komplexe Integrationen eine fortlaufende Kommunikation mit Führungskräften und dem Personal vor Ort. Auch das geht im direkten Kontakt besser und effizienter als die Beteiligten regelmäßig, mal mehr, mal weniger zuverlässig, in Zoom-Calls zu ziehen.

Organisatorische Treiber. Die technologischen Treiber nehmen Einfluss auf prozessuale Treiber, denn Technologie agiert eingebunden in unternehmensinterne Prozesse. Workshops vor Ort sorgen für eine klare, einwandfreie Kommunikation aller beteiligten Personen und Stakeholder und sind oftmals zudem günstiger, weil Lösungen schneller gefunden und

Missverständnisse zügig ausgeräumt werden. Die zuvor durchgeführten Simulationen zu neuen technologischen Integrationen können einen weiteren symbolischen Rattenschwanz nach sich ziehen: Falls etwas nicht korrekt funktioniert und in der Folge Hardware ausgetauscht oder Troubleshooting-Prozesse durchgeführt werden müssen.

Regulatorische Treiber. In der EU und in Deutschland herrschen mit die striktesten Datenschutzvorgaben weltweit. Das bereitet manchmal zusätzliche Arbeit, gewährleistet zugleich aber einen hohen Sicherheitsstandard. Einige technologische Umgebungen, wie zum Beispiel solche der kritischen Infrastruktur oder Datenzentren mit kritischen Abfragen, erfordern daher allein aus rechtlichem Blickwinkel ein Setup vor Ort.

Während der erforderlichen Audits werden Verkabelungen geprüft, Plausibilitätsprüfungen finden statt und Dokumentationen werden gesichtet. All das kann nicht vollständig digitalisiert werden und macht die physische Präsenz daher unerlässlich.

Der operative Kern: Was mobil arbeitende IT-Teams tatsächlich leisten

Welche Projektphasen setzen im Regelfall eine On-Site-Tätigkeit voraus? Im Einzelfall kann das variieren, im Großteil der Fälle läuft es auf eine der folgenden Phasen hinaus:

1. Bestandsaufnahmen: Racks, Verkabelungen, Energieinfrastruktur, Temperaturen und Sicherheitsstandards werden vor Ort geprüft und dokumentiert.

2. Hardware-Installation und -Konfiguration: Netzwerkkomponenten werden physisch aufgebaut, von Servern über Edge-Knoten bis hin zur Sensorik, der Verkabelung und Racks.

3. Integrationstests: Vor Ort finden reale, praxisnahe Tests statt, um Schwachstellen zu identifizieren und Latenzen zu prüfen. Tauchen Performanceprobleme auf, werden die direkt vor Ort analysiert und behoben.

4. Abnahme: Die Arbeit wird vom Kunden abgenommen und damit validiert, zugleich findet eine Dokumentation statt und die neu geschaffene Infrastruktur wird im Live-Betrieb vorgestellt. Compliance- und Sicherheitsnachweise gehören ebenfalls in diese Phase.

5. Post-Live: Nachdem das System „angeschaltet“ wurde, wird es noch einige Tage oder wenigstens einige Stunden lang im laufenden Betrieb überwacht. Sollten Störungen auftreten, ist somit ein schnelles Eingreifen möglich.

Typische Rollen in mobilen IT-Teams

Innerhalb von erfahrenen IT-Teams weiß jede IT-Fachkraft zu jedem Zeitpunkt, was sie oder er aktuell zu tun hat. In kleineren Teams mit sehr gut ausgebildeten Fachkräften können Spezialisten bei Bedarf in mehrere Rollen schlüpfen.

Field und Deployment Engineer sind für den kompletten Aufbau der Hardware inklusive Konfiguration und Troubleshooting zuständig. Network Engineer prüfen die Routing-/Switching-Konfiguration, setzen das WLAN auf, konzeptionieren ein VLAN-Design und führen erste Performance Tests durch. System Engineer und Infrastructure Specialists schaffen vor Ort Visualisierungen und führen eine Speicher-Konfiguration durch, zudem optimieren sie die eingesetzten Server. Security Specialists kümmern sich um alles, was die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen betrifft. Project Coordinator sind die Schnittstelle zwischen allen Beteiligten: On-Site- und Remote-Teams ebenso wie dem Kunden.

Zusammenarbeit in hybriden Teams

Weder die On-Site-Teams noch die Remote-Teams arbeiten in einem abgeschotteten Umfeld. Idealerweise synchronisieren diese die laufenden Fortschritte täglich. Zuständigkeiten im Remote-Team für kritische Prozesse sollten bereits vorab festgelegt werden, ebenso müssen klare Vorgaben existieren, wie ein Team dem jeweiligen anderen Team erledigte Arbeiten überträgt.

Herausforderungen für Führungskräfte

Zertifizierte Fachkräfte für diese Prozesse sind nach wie vor Mangelware. Ebenso können sich bei parallel laufenden Projekten einzelne Phasen überschneiden. Sind zu wenige zertifizierte IT-Experten mit den jeweiligen Rollen vorhanden, sorgt das für gerissene Deadlines.

Bevor die IT-Fachkraft beim Kunden landet, müssen sich die Verantwortlichen um die Materiallogistik, Reiseplanung sowie temporäre Unterbringungen kümmern. Im Raum stehen Serviced Apartments wie Monteurunterkünfte und Langzeitapartments, Hotels, Corporate Housing oder eigens verwaltete Mietwohnungen des Unternehmens.

Potenzielle Spannungen beim Kunden vor Ort sind nie auszuschließen. Zudem präferieren einige IT-Fachkräfte schlichtweg lieber nicht zu reisen, da sie das als belastend empfinden oder es sich mit dem eigenen Alltag nicht einwandfrei realisieren lässt. Daneben müssen natürlich auch bei On-Site-Arbeitsprozessen Vorgaben zur Arbeits- und Ruhezeit eingehalten werden.

Strategische Handlungsempfehlungen für IT-Führungskräfte

Die Verantwortlichen im Unternehmen können an drei Stellschrauben ansetzen, um Prozesse ganzheitlich effizienter, weniger belastend und zugleich ertragreicher zu gestalten.

Strukturell erfordert die projektbezogene Reisetätigkeit ein klar definiertes Phasenmodell, das zwischen On-Site und Remote unterscheidet, sowie einheitlich geschaffene Dokumentationsstandards. Vor Ort sollten ebenfalls Handlungsanweisungen für klar definierte Abläufe vorliegen. Alle Zuständigkeiten und Rollen gehören vorab zugeteilt. Technologisch können sich Unternehmen durch die Cloud Tools zum Remote-Monitoring und solche zur Automatisierung von Deployments und Tests ins Boot holen.

Im Hinblick auf die Workforce sind typische Stellschrauben mögliche externe Spezialisten und Techniker, die der Hersteller selbst bereitstellt. Near- und Offshoring-Teams können ebenfalls aktiv werden, beispielsweise bei Analyse- und Remote-Tasks. Ressourcen und Kapazitäten gehören dabei immer zentral verwaltet. Anderenfalls drohen Überlastung und gerissene Deadlines.

Werden all die genannten Faktoren ganzheitlich betrachtet, zeigt sich ein eindeutiges Bild: Vollständig Remote funktioniert in der IT-Praxis nicht. In manchen Phasen und Prozessen ist eine physische Präsenz schlichtweg notwendig. Unternehmen sollten daher darauf bedacht sein, die On-Site-Tätigkeit so optimal und effizient wie möglich aufzustellen.

 

 

 

Quelle Titelbild: Unsplash / Preston Foster